Österreich ist für die Spesenabrechnung einer Geschäftsreise eines der schwierigsten Länder der Welt. Die Reisespesen enthalten meistens:

• Fahrtkosten
• Verpflegungsmehrkosten/Nächtigungsaufwand 
• Nebenspesen

Für die Verpflegungsmehrkosten können Taggelder geltend gemacht werden, wenn die Dienstreise mindestens drei Stunden beträgt und das Ziel der Reise mehr als 25 km entfernt ist. Das Taggeld beträgt höchstens 26.40 Euro pro Tag. Wird jedoch die Verpflegung übernommen (von einer Kundin oder einem Kunden, dem Arbeitgebenden etc.) wird das jeweilige Taggeld angepasst.

Der Spesenprozess ist also aufwendig in allen Aufgabengebieten: Der Eingabe, der Freigabe, der Verbuchung, der Auszahlung und der Überprüfung der Richtlinien.

Als wir auf den österreichischen Markt expandiert sind, haben wir es uns deshalb zum Ziel gemacht, dieses Problem zu beseitigen.

Unser Geschäftsführer in Wien, Stephan Hebenstreit, war in seinen Tätigkeiten sehr viel unterwegs und musste wöchentlich bis zu 4 Stunden opfern, um alle seine Belege richtig zu verbuchen. Er ist froh, dass er nun den Kundinnen und Kunden in Österreich eine Lösung präsentieren kann:

«Yokoy Trips ist ein absoluter Gamechanger. Die Reisekostenabrechnung ist unglaublich komplex und aufwendig, für die Spesenverursachenden sowohl als auch für die HR- oder Finanzteams. Mit Yokoy Trips wird es aber plötzlich einfach und spielerisch. Die Reisekostenfunktion begeisterte bisher alle und bietet die End-to-End Automatisierung des gesamten Spesenprozesses!»

Wie funktioniert Yokoy Trips?

Yokoy Trips funktioniert auf der Basis eines «visuellen Containers». Die Mitarbeitenden können mit wenigen Klicks ihre Reise anlegen. Sie geben einfach den Abfahrts- und Ankunftsort und die Zeit an. Trips übernimmt dann automatisch die Kilometergeldberechnung mit den hinterlegten Kilometergeldsätzen.

Während der Reise füllen die Spesenverursachenden diesen «Container» mit ihren Spesen. Sie fotografieren die Rechnungen oder Belege und laden sie direkt in die angelegte Reise hoch. Die Belege können natürlich auch vor oder nach der Reise im Entwurfsmodus hinzugefügt werden.

Nach der Geschäftsreise reichen die Spesenverursachenden ihre gesamte Reise ein, inklusive aller Belege und Kürzungen. Bei Unklarheiten, Fehlermeldungen oder Fragen zu den eingereichten Spesen können die Vorgesetzten die Belege oder eine ganze Reise an die Einreichenden zurückschicken. Die Einreichenden wiederum können ihre Belege kommentieren oder auf Fragen antworten. Das führt zu einer gesamten Dokumentation der Reise in der App.