Neue Vorschriften für Kartenzahlungen meistern
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Wenn Du dachtest, das Management von Kreditkartenzahlungen im Unternehmenskontext sei früher schon kompliziert gewesen – dann ist 2025 gekommen, um die Messlatte noch einmal höher zu legen.
Mit neuen regulatorischen Änderungen in der gesamten EU, im Vereinigten Königreich und darüber hinaus – einschließlich verschärfter Regeln zur Geldwäschebekämpfung (Anti-Money Laundering) und grenzüberschreitender Zahlungsregulierungen – sehen sich Finanzverantwortliche mit einer neuen Welle von Abkürzungen und Herausforderungen konfrontiert.
Ob es darum geht, die Standards zur starken Kundenauthentifizierung (SCA) einzuhalten, strengere Geldwäscheprüfungen zu bestehen oder digitale Resilienz nachzuweisen – Unternehmen bewegen sich in einer Zahlungswelt, in der Compliance zunehmend komplexer wird. Und nicht zu vergessen: Die steigenden Erwartungen rund um Datensicherheit, Betrugsprävention und ESG-Transparenz (Environmental, Social, Governance).
Aber es geht nicht nur um Bürokratie und Risiken. Mit den richtigen Strategien, modernen Tools und ein wenig Unterstützung durch KI und Automatisierung können CFOs Schritt halten – und diese Herausforderungen sogar in einen Wettbewerbsvorteil verwandeln. Echtzeitüberwachung, automatisierte Richtliniendurchsetzung und smarte Technologie machen das Management von Unternehmensausgaben nicht nur sicherer, sondern zugleich deutlich effizienter und zukunftsfähiger.
Die zunehmende Komplexität von Zahlungsregulierungen
Das globale regulatorische Umfeld verändert sich rasant. Richtlinien wie die Zahlungsdiensterichtlinie 2 (PSD2), AML-Vorgaben zur Geldwäschebekämpfung und Anforderungen von Aufsichtsbehörden wie der britischen FCA nehmen Unternehmenszahlungen mit Kreditkarten immer stärker unter die Lupe. Diese regulatorischen Veränderungen gestalten nicht nur die Art und Weise um, wie Zahlungsdienste erbracht werden – sie erhöhen ebenso den Druck auf Unternehmen, ihre Finanzprozesse kontinuierlich zu hinterfragen und anzupassen.
Neue Anforderungen beeinflussen dabei alles: von der Authentifizierung von Überweisungen bis zur Sicherheit personenbezogener Daten. Der wachsende Fokus auf Datenschutz, Transparenz und Betrugsprävention bedeutet: Wer nicht Schritt hält, riskiert empfindliche Konsequenzen – von Bußgeldern über gestörte Zahlungsabläufe bis hin zu Reputationsschäden.
In einer Welt, in der Echtzeitzahlungen und globale Geschäftsbeziehungen zum Standard gehören, wird Compliance zur operativen Pflicht. Kein Unternehmen möchte verspätete Abwicklungen oder angespannten Beziehungen zu Zahlungsdienstleistern, Kartenanbietern oder Fintech-Partnern riskieren. Deshalb setzen immer mehr Unternehmen auf KI und Automatisierung, um regulatorische Prozesse zu vereinfachen, Risiken zu minimieren und sicherzustellen, dass jeder Bezahlvorgang den aktuellen Vorgaben entspricht.
Wer smarte Tools integriert und Compliance als strategischen Bestandteil der Finanzprozesse versteht, kann Risiken frühzeitig entschärfen, nachhaltiges Wachstum absichern – und in der modernen Payment-Welt den entscheidenden Schritt voraus sein.
