Kreditorenbuchhaltung ohne Reibungsverluste bei der GVB
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Head of Customer Success, Yokoy
Seit über 200 Jahren versichert die Gebäudeversicherung Bern (GVB) alle Gebäude im Kanton Bern gegen Feuer und Gefahren und bietet innovative Versicherungsprodukte für private und kommerzielle Immobilien in der Schweiz an.
Die digitale Transformation der letzten Jahre konzentrierte sich darauf, ihren Kunden ein erstklassiges Erlebnis zu bieten. Der nächste Schritt war zu prüfen, wie aufkommende Technologien wie KI und Automatisierung auch ihren internen Betrieb verbessern könnten.
Herausforderung: Rechnungsformate müssen manuell konvertiert werden
Als interner Dienstleister für alle 4 Unternehmen der GVB-Gruppe ist das Finanzteam die zentrale Anlaufstelle für die Zusammenstellung und Bearbeitung aller Lieferantenrechnungen und Spesen von Mitarbeitern innerhalb der Gruppe.
Trotz des modernen, digitalen Ansatzes verließ sich die GVB immer noch stark auf manuelle Arbeit in der Kreditorenbuchhaltung, wobei Rechnungen manuell gelesen, den richtigen Kostenstellen zugeordnet und Mitarbeiter zur Genehmigung identifiziert werden mussten, bevor sie gebucht werden konnten.
Wenn Rechnungen in unterschiedlichen Formaten eintrafen, mussten sie erst mühsam in einem zusätzlichen Tool konvertiert werden, bevor sie verarbeitet werden konnten, und die manuelle Dateneingabe und -validierung war nicht nur zeitaufwändig, sondern auch fehleranfällig.
Ähnlich verhielt es sich auch bei den Spesenabrechnungen. Der hohe manuelle Arbeitsaufwand in Verbindung mit einem veralteten Spesen-Tool, das für die Mitarbeiter so umständlich war, dass sie oft auf die Erstattung verzichteten, bedeutete, dass GVB keinen vollständigen Überblick über die Unternehmensausgaben hatte und es zu lange dauerte, Rechnungen zu bezahlen und Erstattungen auszuzahlen .
Lösung: Automatisierte Lösung mit Weltklasse-UX
Um die Bearbeitung von Rechnungen und Spesen zu vereinfachen, benötigte die GVB eine automatisierte Lösung mit einer erstklassigen Benutzererfahrung, die nicht nur einen Großteil der manuellen Arbeit automatisieren konnte, sondern auch ein Tool sein würde, das von allen Mitarbeitern gerne genutzt würde.
"Es war entscheidend für uns, das gesamte System ohne viel Unterstützung seitens des Anbieters betreiben zu können.Es war ebenso wichtig, dass Rollen wie zB. Stellvertreter leicht definiert werden können, damit sich Workflows reibungslos organisieren lassen."
Effekt: Rechnungen und Ausgaben mit künstlicher Intelligenz verwalten
Mit der End-to-End-Automatisierung mit Hilfe von Yokoy ist es dem Finance-Team der GVB gelungen, die Bearbeitungszeiten in der Kreditorenbuchhaltung und im Spesenmanagement drastisch zu reduzieren.
Insgesamt hat die GVB eine Effizienzsteigerung von 512% erreicht, indem es das Auslesen, Validieren und Genehmigens aller Rechnungen und Spesenreports der KI von Yokoky überlässt – unabhängig vom Format.
Schnellere Verarbeitung von Rechnungen
Effezienzsteigerung im Ausgabenmanagement
Return-on-Invest
nach Jahr 1
Eingesparte Arbeitsstunden jährlich
Durch die Einführung von Yokoy für Mitarbeiterausgaben hat das Finanzteam der GVB den Mitarbeitern ein schnelleres, benutzerfreundlicheres Tool zur Verfügung gestellt, um sicherzustellen, dass sie jede Ausgabe rechtzeitig erfassen und erstattet bekommen.
"Früher hat es vielleicht 10 Minuten bis zu einer Viertelstunde gedauert, Spesenabrechnungen einzugeben. Heutzutage dauert es nur noch 10 Sekunden, wenn überhaupt. Das ist ein Faktor von 60 oder sogar mehr."
Überlassen Sie die Arbeit unserer KI
Erhalten Sie mit KI-gestützter Automatisierung umfassende Transparenz und Kontrolle über Ihre Geschäftsausgaben.
