Prozess der Speseneinreichung: Manueller vs. automatisierter Workflow
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Co-founder & CCO, Yokoy
Zu lange war die manuelle Spesenabrechnung die unangefochtene Norm, aber heute lade ich Sie auf eine Reise ein, die die Grundlagen dieser uralten Praxis in Frage stellt.
Die manuelle Spesenabrechnung, die auf Papierspuren und dem Jonglieren mit Tabellenkalkulationen beruht, stellt seit langem einen Engpass in den Prozessen der Finanzabteilung dar. Die manuelle Kostenverfolgung und -übermittlung ist sehr ineffizient, fehleranfällig und lässt sich nicht skalieren.
Finanzexperten stehen an einem Scheideweg und suchen nach einer Lösung, die nicht nur Prozesse automatisieren und rationalisieren kann, sondern auch die detaillierte Kontrolle und Compliance bietet, die für die globalen Unternehmen von heute erforderlich sind.
Lassen Sie uns die Lösung in diesem Artikel untersuchen.
Manueller Spesenabrechnungsprozess
Bei der manuellen Spesenabrechnung handelt es sich um den traditionellen papierbasierten oder tabellenbasierten Ansatz. Finanzteams haben die Aufgabe, zahlreiche Belege und Spesenabrechnungen zu sammeln, zu prüfen und zu bearbeiten.
Hier ist eine Aufschlüsselung der klassischen Aufgaben, die mit jedem Schritt verbunden sind:
Schritt 1: Quittungsabholung
Im ersten Schritt der manuellen Spesenabrechnung sind die Finanzteams dafür verantwortlich, Quittungen und Rechnungen von den Mitarbeitern physisch einzusammeln. Dabei müssen Mitarbeiter Papierbelege oder digitale Kopien von Belegen per E-Mail oder über andere Kanäle einreichen.
Das Sammeln von Belegen ist oft eine zeitaufwändige Aufgabe, da die Mitarbeiter ihre Spesendokumente sammeln und einreichen müssen. Es ist wichtig sicherzustellen, dass alle Belege buchhalterisch erfasst und korrekt eingeholt werden. Dies können Geschäftsreisekosten oder Quittungen für Waren oder Dienstleistungen sein.
Schritt 2: Überprüfung der Quittung
Nachdem die Belege gesammelt wurden, überprüfen Finanzexperten jeden Beleg manuell. Dieser Überprüfungsprozess umfasst die Überprüfung mehrerer Schlüsselelemente, einschließlich der Genauigkeit der Ausgaben, der Einhaltung der Ausgabenrichtlinien des Unternehmens und der ordnungsgemäßen Dokumentation.
Das Finanzteam muss sicherstellen, dass alle Ausgaben geschäftlichen Zwecken dienen, was beispielsweise bei Geschäftsreisekosten oder Ausgaben für Büromaterial schwierig sein kann. Die Überprüfung von Belegen kann subjektiv sein, da sie auf dem Urteilsvermögen des Finanzpersonals beruht, und nimmt oft viel Zeit in Anspruch, insbesondere in Fällen mit einem hohen Ausgabenvolumen.
Schritt 3: Dateneingabe
Sobald die Belege überprüft wurden, ist die nächste manuelle Aufgabe die Dateneingabe. In diesem Schritt gibt das Finanzteam die Informationen aus den Belegen in eine Spesenabrechnungsvorlage, eine Spesenabrechnungssoftware oder eine Buchhaltungssoftware ein.
Die Dateneingabe umfasst die Eingabe von Details wie der Art der Ausgabe, dem Ausgabebetrag, dem Datum, der Ausgabenkategorie und etwaigen zusätzlichen Notizen oder Kommentaren.
Wie Sie sich vorstellen können, ist die manuelle Ausgabenverfolgung sehr anfällig für menschliches Versagen, was zu Unstimmigkeiten und finanziellen Ungenauigkeiten führen kann. Darüber hinaus können im Falle von Auslagen leicht Verstöße gegen die Richtlinien durchschlüpfen und im Rahmen des Kostenerstattungsprozesses genehmigt werden.
Schritt 4: Einreichung der Spesenabrechnung
Im nächsten Schritt reichen die Mitarbeiter ihre Spesenabrechnungen zusammen mit den dazugehörigen Belegen in diesem Schritt ein. In der Regel füllen sie Spesenabrechnungsformulare entweder digital oder auf Papier aus und geben dabei die einzelnen Ausgabenposten, ihren Zweck und den Gesamtbetrag an.
