Rechnungsbetrug: Wie Sie ihn erkennen und Ihr Unternehmen schützen können
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Head of Field & Expansion Marketing, Yokoy
Rechnungsbetrug ist ein ernstzunehmendes Risiko für jedes Business. Im Jahr 2022 sahen sich Unternehmen in der Europäischen Union mit Schäden in Höhe von 1,77 Milliarden Euro konfrontiert – das hat der jährliche PIF-Report der Europäischen Kommission ergeben. Die Statistik enthält jedoch lediglich die entdeckten und gemeldeten Fälle und die Dunkelziffer dürfte noch deutlich höher sein.
Erkenntnissen von „International Banker“ zufolge sind sich 95 % der Firmen dieses Risikos bewusst. Dennoch ist sich jeder vierte Finanzexperte nicht sicher, wie hoch der individuelle Schaden für das eigene Unternehmen ist. Diese Zahlen zeigen, dass CFOs, Management-Ebene und Mitarbeitende nach wie vor großes Optimierungspotenzial haben.
Was ist Rechnungsbetrug?
Beim Rechnungsbetrug gibt sich ein Betrüger als einer Ihrer Lieferanten aus. Der Betrüger könnte Sie zum Beispiel über eine angeblich geänderte Bankverbindung informieren. Häufig wird dringlich auf eine Zahlung bestanden, sodass betroffene Personen aus Angst vor möglichen Konsequenzen eine Überweisung veranlassen. Die Auswirkungen dieser Betrugsmasche werden möglicherweise erst deutlich, wenn der echte Lieferant Sie zur Zahlung auffordert. So kommt es nicht nur zu finanziellen Verlusten, auch die Beziehung zu Suppliern kann unter Umständen leiden.
Es gibt noch zahlreiche weitere Maschen, mit denen Täter versuchen, Sie auszutricksen. Glücklicherweise kann sich Ihr Unternehmen durch solide Präventivmaßnahmen vor betrügerischen Praktiken schützen. Lesen Sie weiter, um mehr zu erfahren.
Diese Arten von Rechnungsbetrug kommen häufig vor
Von ausgeklügelten Scams über Cyberkriminalität bis hin zu internen Schwachstellen – Rechnungsbetrug kann unterschiedlich aussehen. Die folgenden Methoden können Schwachstellen in Ihren Zahlungsprozessen ausnutzen und so zu unrechtmäßigen Zahlungen und betrieblichen Konsequenzen führen:
Account-Übernahme durch Phishing
Überhöhte Posten auf Rechnungen
Gefälschte Rechnungen
Doppelte Rechnungen
Betrug durch Lieferanten
Interner Betrug (zum Beispiel durch Mitarbeitende)
Identitätsfälschung
Social Engineering
Im Folgenden schlüsseln wir für Sie die verschiedenen Möglichkeiten auf, um Ihnen weitere Informationen darüber zu geben, wie es zu Rechnungsbetrug kommen kann.
Account-Übernahme durch Phishing: Betrüger verwenden Phishing-E-Mails oder -Nachrichten, die täuschend echt erscheinen, um Ihnen sensible Informationen wie Kontodaten, das Passwort für Ihren E-Mail-Account oder andere Kontaktdaten zu entlocken.
Überhöhte Posten auf Rechnungen: Durch überhöhte Preise oder Mengenangaben für Waren oder Dienstleistungen versuchen Betrüger, den Rechnungsbetrag in die Höhe zu treiben.
Gefälschte Rechnungen: Mit gefälschten, betrügerischen Rechnungen sollen Unternehmen dazu verleitet werden, Zahlungen für nicht existierende oder nicht genehmigte Dienstleistungen zu tätigen.
Doppelte Rechnungen: Durch das Einreichen mehrerer Kopien derselben Rechnung werden Schlupflöcher in Zahlungsprozessen ausgenutzt.
Betrug durch Lieferanten: Unehrliche Lieferanten oder Verkäufer können Ihrem Unternehmen erheblich schaden, wenn Sie falschen Rechnungen nicht auf die Schliche kommen.
Interner Betrug: Teammitglieder missbrauchen ihre Zugangsberechtigung innerhalb des Unternehmens, um Finanzsysteme zu manipulieren oder durch eine betrügerische Rechnungsstellung zu profitieren.
Identitätsfälschung: Betrüger nehmen andere Identitäten an, um Transaktionen zu autorisieren, Zugang zu sensiblen Informationen zu erhalten oder Mitarbeitende zu täuschen. Dazu gehört unter anderem der sogenannte CEO-Betrug, bei dem sich eine andere Person als Geschäftsführer ausgibt.
Social Engineering: Betrüger dringen durch Hacking oder Phishing in E-Mail-Threads oder Kommunikationskanäle ein, um interne Unterhaltungen abzuhören, Bankdaten zu erhalten und Teammitglieder zu täuschen.
