Kilometergeldzahlungen: Vollständiger Leitfaden [2024]
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Bei Geschäftsreisen kommt es häufig vor, dass Sie sicherstellen möchten, dass Ihr Kilometergeld die Entfernung Ihrer Reise abdeckt.
In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie Ihr Kilometergeld berechnen und verfolgen, damit Sie Ihre Reise so effektiv wie möglich verwalten können.
Lassen Sie uns zunächst erklären, was „Kilometergeld“ ist.
Was ist eine Kilometerpauschale und warum ist sie wichtig?
Bei der Kilometerpauschale handelt es sich im Wesentlichen um einen Geldbetrag, den Mitarbeiter auf der Grundlage der Anzahl der Meilen erhalten, die sie beruflich mit ihrem Privatfahrzeug zurücklegen.
Diese Zulage ist wichtig, da sie dazu beiträgt, die Kosten für Benzin, Abnutzung des Fahrzeugs und andere während der Reise anfallende Kosten zu decken. Ohne diesen Zuschuss müssten sie diese Kosten aus eigener Tasche tragen.
Was gilt als Geschäftsmeilen?
Unter Geschäftsmeilen versteht man die Entfernung, die Sie beruflich mit einem Privatfahrzeug zurücklegen. Dies ist ein wesentlicher Aspekt der Finanzverfolgung für Unternehmen und stellt sicher, dass Reisekosten im Zusammenhang mit der Fahrzeugnutzung genau erfasst werden.
Zu den Geschäftsmeilen gehören Reisen zu verschiedenen Orten, wie z. B. Kundenbesprechungen, Besuche vor Ort, Konferenzen und andere berufsbezogene Aufgaben.
Diese Geschäftsausgaben unterscheiden sich von den persönlichen Kilometern, die sich auf Fahrten beziehen, die Sie mit Ihrem eigenen Fahrzeug aus persönlichen Gründen zurücklegen, etwa zum Einkaufen von Lebensmitteln oder für den Weg von und zu Ihrem Hauptarbeitsplatz.
Um als Geschäftsmeilen zu gelten, muss eine Reise bestimmte Kriterien erfüllen:
- Dienstliches Ziel: Der primäre Zweck der Reise muss geschäftlicher Natur sein. Dies kann der Besuch von Kunden, die Teilnahme an Arbeitsbesprechungen oder die Durchführung von Lieferungen sein.
- Keine persönlichen Umwege: Auf dem Weg zu einem geschäftlichen Ziel gelten etwaige Zwischenstopps oder Umwege für persönliche Aktivitäten nicht als Dienstmeilen. Wenn Sie beispielsweise zu einer Kundenbesprechung fahren, aber aus persönlichen Gründen einen Zwischenstopp in einem Café einlegen, handelt es sich bei diesem Teil der Fahrt nicht um eine geschäftliche Fahrt.
- Heimbüro zur Arbeitsstelle: Wenn Sie von zu Hause aus arbeiten und aus beruflichen Gründen an einen anderen Ort reisen müssen, gilt die Entfernung von Ihrem Zuhause zur Arbeitsstelle in der Regel als geschäftliche Entfernung.
- Temporäre Arbeitsorte: Wenn Sie beruflich zwischen temporären Arbeitsorten pendeln müssen, gelten die zurückgelegten Kilometer zwischen diesen Standorten als geschäftliche Kilometer.
Bevor Sie gehen …
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Wie wird die Kilometerpauschale berechnet?
Grundsätzlich gibt es zwei Methoden zur Berechnung der Kilometerpauschale:
- Standard-Kilometersatz: Viele Länder bieten einen von den Steuerbehörden festgelegten Standard-Kilometersatz an. Dieser Satz soll den Erstattungsprozess vereinfachen. Die Mitarbeiter verfolgen ihre geschäftlich zurückgelegten Meilen und der Arbeitgeber erstattet ihnen den festgelegten Satz pro Meile. Der Standardsatz berücksichtigt verschiedene Ausgaben, darunter Treibstoff, Wartung, Versicherung und Wertverlust.
- Tatsächliche Ausgaben: Alternativ entscheiden sich einige Arbeitgeber für einen detaillierteren Ansatz, bei dem die Mitarbeiter ihre tatsächlichen Ausgaben im Zusammenhang mit den geschäftlich zurückgelegten Kilometern verfolgen und melden. Dazu gehören Kosten wie Treibstoff, Wartung, Versicherung, Zulassung und Wertverlust. Der Arbeitgeber erstattet dem Arbeitnehmer dann auf Grundlage dieser dokumentierten Auslagen eine Rückerstattung.