Auch Transaktionsdaten aus Kreditkartenabrechnungen müssen hochgeladen werden. Wenn Mitarbeiter herkömmliche Firmenkarten verwenden, kann sich dieser Vorgang verzögern, da sie möglicherweise auf die Abrechnungen zum Monatsende warten müssen.
Der Einreichungsprozess kann variieren, erfolgt jedoch häufig per E-Mail, persönlicher Übergabe oder durch Hochladen digitaler Kopien in ein bestimmtes System. Verzögerungen bei der Einreichung können die Gesamteffizienz des Spesenabrechnungsprozesses beeinträchtigen.
Schritt 5: Genehmigungsworkflow
Expense claims that have been submitted then go through an approval workflow. Finance professionals route these claims to the relevant approvers, who may include managers, department heads, or supervisors.
The approval process can involve manual steps, such as forwarding emails or physically passing documents for signatures. It is often characterized by a lack of real-time visibility into the status of claims, leading to potential bottlenecks.
Schritt 6: Mitarbeitererstattung
Sobald die Spesenabrechnungen genehmigt wurden, fahren die Finanzteams mit dem Erstattungsprozess fort. In diesem Schritt wird der erstattungsfähige Gesamtbetrag für jeden Mitarbeiter berechnet und anschließend ausgezahlt.
Rückerstattungen können auf verschiedene Arten erfolgen, darunter Schecks, Bargeld oder Banküberweisungen. Der manuelle Charakter dieses Prozesses kann zu Verzögerungen bei der Rückerstattung der Mitarbeiter und einem erhöhten Verwaltungsaufwand führen.
Häufige Herausforderungen bei einem herkömmlichen Kostenverfolgungs- und Berichterstattungsprozess
Eine der größten Herausforderungen bei der Verwaltung von Ausgaben besteht darin, sicherzustellen, dass alle Daten genau verfolgt und gemeldet werden und dass Fehler rechtzeitig erkannt werden.
Herkömmliche Methoden der Spesenabrechnung, die auf manueller Dateneingabe basieren, sind fehleranfällig und verschwenderisch, insbesondere wenn viel Papierkram anfällt. Darüber hinaus sind sie zeitaufwändig und ineffizient: Die Bearbeitung einer einzelnen Spesenabrechnung dauert 20 Minuten und kostet Unternehmen durchschnittlich 20 bis 58 US-Dollar pro Abrechnung.
Dazu gehört die Zeit, die die Mitarbeiter für das Ausfüllen des Berichts, die Manager für die Prüfung und Genehmigung des Berichts und die Verwaltungsmitarbeiter für die Bearbeitung der Erstattung aufwenden. Zu den Kosten können Ausgaben wie das Drucken und Versenden von Papierbelegen, die manuelle Dateneingabe und potenzielle Fehler gehören, die zu Überzahlungen oder Strafen bei Nichteinhaltung führen können.
Der zeitaufwändige Charakter dieser Schritte ist jedoch nicht die einzige Herausforderung für Finanzteams, die Ausgaben manuell verarbeiten müssen.
Ineffizienter, frustrierender Prozess
Die herkömmliche Spesenabwicklung ist sowohl für Einreicher als auch für Genehmiger ineffizient und frustrierend: Mitarbeiter müssen Papierbelege einreichen und ihre Reisekosten in Tabellenkalkulationen nachverfolgen, während Manager sicherstellen müssen, dass die übermittelten Berichte keine Fehler und keine betrügerischen oder unvollständigen Daten enthalten.
Mit der Zunahme der Fernarbeit werden herkömmliche Methoden zur Spesenabrechnung, die die persönliche Einreichung und Genehmigung von Quittungen erfordern, äußerst unpraktisch.
Kontextwechsel führen zu Unzufriedenheit der Mitarbeiter
Selbst wenn eine Mischung aus manuellen und automatisierten Schritten verwendet wird, ist die herkömmliche Spesenabrechnung immer noch umständlich, insbesondere wenn die digitale Landschaft des Unternehmens nicht ordnungsgemäß optimiert ist.