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So beugen Sie Rechnungsbetrug vor
Das Bundeskriminalamt hat allein 2022 mehr als 136.000 Hacker-Angriffe in Deutschland gezählt. Cybersicherheit ist daher von entscheidender Bedeutung, um Betrüger in Schach zu halten – sowohl in deutschen Unternehmen als auch bei international agierenden Firmen. Vielleicht auch deshalb herrscht mancherorts noch immer ein gewisser Respekt vor digitalen Lösungen. Zwar gilt bei Buchhaltungsvorgängen oft das Vier-Augen-Prinzip, doch setzen viele auch noch auf manuelle Eingaben und Papierrechnungen. Dabei lässt sich der Rechnungsprozess heutzutage mit smarten Tools deutlich sicherer bewältigen.
Automatisiertes Prüfen, digitale Genehmigungsverfahren und rollenbasierte Zugriffskontrollen reduzieren typische Datenlecks und minimieren das Risiko, von Rechnungsbetrug betroffen zu sein. Eine solche elektronische Prozessverschlankung ist entscheidend, um die Effizienz, Genauigkeit und Sicherheit zu verbessern und gleichzeitig die Anfälligkeit für Betrugsfälle oder Fehler zu verringern.
Rechnungsabgleich
Automatisierte Systeme sind praktisch, um Rechnungen mit dazugehörigen Dokumenten wie Bestellungen, Quittungen und Verträgen abzugleichen. Diese Systeme arbeiten wie digitale Detektive, die jedes Detail auf einer Rechnung mit anderen Unterlagen vergleichen, um mögliche Unstimmigkeiten zu erkennen. Wenn eine Rechnung beispielsweise eine höhere Menge oder einen anderen Preis angibt als in der Bestellung oder dem Lieferschein vereinbart, markiert das System dies und macht Sie auf einen möglichen Betrugsversuch aufmerksam. Dieser automatische Abgleich spart Ihrem Team Zeit und verringert die Wahrscheinlichkeit, dass betrügerische Rechnungen unbemerkt durchschlüpfen.
Für den Abgleich von Rechnungen mit verschiedenen Belegdokumenten gibt es verschiedene Methoden, um die Genauigkeit erhöhen:
Beim Zwei-Wege-Abgleich werden in der Regel Rechnungen mit Bestellungen verglichen.
Beim Drei-Wege-Abgleich wird zusätzlich die Quittung oder Lieferbestätigung einbezogen, um sicherzustellen, dass die bestellten Waren ordnungsgemäß empfangen und in Rechnung gestellt wurden.
Der Vier-Wege-Abgleich umfasst auch Dokumente zur Qualitätsprüfung und Lieferantenverträge, um sicherzustellen, dass etwaige Unstimmigkeiten nicht unentdeckt bleiben.
Mit jeder Abgleichsmethode werden weitere Validierungsebenen hinzugefügt, wodurch die Genauigkeit schrittweise erhöht und die Wahrscheinlichkeit von Unstimmigkeiten oder betrügerischen Aktivitäten im Rahmen der Beschaffungs- und Zahlungsprozesse verringert wird.
Kontoauszüge regelmäßig überprüfen
Die regelmäßige Prüfung von Kontoauszügen ist wie ein finanzieller Gesundheitscheck für Ihr Bankkonto. Dabei werden alle Transaktionen genau unter die Lupe genommen, um Unregelmäßigkeiten oder unzulässige Aktivitäten festzustellen. Wenn beispielsweise eine unerwartete oder nicht genehmigte Zahlung oder Abhebung erfolgt, kann eine sofortige Überprüfung der Kontoauszüge diese Unstimmigkeiten aufdecken. Ein fremder Name oder eine unbekannte IBAN-Nummer, die zum Konto der Betrüger führt, fällt dadurch beispielsweise sofort auf.
Eine frühzeitige Erkennung ermöglicht sofortiges Handeln, um weiteren finanziellen Schaden zu verhindern und eine schnelle Lösung zu finden. Dazu kann gehören, kompromittierte Konten einzufrieren oder nicht genehmigte Transaktionen zu stoppen.
Rechnungsdetails checken
Die genaue Prüfung von Rechnungen ist eine der ersten Maßnahmen zur Abwehr von Betrugsversuchen. Dazu gehört eine gründliche Prüfung aller Rechnungsdetails, von den Einzelposten bis hin zu den Rechnungsdaten.
Achten Sie auf Anomalien wie unbekannte Lieferanten, ungewöhnliche Rechnungsadressen, Unstimmigkeiten bei Mengen oder Preisen oder uneinheitliche Zahlungsbedingungen. Die Beachtung dieser Details hilft beim Erkennen von Unregelmäßigkeiten, die auf betrügerische Aktivitäten hindeuten könnten, und ermöglicht ein rechtzeitiges Eingreifen und Vorbeugen.