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Zentrale regulatorische Änderungen für Kartenzahlungen im Jahr 2025
Der regulatorische Rahmen für Zahlungen mit Firmenkreditkarten befindet sich 2025 im Umbruch. Finanzabteilungen stehen vor der Aufgabe, eine wachsende Liste an Anforderungen im Bereich digitale Infrastruktur, Risikomanagement und grenzüberschreitende Zahlungsprozesse zu erfüllen. Die folgenden fünf Themenbereiche prägen in diesem Jahr die Compliance-Strategien besonders stark:
PSD2 und Strong Customer Authentication (SCA)
Die zweite Zahlungsdiensterichtlinie (PSD2) bleibt ein zentrales Regelwerk, das beeinflusst, wie Unternehmen Zahlungen mit Mastercard, Visa & Co. abwickeln. Durch die verschärften Anforderungen an die starke Kundenauthentifizierung (SCA) müssen Unternehmen sicherstellen, dass bei allen Zahlungsmethoden eine Multi-Faktor-Authentifizierung eingesetzt wird, um Betrug zu verhindern und den Datenschutz zu gewährleisten. Bei Nicht-Einhaltung drohen abgelehnte Transaktionen, regulatorische Prüfungen und Friktionen im Zahlungsprozess. Um Compliance sicherzustellen und gleichzeitig ein reibungsloses Nutzererlebnis zu ermöglichen, sollten Unternehmen eng mit Zahlungsdienstleistern zusammenarbeiten und KI nutzen, um Identitätsprüfungen zu automatisieren und verdächtige Aktivitäten in Echtzeit zu erkennen.
DORA (Digital Operational Resilience Act)
Der Digital Operational Resilience Act der EU (DORA), seit 2025 in Kraft, verpflichtet Unternehmen im digitalen Zahlungsumfeld dazu, ihre IT-Systeme gegen Störungen resilient aufzustellen. Dazu gehören regelmäßige Belastungstests, verpflichtende Meldungen bei Vorfällen sowie der sichere Umgang mit personenbezogenen Daten und Finanztransaktionen. Finanzverantwortliche müssen ihre technologische Infrastruktur prüfen und mit verlässlichen Anbietern zusammenarbeiten, um den neuen Vorgaben gerecht zu werden. KI kann hier unterstützen, indem sie Schwachstellen in Echtzeit überwacht, Vorfälle managt und eine lückenlose Auditfähigkeit sicherstellt.
Anti-Money-Laundering (AML)
Aktualisierte AML-Richtlinien in der EU und im Vereinigten Königreich verschärfen die Anforderungen an Zahlungsdienstleister, Fintech-Plattformen und Finanzinstitute im Umgang mit Zahlungen mit Firmenkreditkarten. CFOs müssen Prozesse etablieren, um Transaktionen zu überwachen, risikobehaftete Aktivitäten zu identifizieren und Transparenz über Eigentumsverhältnisse und Sorgfaltspflichten herzustellen. KI-gestützte Tools helfen, verdächtige Muster in Echtzeit zu erkennen, Anomalien zu melden und Audit-Trails aufzubauen – ein entscheidender Beitrag zur Einhaltung der Geldwäschevorschriften.
Neue Regularien für grenzüberschreitende Zahlungen
Neue Vorschriften zu grenzüberschreitenden Zahlungen in der EU und im Vereinigten Königreich sollen Gebühren vereinheitlichen, Transparenz schaffen und Echtzeitzahlungen beschleunigen. Unternehmen müssen ihre Beziehungen zu Zahlungsdienstleistern prüfen, Finanztransaktionen an lokale Vorgaben anpassen und steigenden Meldepflichten im Finanzdienstleistungsbereich gerecht werden. KI-basierte Plattformen können hierbei unterstützen, indem sie Ausgaben automatisch nach Region, Währung und Steuersystem kennzeichnen – und so Fehler vermeiden und Regelkonformität sicherstellen.