Genehmiger müssen zwischen mehreren Tools wechseln, um die richtigen Ausgabenkategorien, die Einhaltung der Ausgabenrichtlinien des Unternehmens, was mit eigenem Geld im Vergleich zu Firmenkarten bezahlt wurde, welche Steuerabzüge auf die eingereichten Mitarbeiterausgaben angewendet werden können usw. zu überprüfen.
Dieser ständige Kontextwechsel ist eine der Hauptursachen für die Unzufriedenheit der Mitarbeiter in der Finanzabteilung.
Die Durchsetzung von Spesenrichtlinien ist eine Herausforderung
Wenn Unternehmen auf manuelle Prozesse angewiesen sind, kann die Durchsetzung von Ausgabenrichtlinien eine Herausforderung darstellen, was zu Inkonsistenzen bei den Ausgaben und möglichen Verstößen führt.
Ohne klare Richtlinien und automatisierte Durchsetzungsmechanismen können Mitarbeiter nicht autorisierte Einkäufe tätigen oder ungenaue Spesenabrechnungen einreichen, wodurch das Unternehmen dem Risiko einer Nichteinhaltung ausgesetzt ist.
Erhöhtes Risiko betrügerischer Aktivitäten
Eine weitere Compliance-Herausforderung bei der manuellen Spesenabrechnung ist das Potenzial für betrügerische Aktivitäten.
Manuelle Prozesse erleichtern es Mitarbeitern, falsche oder überhöhte Ausgaben einzureichen, z. B. die Geltendmachung von Ausgaben, die nie angefallen sind, die Übertreibung der Ausgabenkosten oder die Angabe persönlicher Ausgaben als Geschäftsausgaben.
Betrug mit Mitarbeiterspesen kann Unternehmen erhebliche Geldbeträge kosten und zu Rechts- und Reputationsschäden führen.
Eingeschränkte Transparenz der Geschäftsausgaben
Darüber hinaus bietet die herkömmliche Spesenabrechnung nur begrenzte Einblicke in die Mitarbeiterausgaben und die Gesamtausgaben des Unternehmens und erschwert es den Finanzteams, die Kosten in Echtzeit zu kontrollieren. Darüber hinaus können manuelle Prozesse zu Verzögerungen bei der Bearbeitung und Erstattung führen, was das Fehlerrisiko erhöht und die Mitarbeiter frustriert.
Darüber hinaus können manuelle Prozesse zu Verzögerungen bei der Bearbeitung und Erstattung führen, was das Fehlerrisiko erhöht und die Mitarbeiter frustriert.
Dennoch gibt es immer noch manuelle Speseneinreichungen und Finanzberichte: Laut einer Umfrage aus dem Jahr 2021 verließen sich 47 % der Unternehmen immer noch auf traditionelle, manuelle Prozesse für die Spesenverwaltung, und 35 % der Unternehmen nutzten dazu eine Kombination aus manuellen und automatisierten Prozessen ihre Geschäftsausgaben verwalten.
Warum bleiben manche Unternehmen lieber bei ihren alten Vorgehensweisen, anstatt ihren Kostenverwaltungsprozess zu automatisieren?
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Effizientes Reisekostenmanagement: Empfehlungen für den gesamten Prozess rund um Dienstreisen
Wichtige Schritte, die Sie unternehmen können, um einen ineffizienten T&E-Managementprozess zu beheben und eine höhere Effizienz und Kontrolle über die Reisekosten zu erreichen.
Lars Mangelsdorf,
Co-founder and CCO
Wie Yokoy automatisierte Spesenabrechnungen ermöglicht
Die KI-gestützte Automatisierungstechnologie von Yokoy vereinfacht diesen Prozess und macht es für Ihr Finanzteam einfacher denn je, Ausgaben effektiv zu verwalten. So funktioniert das:
1. Hochladen von Belegen und Dokumenten
Laden Sie zunächst Bilder von Quittungen oder Dokumenten hoch. Es ist wichtig zu beachten, dass diese Dokumente in verschiedenen Formaten vorliegen können, einschließlich PDFs.
Mit Yokoy haben Sie die Flexibilität, einzelne Ausgaben durch die Erfassung von Belegen einzureichen oder mehrere Ausgaben für Geschäftsreisen durch nahtlose Integrationen mit Geschäftsreiseunternehmen zu konsolidieren.