Die Kilometerpauschalen können unter anderem je nach Branche, Unternehmenspolitik und Standort unterschiedlich sein. Ein guter Ansatz besteht darin, die durchschnittliche Entfernung, die Sie beruflich zurücklegen, zu berechnen und diese mit dem geltenden Kilometersatz zu multiplizieren.
Organisationen bieten oft einen Standardtarif an, aber Sie können auch verschiedene Regierungswebsites finden, auf denen die aktuellen Tarife aufgeführt sind, sodass Sie nicht im Unklaren bleiben.
Methoden zur Kilometerverfolgung
Eine genaue Kilometerverfolgung ist für Unternehmen unerlässlich, um Mitarbeiter zu entschädigen und Steuerabzüge geltend zu machen. Es gibt verschiedene Methoden, um den geschäftlichen Kilometerstand zu verfolgen:
- Manuelle Protokolle: Führen Sie ein physisches Logbuch, in dem Sie Reisedetails aufzeichnen, einschließlich der Start- und Endkilometerstände, des Ziels und des Zwecks.
- Kilometerstände: Notieren Sie einfach die Anfangs- und Endkilometerstände jeder Fahrt. Notieren Sie den Zweck und das Ziel.
- Mobile Apps: Viele mobile Apps ermöglichen es Ihnen, den Kilometerstand automatisch mithilfe von GPS zu verfolgen. Diese Apps können Reisedetails aufzeichnen und umfassende Berichte bereitstellen.
Mit dem Reise- und Spesenmodul von Yokoy ist es beispielsweise sehr einfach, die zurückgelegten Kilometer zu verfolgen. Sie müssen nur Ihre Startadresse und Ihren Zielort hinzufügen, der Rest wird automatisch für Sie berechnet.
Wer zahlt die Kilometererstattung?
Unternehmen erstatten ihren Mitarbeitern häufig die Dienstkilometer, um die Kosten für Treibstoff und Fahrzeugwartung zu decken. Die genehmigten Erstattungsbeträge können variieren und auf Faktoren wie Unternehmensrichtlinien oder Regierungsrichtlinien basieren.
Der von den Steuerbehörden festgelegte Standardkilometersatz kann für Unternehmen als Referenz bei der Festlegung der Erstattungssätze dienen.
Was sind die offiziellen Kilometerpauschalen?
Die Höhe der Kilometerpauschale variiert von Land zu Land und es ist wichtig, über die neuesten Tarife auf dem Laufenden zu bleiben, um eine korrekte Erstattung zu gewährleisten. Hier finden Sie die offiziellen Kilometerpauschalensätze für mehrere Länder.
Kilometergeld im Vereinigten Königreich
Im Vereinigten Königreich werden Meilenansprüche und Rückerstattungen gemäß den HMRC-Regeln berechnet und bezahlt. Unabhängig davon, ob Sie Angestellter oder Selbstständiger sind, ist das Verständnis dieser Regeln unerlässlich, um sicherzustellen, dass Sie eine korrekte Kilometererstattung für Ihre geschäftlich zurückgelegten Kilometer erhalten.
Wenn Sie Ihr Privatfahrzeug beruflich nutzen, kann Ihnen Ihr Arbeitgeber die Dienstmeilen erstatten.
Diese Erstattung, bekannt als Mileage Allowance Payment (MAP), deckt Ausgaben wie Kraftstoff, Wartung, Instandhaltung, Versicherung und Kfz-Steuer für geschäftliches Fahren ab. Diese HMRC-Kilometervergütung wird in der Regel monatlich gewährt und kann ein Satz pro Meile oder ein Pauschalbetrag sein.
Vereinfacht ausgedrückt: Wenn Ihre Reise geschäftlichen Zwecken dient, ist sie laut HMRC für eine Kilometererstattung berechtigt. Zu den Geschäftsreisen gehören:
- Reisen Sie zwischen Ihrem festen Arbeitsplatz und temporären Arbeitsorten (z. B. um Kunden oder Lieferanten zu besuchen).
- Reisen zwischen temporären Arbeitsplätzen.
- Reisen zwischen zwei Arbeitsplätzen innerhalb desselben Beschäftigungsverhältnisses.
- Reisen Sie von Ihrem Zuhause zu einem anderen Arbeitsplatz, wenn Ihr Zuhause aufgrund beruflicher Anforderungen Ihr ständiger Arbeitsplatz ist.
Der Weg vom Wohnort zur Arbeit sowie private Fahrten ohne geschäftlichen Bezug sind nicht erstattungsfähig.