CSRD und ESG-Berichtspflichten
Die EU-Richtlinie zur Nachhaltigkeitsberichterstattung (CSRD) bringt ESG-Aspekte zunehmend in den Aufgabenbereich der Finanzabteilungen – auch im Kontext von Firmenkreditkartenzahlungen. CFOs müssen belegen, wie Unternehmensausgaben mit Nachhaltigkeitszielen vereinbar sind – z. B. bei Reisen, Beschaffung oder Dienstleistern. Automatisierte Tools helfen dabei, Ausgaben nach ESG-Kriterien zu kennzeichnen, CO₂-Berichte zu erstellen und Maßnahmen wie ethische Beschaffung prüfbar und regelkonform zu dokumentieren.
Mit KI und Automatisierung Compliance bei Kartenzahlungen sicherstellen
Da regulatorische Anforderungen immer komplexer werden, reichen manuelle Prozesse nicht mehr aus, um mit dem Tempo und der Dynamik der Veränderungen Schritt zu halten. Unternehmen brauchen agile Tools, die Genauigkeit, Skalierbarkeit und Effizienz unterstützen. Durch den Einsatz von KI und Automatisierung können Finanzverantwortliche der Compliance einen Schritt voraus sein, Kontrollen bei Kartenzahlungen stärken und kostspielige Risiken vermeiden.
Automatisierte Compliance-Prüfungen
Manuelle Prüfungen von Finanztransaktionen sind langsam und fehleranfällig. Automatisierung bettet Compliance-Regeln direkt in Zahlungssysteme ein und validiert Ausgaben in Echtzeit – basierend auf internen Richtlinien und externen Anforderungen wie PSD2, Geldwäschebekämpfung und Datenschutz. Das reduziert den administrativen Aufwand, erhöht die Genauigkeit und sorgt für reibungslosere, verlässlichere Audits. Gleichzeitig gewinnen Finanzteams mehr Zeit für wertschöpfende Aufgaben statt für das Nachverfolgen von Regelverstößen oder fehlenden Belegen.
KI-gestützte Betrugserkennung
Künstliche Intelligenz verändert die Betrugsprävention bei Firmenkreditkartenzahlungen grundlegend. Durch die Analyse großer Mengen von Zahlungsdaten erkennt sie Muster und Anomalien, die auf Regelverstöße oder Geldwäsche-Risiken hinweisen. Dank fortschrittlicher Verhaltensanalyse warnt KI frühzeitig vor verdächtigen Aktivitäten und unterstützt so den Verbraucherschutz und die Compliance im Zahlungsverkehr. Sie wirkt als dauerhafter Schutzmechanismus und stärkt das Vertrauen in unternehmenseigene Zahlungsprozesse.
Echtzeitüberwachung
In der heutigen Regulierungslandschaft ist Echtzeitüberwachung unverzichtbar. KI-Tools verfolgen Ausgaben live, erstellen detaillierte Audit-Trails und melden Unregelmäßigkeiten sofort. Im Rahmen von Regularien wie DORA sichert diese Transparenz betriebliche Resilienz, schnelle Reaktionen und die Bereitschaft für interne oder behördliche Prüfungen. Mit Echtzeitdaten können Teams innerhalb von Minuten statt Tagen auf potenzielle Compliance-Probleme reagieren.
Echtzeit-Policy-Umsetzung
KI kann Zahlungsvorgaben direkt beim Zahlungsvorgang durchsetzen, indem sie nicht konforme Ausgaben in Echtzeit blockiert oder zur Freigabe weiterleitet. Ob ESG-Ziele, regionale Richtlinien oder Ausgabenkategorien – Automatisierung sorgt für die Einhaltung interner und externer Vorgaben. Das minimiert Risiken und erspart Finanzteams aufwendige Nachkontrollen. Dieser proaktive Ansatz stärkt die finanzielle Kontrolle und entlastet die Buchhaltung.