2. Effizientes Lesen der Daten
Yokoy macht die Datenextraktion zum Kinderspiel. Unser fortschrittlicher KI-Algorithmus extrahiert mühelos relevante Informationen aus Ihren Belegen und Dokumenten. Dazu gehören wichtige Details wie Zahlungstermine, Kaufarten, Ausgabenbeträge, Dienstleister, Mehrwertsteuer und mehr.
3. KI-gestützte Dateninterpretation
Unsere KI geht über die Datenextraktion hinaus. Es versteht den Kontext und die Bedeutung der extrahierten Informationen. Es kann beispielsweise zwischen verschiedenen gekauften Artikeln unterscheiden und alle Ausgaben kennzeichnen, die nicht mit den Richtlinien Ihres Unternehmens übereinstimmen, wie z. B. alkoholische Getränke.
4. Strenge Datenvalidierung
In der Validierungsphase überprüft die KI von Yokoy die Ausgaben sorgfältig auf Übereinstimmung mit den konfigurierten Vorschriften Ihres Unternehmens.
Es kann beispielsweise automatisch Tagessätze für Verpflegung und Unterkunft anwenden, die in Ihren Unternehmensrichtlinien festgelegt sind. Es identifiziert auch Ausgaben, die zulässige Grenzen überschreiten, und meldet sie entweder zur Überprüfung oder lehnt sie gänzlich ab.
5. Anpassbare Regeln für die Einhaltung
Yokoy ist sich bewusst, dass jedes Unternehmen einzigartige Bedürfnisse und Richtlinien hat. Mit unserem System können Sie Regeln individuell anpassen, auch wenn die Vorschriften zwischen den Tochtergesellschaften variieren.
Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise eine Vorabgenehmigung für bestimmte Ausgaben wie Business-Class-Flüge oder üppige Kundenessen benötigt, kann Yokoy diese automatisch zur Genehmigung markieren.
6. Erkennung von Richtlinienverstößen und Betrug
In dieser Phase erkennt die Software von Yokoy potenzielle Duplikate und wertet die Daten auf Betrug aus. Wenn alles in Ordnung ist, wird automatisch eine Spesenabrechnung erstellt.
Wenn jedoch Auffälligkeiten festgestellt werden, wie z. B. Ausgabenüberschreitungen oder nicht konforme Reisekosten, markiert das System diese als Ausreißer für die Überprüfung durch den Genehmiger.
7. Mehrwertsteuererkennung und automatisierte Rückerstattungen
Für im Ausland anfallende Ausgaben automatisiert Yokoy die Währungsumrechnung, sodass keine manuellen Berechnungen erforderlich sind. Darüber hinaus identifiziert unsere KI Ausgaben, die für eine Mehrwertsteuerrückerstattung in Frage kommen, basierend auf Kategorie und Standort, und rationalisiert so den Steuerrückforderungsprozess in einer sich ständig verändernden globalen Mehrwertsteuerlandschaft.
Yokoy revolutioniert den Spesenprozess bei Beekeeper
„Das Finanzteam kann sich nur auf Ausnahmen konzentrieren und alle anderen Ausgaben werden innerhalb von Sekunden vollautomatisch verarbeitet. Die Mehrwertsteuererkennung von Yokoy trägt dazu bei, eine automatisierte Mehrwertsteuerrückforderung sicherzustellen.“
Herbert Sablotny, Beekeeper’s CFO
8. Ausgaben den Kostenstellen zuordnen
Die App von Yokoy nutzt maschinelles Lernen, um nicht nur Daten zu extrahieren, sondern auch Ausgaben anhand der Ausgabenkategorien genau der entsprechenden Kostenstelle zuzuordnen. Ob Einzelausgaben, Kilometererstattungen oder Reisekosten – Yokoy automatisiert die Kategorisierung und Zuordnung, auch unter Berücksichtigung von Zeitzonenunterschieden.
9. Automatisierte Zuschusserkennung
Yokoy erkennt Vergütungen automatisch anhand des Ausgabenlandes und erspart Ihrem Finanzteam die manuelle Verfolgung sich ständig weiterentwickelnder Vorschriften und Vergütungen. Dies gewährleistet eine problemlose Validierung der eingereichten Spesenabrechnungen.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die automatisierte Spesenabrechnungslösung von Yokoy Ihr Schlüssel zur Einhaltung von Vorschriften, Steuergesetzen und internen Richtlinien ist und gleichzeitig das Risiko von Bußgeldern, Strafen und Reputationsschäden minimiert.