Ab dem Steuerjahr 2023/2024 gelten folgende genehmigte Kilometersätze:
- Pkw-Kilometerstand, der Pkw und Transporter abdeckt:
- 45 Pence für die ersten 10.000 Geschäftsmeilen.
- 25 Pence für jede Geschäftsmeile nach 10.000 Meilen.
- Für Motorräder:
- 24 Pence pro Geschäftsmeile
- Für Fahrräder:
- 20 Pence pro Geschäftsmeile.
Es ist wichtig zu beachten, dass diese genehmigten Kilometergeldsätze seit 2011 unverändert geblieben sind.
Die Meilentarife der HMRC decken verschiedene Fahrzeugkosten für Ihre Geschäftsmeilen ab, einschließlich Kraftstoff, Wartung, Reparaturen, Wartung, Wertminderung, Versicherung und Kfz-Steuer. Sie decken jedoch keine Straßenbenutzungsgebühren, Parkgebühren, Staugebühren, Geschwindigkeitsüberschreitungen oder Parkstrafen oder andere Verkehrsdelikte ab.
Wenn Ihr Arbeitgeber Ihnen keine Rückerstattung gewährt, können Sie von der HMRC eine Meilenvergütung, die so genannte Mileage Allowance Relief, beantragen, sofern Sie die Voraussetzungen für dienstliches Fahren erfüllen und ein HMRC-konformes Kilometerprotokoll führen.
Kilometergeld in Österreich
Die österreichische Regierung erkennt die unten aufgeführten Kilometerpauschalen als Pauschale für alle Kosten an, die bei der Nutzung privater Fahrzeuge im Rahmen einer Geschäftsreise anfallen. Dieser Betrag kann für maximal 30.000 Kilometer pro Kalenderjahr anerkannt werden.
- Auto – 0,42 €/Kilometer
- Motorräder – 0,24 €/Kilometer
- Passagiere – 0,05 €/Kilometer
- Fahrrad – 0,38 €/Kilometer
Wenn das Unternehmen beschließt, mehr als die staatlichen Tarife zu zahlen (siehe Tabelle oben), gilt die Differenz in der Höhe als steuerpflichtiges Einkommen und muss als solches verbucht werden (für die Tarife für Mehrkilometer ist eine andere Buchung erforderlich).
Compliance in Österreich
Bleiben Sie über die Regeln und Vorschriften zu Tagessätzen, Kilometerpauschalen, Empfangsnachweisen und Mehrwertsteuersätzen in Österreich auf dem Laufenden, während Yokoy Sie auf Audits vorbereitet hält.
Kilometergeld in Deutschland
Die Fahrtkosten sollen neben dem Tagegeld/Tagesgeld auch die Fahrtkosten des Arbeitnehmers für Dienstreisen bei Nutzung eines Privatfahrzeugs decken. Der Bund erkennt die nachstehenden Kilometerpauschalen als Pauschale für alle Kosten an, die bei der Nutzung privater Fahrzeuge im Rahmen einer Dienstreise anfallen.
- 0,30 € pro Kilometer für das Auto
- 0,20 € pro Kilometer für ein Motorrad
Erhält der Arbeitnehmer einen höheren Betrag als von der Regierung empfohlen, fällt der zusätzliche Betrag unter die Einkommensteuer.
Zum Beispiel: Die Regierung empfiehlt 0,30 € pro Kilometer; Bekommt der Arbeitnehmer jedoch 0,50 € pro Kilometer, unterliegt die Differenz von 0,20 € pro Kilometer der Einkommensteuer und muss anders verbucht werden.
Compliance in Deutschland
Bleiben Sie über Regeln und Vorschriften rund um die Tagessätze auf dem Laufenden – einschließlich der Mitternachtsregel und der 3-Monats-Regel, Kilometerpauschalen, Empfangsnachweisen und Mehrwertsteuersätzen in Deutschland, während Yokoy Sie auf Revisionen vorbereitet hält.
Kilometergeld in Spanien
Unternehmen können Mitarbeitern die Kosten erstatten, die ihnen durch die Nutzung eines Privatfahrzeugs für eine Geschäftsreise entstehen. In solchen Fällen haben die Mitarbeiter Anspruch auf eine von der Regierung empfohlene „Kilometervergütung“ in Höhe von 0,19 € pro Kilometer.
