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Wie On 90 % seiner Ausgaben mit Yokoy automatisiert hat

Last updated: Oktober 11, 2023

Case Studies, Reisekostenabrechnung und Spesenverwaltung

Rachel Steding

Head of Customer Success, Yokoy

On hat eine Automatisierungsrate von 90 % erreicht und bearbeitet Ausgaben durchschnittlich in weniger als 24 Stunden. Durch die Effizienzsteigerung von 472 % konnten die Kosten für das Spesenmanagement um 78,8 % gesenkt werden. Die jährlichen Einsparungen übersteigen die Lizenzgebühren für Yokoy um ein Vielfaches, während die Mitarbeitern bei ON mehr Vertrauen und Freiheit in der Ausgabenverwaltung genießen.

Company overview

Zürich, Schweiz

Sportartikelhersteller

1’700 Mitarbeiter

1’474 Benutzer

20 Einheiten leben

Yokoy Expense

Mehr Bewegungsfreiheit

Seit der Gründung in den Schweizer Alpen vor dreizehn Jahren ist On seiner Vision treu geblieben, Bewegung für Menschen auf der ganzen Welt zu revolutionieren. Mit seinen innovativen Laufschuhen, Sportbekleidung und Accessoires, die für genauso für Hochleistungssport wie für Outdoor-Aktivitäten und den Alltag entwickelt wurden, ist On schnell zu einer der beliebtesten Marke für Menschen auf der ganzen Welt geworden.

Basierend auf der Idee, dass Inspiration und der so schwer fassbare Flow-Zustand erreicht werden, wenn Menschen sich bewegen, ist On als Marke und in seiner Unternehmenskultur fest mit verschiedensten Formen der Freiheit verankert: Bewegungsfreiheit, Gedankenfreiheit, Freiheit zu träumen – und Visionen zum Leben zu erwecken.

Auf der Grundlage von Vertrauen, Transparenz und Respekt ist die Arbeitskultur von On insofern bemerkenswert, als dass sie in den Mitarbeitern eine Geisteshaltung freisetzt, die sie über sich hinauswachsen lässt und Innovation und Wachstum fördert.

Kontrolle reduzieren. Compliance sichern

Auf der anderen Seite eines erfolgreichen Unternehmens steht das Ausgabenmanagement, ein Geschäftsbereich, der sich durch Regeln, Einhaltung von Vorschriften, Richtlinien und Kontrolle definiert. Werte, die sich nicht so leicht mit der offenen Unternehmenskultur von On vereinen lassen.

„Obwohl es natürlich vorausgesetzt ist, dass wir im Ausgabenmanagement stets alle Richtlinien einhalten, wollten wir unseren Mitarbeitern das Gefühl nehmen, sie zu überwachen. Stattdessen wollten wir ihnen auch in diesem Bereich das gleiche Maß an Vertrauen entgegenbringen, das sie sonst überall bei On genießen.“, konstatiert Martin Hoffmann, CFO, Co-CEO bei On.

Repetitive Prozesse, das Einscannen von Belegen und eine Fülle von Excel-Tabellen, die gelernten Mechanismen des traditionellen Ausgabenmanagements, wollten jedoch nicht so recht mit der offenen Geisteshaltung und Technikaffinität von On zusammengehen.

Spiel, Satz und Sieg - ein Erfolgsduo

Daraufhin wurde bereits im Jahr 2020 wurde die Ausgabenmanagement-Suite von Yokoy bei On eingeführt. Nicht nur, um Effizienzsteigerungen und Einsparungen zu realisieren, sondern vor allem, um dem Team das innovativste und benutzerfreundlichste Tool zur Verfügung zu stellen.

“Wir haben uns aufgrund der Benutzerfreundlichkeit für Yokoy entschieden. Die intuitive, app-basierte Lösung macht alles rund um das Spesenmanagement einfach und bequem - egal ob unsere Mitarbeiter Spesenbelege einreichen oder unser Finanzteam Ausgaben genehmigt und verbucht.”

Christoph Kühne, Head of Group Finance at On

Dank End-to-End-Automatisierung, Compliance-Prüfungen, regelbasierten Genehmigungs-Workflows und der nahtlosen Integration in das ERP-System, funktioniert das Spesenmanagement von On heute effizienter denn je und schenkt den Mitarbeitern mehr Vertrauen und Freiheit in Ihrem Arbeitsalltag.

Spesenverarbeitung in Rekordzeit

„Wir haben eine Automatisierungsrate von 90 % erreicht, was bedeutet, dass fast alle Spesenbelege vom Tool automatisch verarbeitet werden, ohne dass manuelle Freigaben oder Überprüfung durch unser Finanzteam erforderlich sind“, erklärt Viktor Hegyi, Accounts Payable Specialist bei On.

“Yokoy ist für uns von so unschätzbarem Wert, der sich nur schwer beziffern lässt. Das Tool spart uns viel Zeit und Energie und ermöglicht auch im Ausgabenmanagement den Grad an Freiheit, den wir unseren Mitarbeitern sonst überall bei On geben.”

Martin Hoffmann, CFO & CO-CEO, On

Heute verarbeitet die Finanzabteilung von On monatlich über 10.135 Ausgaben bei einer durchschnittlichen Bearbeitungszeit von weniger als 24 Stunden. Das ist 4,7-mal schneller im Vergleich zum alten Prozess.

On hat seine Kosten für die Spesenverarbeitung im Verhältnis zum gesamten Ausgabenvolumen um 78,8 % gesenkt. Durch die Einsparungen und die automatische Rückerstattung von Mehrwert-steuersätzen erzielt das Unternehmen nun einen jährlichen ROI, der die jährliche Lizenzgebühr für Yokoy um ein Vielfaches übersteigt.

10'135

monatlich verarbeitete Spesenbelege

0 %

Automatisierungsrate im Ausgabenmanagement

0 %

Kostenreduktion im Spesenmanagement

472%

Effizienzsteigerung im Spesenmanagement

„Aktuell machen wir den nächsten großen Schritt, indem wir Yokoy Pay gruppenweit einführen“, bemerkt Hegyi und fügt hinzu: „Unsere Mitarbeiter wollen unbedingt intelligente Firmenkarten haben, sodass sie Geschäftsausgaben nicht mehr aus eigener Tasche vorstrecken müssen“.