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Automatisierte Spesenabrechnung: Vereinfachen Sie die Spesenverfolgung und maximieren Sie die Compliance
Automatisierte Spesenberichte helfen Finanzteams dabei, ihre Arbeitsabläufe zu optimieren, Echtzeiteinblicke in die Unternehmensausgaben zu gewinnen und die Vorschriften einzuhalten.
Lars Mangelsdorf,
Co-founder and CCO
Voraussetzungen für die Umstellung auf automatisierte Spesenabrechnungen
Der Übergang zur automatisierten Spesenabrechnung kann Ihre Finanzprozesse erheblich rationalisieren, die Compliance verbessern und die Gesamteffizienz verbessern. Um diesen Übergang reibungslos zu gestalten, sind hier die wichtigsten Voraussetzungen, die Ihr Finanzteam berücksichtigen sollte:
- Klare Ziele und Ziele: Bevor Sie in die Automatisierung eintauchen, legen Sie klare Ziele fest. Identifizieren Sie, was Sie durch die automatisierte Spesenabrechnung erreichen möchten, sei es die Reduzierung von Fehlern, die Verbesserung der Compliance oder die Steigerung der Effizienz.
- Datenzugänglichkeit: Stellen Sie sicher, dass Ihre Finanzdaten, einschließlich historischer Spesenaufzeichnungen, leicht zugänglich und gut organisiert sind. Diese Daten dienen als Grundlage für die Konfiguration des Automatisierungssystems.
- Aktualisierte Spesenrichtlinien: Überprüfen und aktualisieren Sie Ihre Spesenrichtlinien, um sie an das Automatisierungssystem anzupassen. Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter diese Richtlinien kennen und verstehen, wie sie sich auf den automatisierten Prozess auswirken.
- Kompatible Software und Systeme: Stellen Sie sicher, dass sich Ihre vorhandene Finanzsoftware und -systeme nahtlos in die gewählte Automatisierungslösung für die Spesenabrechnung integrieren lässt. Kompatibilität ist der Schlüssel zu einem reibungslosen Übergang.
- Einhaltung gesetzlicher und behördlicher Vorschriften: Verstehen Sie die gesetzlichen und behördlichen Anforderungen im Zusammenhang mit der Spesenabrechnung in Ihrer Branche und Region. Stellen Sie sicher, dass das automatisierte System diesen Vorschriften entspricht.
- Zustimmung der Stakeholder: Erhalten Sie Unterstützung und Zustimmung von wichtigen Stakeholdern, einschließlich des CFO, des Finanzteams und der IT-Abteilung. Das Aufzeigen der Vorteile der Automatisierung kann Vertrauen in den Übergang schaffen.
- Change-Management-Plan: Entwickeln Sie einen Change-Management-Plan, der beschreibt, wie der Übergang zur automatisierten Spesenabrechnung erfolgen soll. Kommunizieren Sie diesen Plan allen relevanten Parteien und gehen Sie proaktiv auf Bedenken ein.
- Zeitplan für die Implementierung: Erstellen Sie einen Zeitplan für die Implementierung der automatisierten Spesenabrechnung. Legen Sie Meilensteine und Fristen fest, um einen strukturierten und effizienten Übergang sicherzustellen.
Durch die Erfüllung dieser Voraussetzungen kann Ihr Finanzteam den Weg für einen erfolgreichen Übergang zur automatisierten Spesenabrechnung ebnen, was zu einer verbesserten Effizienz, Compliance und Finanzkontrolle führt.
Nächste Schritte
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die automatisierte Spesenabrechnung Unternehmen dabei helfen kann, lokale Vorschriften, Steuergesetze und interne Spesenrichtlinien einzuhalten und so das Risiko von Bußgeldern, Strafen und Reputationsschäden zu reduzieren.
Durch die Automatisierung wichtiger Aspekte des Prozesses, wie Dateneingabe, Spesendatenvalidierung oder Spesenkategorisierung, können Finanzteams das Risiko von Fehlern und Betrug reduzieren und die Ausgaben der Mitarbeiter in Echtzeit verfolgen, was ihnen hilft, potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen und korrigierende Maßnahmen ergreifen.
Wenn Sie sehen möchten, was Yokoy für den Spesenabrechnungsprozess Ihres Unternehmens tun kann, können Sie unten eine Demo buchen.
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