Kilometergeld in der Schweiz
Gemäss schweizerischem Obligationenrecht haben Arbeitnehmer Anspruch auf Kilometergeld für die dienstliche Nutzung ihres Privatfahrzeugs. Die offiziellen Kilometersätze der Schweizer Regierung sind:
- Für das Auto:
- CHF 0.72 pro Kilometer (bis 10.000 Kilometer pro Jahr)
- CHF 0.60 pro Kilometer (mehr als 10.000 Kilometer pro Jahr)
- Für Motorräder haben die Mitarbeiter Anspruch auf eine Vergütung von CHF 0.40 pro Kilometer
- Für das Fahrrad haben die Mitarbeitenden Anspruch auf eine Vergütung von CHF 0.30 pro Kilometer
Compliance in der Schweiz
Bleiben Sie über die Regeln und Vorschriften zu Tagessätzen, Kilometerpauschalen, Empfangsnachweisen und Mehrwertsteuersätzen in der Schweiz auf dem Laufenden, während Yokoy Sie auf Prüfungen vorbereitet.
Ist das Kilometergeld steuerlich absetzbar?
Geschäftsmeilen können steuerliche Auswirkungen haben. In einigen Ländern können Sie die Fahrtkosten für geschäftliche Fahrten von Ihrem steuerpflichtigen Einkommen abziehen.
Dazu müssen Sie genaue Aufzeichnungen über Ihre geschäftlich zurückgelegten Kilometer führen. Die Steuerbehörden geben in der Regel Richtlinien zur Geltendmachung dieser Abzüge vor.
- Im Vereinigten Königreich kann beispielsweise die Kilometerpauschale steuerlich absetzbar sein. Wie oben gezeigt, stellt die HMRC Meilentarife zur Verfügung, die Arbeitgeber als Orientierung für die Höhe der Vergütung verwenden können, die sie ihren Mitarbeitern gewähren sollten. Wenn Ihr Arbeitgeber Ihnen diese genehmigten Sätze oder darunter erstattet, wird Ihr Kilometergeld nicht als Einkommen versteuert. Wenn Ihre Erstattung jedoch diese Sätze übersteigt, gilt der darüber hinausgehende Betrag als steuerpflichtiges Einkommen.
- In Österreich ist das Kilometergeld für Selbstständige und Arbeitnehmer, die ihr Privatfahrzeug beruflich nutzen, steuerlich absetzbar. Um diesen Abzug geltend machen zu können, ist es wichtig, genaue Aufzeichnungen über Ihre geschäftlich zurückgelegten Kilometer und die damit verbundenen Kosten zu führen.
- In Deutschland ist das Kilometergeld für Selbstständige und Arbeitnehmer steuerlich absetzbar. Für die steuerliche Absetzbarkeit gibt das Finanzamt in Deutschland konkrete Kilometersätze vor. Um Anspruch auf den Abzug zu haben, müssen Sie detaillierte Aufzeichnungen über Ihre geschäftlich zurückgelegten Kilometer führen, einschließlich des Zwecks jeder Reise und der damit verbundenen Ausgaben.
- In Spanien ist die Kilometerpauschale für Selbstständige und Arbeitnehmer, die ihr Privatfahrzeug beruflich nutzen, steuerlich absetzbar. Die Steuerbehörde in Spanien legt spezifische Kilometersätze für Steuerabzüge fest. Um diesen Abzug geltend zu machen, müssen Sie genaue Aufzeichnungen über Ihre geschäftlich zurückgelegten Kilometer und die damit verbundenen Ausgaben führen.
Best Practices für die Berechnung des Kilometergeldes
Berücksichtigen Sie diese Best Practices, um eine faire und genaue Berechnung des Kilometergeldes zu gewährleisten.
- Verwenden Sie zuverlässige Tools zur Kilometerverfolgung: Arbeitgeber und Arbeitnehmer sollten zuverlässige Tools oder Apps zur Kilometerverfolgung verwenden, um geschäftliche Kilometer zu erfassen und zu melden. Dies reduziert Fehler und gewährleistet Genauigkeit.
- Einhaltung der Steuervorschriften: Halten Sie sich an die Steuervorschriften und halten Sie sich an die von den Steuerbehörden festgelegten Standardmeilensätze.
- Regelmäßige Erstattung: Ziel ist es, den Mitarbeitern ihre geschäftlichen Fahrtkosten umgehend zu erstatten. Eine rechtzeitige Rückerstattung ist ein Zeichen von Respekt und Wertschätzung.
Das Reise- und Spesenmanagement von Yokoy kann dazu beitragen, die Verfolgung von Kilometern im Geschäftskostenmanagement zu vereinfachen, indem der gesamte Prozess automatisiert wird, von der Speseneinreichung und -abrechnung bis hin zur Erstattung der Mitarbeiter.
Darüber hinaus stellt die Yokoy-App durch ihre integrierten Compliance-Prüfungen sicher, dass alle Ausgaben den Unternehmensrichtlinien entsprechen, und verhindert so Betrug bei der Rückerstattung von Kilometern.
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