Bewusstsein innerhalb des Unternehmens schaffen
Indem Sie Mitarbeitende über die mit Rechnungsbetrug verbundenen Risiken aufklären, sorgen Sie dafür, dass das interne Bewusstsein für mögliche Red Flags steigt. Mit Schulungen können sie wertvolle Einblicke in gängige Betrugstaktiken geben. Darüber hinaus sollten Mitarbeitende ermutigt werden, verdächtige Aktivitäten umgehend zu melden, denn jedes Teammitglied kann dazu beitragen, dass es nicht zu finanziellen Verlusten kommt.
Die Durchsetzung strenger Protokolle und Kontrollen innerhalb des Zahlungsablaufs ist ebenfalls ein proaktiver Ansatz zur Betrugsbekämpfung. Dazu gehören die Einrichtung klarer Abläufe für die Rechnungsgenehmigung, die Überprüfung der Authentizität der Lieferanten vor der Zahlung und die Einführung mehrstufiger Genehmigungsverfahren für wichtige Transaktionen. Durch die Einbindung von Präventivmaßnahmen in den Arbeitsablauf kann Ihr Unternehmen Barrieren schaffen, die abschreckend wirken und somit Betrugsversuche abwehren, bevor sie passieren.
Blogartikel
So verhindern Sie Spesenbetrug bei Dienstreisen: KI-gesteuerte Compliance in der Reisekostenabrechnung
Spesenbetrug ist ein allgegenwärtiges Problem, das Unternehmen aller Größen und Branchen weiterhin plagt. Tatsächlich ergab eine kürzlich von der Association of Certified Fraud Examiners durchgeführte Umfrage, dass Organisationen jedes Jahr schätzungsweise 5 % ihrer Einnahmen durch Abrechnungsbetrug verlieren, wobei gefälschte Reisekostenabrechnungen besonders häufig vorkommen.
Lars Mangelsdorf,
Co-founder und CCO
Ihre nächsten Schritte: Digitale Lösungen implementieren
Mit Yokoy gestaltet sich selbst komplexes Rechnungsmanagement übersichtlich und einfach: Die leistungsstarke Suite ist darauf ausgelegt, Ihre Kreditorenbuchhaltung digital zu optimieren. Mit den Lösungen von Yokoy ist Ihr Unternehmen zudem perfekt ausgestattet, um Rechnungsbetrug zu verhindern. Sie digitalisieren damit nicht einfach nur Ihre Papierrechnungen oder tracken Transaktionen auf Ihrem Bankkonto: Durch automatisierte Checks und die nahtlose Integration in bestehende Systeme wird der gesamte Prozess der Kreditorenbuchhaltung sicherer.
Extrahieren Sie Rechnungsdaten automatisch und legen Sie benutzerdefinierte Genehmigungsabläufe fest, um Fehler zu vermeiden oder bestehende Probleme zu erkennen
Automatischer Abgleich von Rechnungen und Bestellungen zu Compliance-Zwecken und zur Vermeidung von Betrug
Arbeiten Sie transparenter, vermeiden Sie doppelte Zahlungen und erkennen Sie nicht genehmigte Rechnungen
Reduzieren Sie manuelle Aufgaben wie das Hochladen, Prüfen und Genehmigen von Rechnungen durch den Einsatz von KI
Erhalten Sie einen Echtzeit-Überblick über jede Rechnung und verhindern Sie, einen Mahnbescheid zu erhalten
Bezahlen Sie Ihre Lieferanten pünktlich, indem Sie Yokoy in Ihr ERP-System integrieren, um Rechnungen automatisch einzureichen
Zentralisieren Sie Ihre Rechnungen mit Yokoy
Yokoy gleicht Rechnungen automatisch mit verschiedenen Dokumenten ab. Dazu gehören Bestellungen und Quittungen, um die Kohärenz und Genauigkeit jeder Transaktion zu gewährleisten. Detaillierte Prüfabläufe ermöglichen ein einfaches Tracking jedes Schrittes innerhalb des Genehmigungsprozesses und eliminieren Schlupflöcher, die Betrüger ausnutzen könnten.
Darüber hinaus schaffen rollenbasierte Zugriffskontrollen und die verschlüsselte Plattform eine geschützte Umgebung, die interne und externe Angriffe erschwert. Alle Rechnungen und Genehmigungen an einem zentralen Ort zu sehen und zu bearbeiten, ist unerlässlich, um Rechnungsbetrug zu vermeiden. Mehr noch: Yokoy gewährleistet einen revisionssicheren Rechnungsmanagementprozess mit automatisierten Prüfpfaden, sodass bei einer Betriebsprüfung stets alle Informationen übersichtlich und nachvollziehbar dargestellt werden können.
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