Compliance-Management bei grenzüberschreitenden Zahlungen
Grenzüberschreitende Compliance manuell zu verwalten führt oft zu Verzögerungen und Fehlern. KI-basierte Plattformen vereinfachen dies, indem sie Transaktionen automatisch mit lokalen Steuercodes, Währungen und Regeln versehen – essenziell für die Zusammenarbeit mit Zahlungsdienstleistern, Kartenanbietern und Prozessoren. Das verbessert die Abstimmung, senkt Risiken und stellt die Einhaltung internationaler Regelwerke sicher. So gelingt es Finanzverantwortlichen, globale Skalierung zu ermöglichen, ohne die Komplexität zu erhöhen.
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Francesca Burkhardt,
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Intelligente, automatisierte Geschäftszahlungen mit Yokoy
Wer die heutigen Anforderungen im Zahlungsverkehr betrachtet, sollte an Yokoy denken: Die KI-gestützte Plattform bietet einen innovativen Ansatz für Zahlungsabwicklung, Compliance-Prüfungen und prüfsichere Ausgabenverwaltung. Ob PSD2, Geldwäschevorgaben oder grenzüberschreitende Zahlungsvorschriften – Yokoy vereinfacht den Compliance-Prozess mit einer zentralen, sicheren Lösung für alle finanziellen Transaktionen.
Alle Zahlungen in einer Plattform: Yokoy vereint physische und virtuelle Firmenkarten, digitale Wallets und Rückerstattungstools in einem intelligenten Interface. Dieses zentrale System ersetzt fragmentierte Tools und ermöglicht vollständige Transparenz über das gesamte Zahlungssystem hinweg. Durch die Konsolidierung von Daten verschiedener Herausgeber, Anbieter und Zahlungsmethoden erhalten Unternehmen eine durchgängige Übersicht und können regulatorische Anforderungen weltweit einfacher erfüllen.
Automatisierte Compliance-Prüfungen: Manuelle Prüfungen von Kartenzahlungen sind in Zeiten wachsender Regulierungslasten kaum noch zu bewältigen. Mit den KI-Funktionen von Yokoy werden Compliance-Checks automatisiert: Jede Transaktion wird mit internen Richtlinien, externen Vorgaben und Datenschutzstandards abgeglichen. Das reduziert den Aufwand, senkt die Fehlerquote und stellt sicher, dass Zahlungen korrekt kategorisiert, markiert oder genehmigt werden – ganz nach den aktuellen Zahlungsregeln.
Echtzeit-Ausgabentransparenz: Yokoy ermöglicht mit Echtzeit-Transaktionsdaten eine proaktive Überwachung und schnellere Entscheidungen. Finanzteams können Ausgaben sofort verfolgen, Anomalien erkennen, Überschreitungen verhindern und Audits besser vorbereiten. Besonders hilfreich ist dies für die Einhaltung von Regularien wie DORA, die Transparenz, Datensicherheit und betriebliche Resilienz fordern.
Individuelle Workflows und Freigabeprozesse: Jedes Unternehmen arbeitet anders – deshalb bietet Yokoy anpassbare, KI-gestützte Workflows. Ob abteilungsbezogen, nach Projekten, Ausgabenlimits oder regionalen Vorgaben: Die Freigabeprozesse lassen sich flexibel konfigurieren und stellen sicher, dass jede Zahlung sowohl unternehmensinternen Richtlinien als auch regulatorischen Anforderungen entspricht.
Integrierte Sicherheit: Datenschutz und Sicherheit sind integraler Bestandteil der Yokoy-Plattform. Vom PCI-Standard über Datenschutz- bis hin zu Verbraucherschutzrichtlinien schützt Yokoy sensible personenbezogene Daten und geschäftskritische Finanzinformationen. Mehrstufige Authentifizierung, sichere Schnittstellen zu Zahlungsdienstleistern und durchgehende Verschlüsselung garantieren Sicherheit – selbst in risikobehafteten Umgebungen. Ergänzt wird dies durch KI-gestützte Bedrohungserkennung, mit der Unternehmen Datenlecks vorbeugen und regulatorische Vorgaben zuverlässig einhalten können.
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