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Wie DO & CO mit intelligenten Firmenkarten 750 Arbeitsstunden einsparte

Last updated: September 14, 2023

Ausgabenmanagementsuite, Case Studies, Corporate cards

Rachel Steding

Head of Customer Success, Yokoy

Als börsenotiertes österreichisches Unternehmen mit den drei Geschäftsbereichen Airline Catering, International Event Catering und Restaurants, Lounges & Hotel bietet DO & CO Gourmet Entertainment auf der ganzen Welt.

Das Unternehmen betreibt 32 Standorte in 12 Ländern auf 3 Kontinenten – mit höchstem Qualitätsstandard bei Produkten und Dienstleistungen.

Company overview

Wien, Österreich

11,411 MitarbeiterInnen

Gastgewerbe & Catering

152 Nutzer

5 Entities live

Yokoy Expense, Yokoy Pay

Problem: Fragmentierte Systemlandschaft & Instransparente Freigabeprozesse

Die Gourmetgastronomie auf dem internationalen Markt ist hart umkämpft und bietet wenig Spielraum für Fehler. Das gilt auch in der Ausgabenverwaltung, wo DO & CO ursprünglich einen eher traditionellen Ansatz mit einer Mischung aus manuellen und digitalen Prozessen verfolgte.

„Vor der Implementierung von Yokoy sahen wir uns mit Herausforderungen konfrontiert, das Belege teilweise verloren gingen, zwischen Abteilungen hin- und hergeschoben wurden und Daten aufgrund manueller Eingaben und eines Mangels an umfassender Finanzaufsicht doppelt im System vorhanden waren. Diese Inkonsistenz in der Spesenverwaltung führte dazu, dass verschiedene Geschäftsbereiche verschiedenen Workflows und Genehmigungsprozesse folgten.“, erklärt Johannes Echeverria, CFO bei DO & CO.

Lösung: Intelligente Firmenkarten als Konnektor

Mit einer Doppellösung aus Yokoys Spesenmanagement-Tool und intelligenten Firmenkarten (Yokoy Pay) konnte DO & CO seinen T&E-Prozess (Reise- und Spesenabrechnung) optimieren und so mehrere Geschäftsziele auf einen Schlag realisieren.

"Die integrierte Kreditkartenlösung von Yokoy spielte eine entscheidende Rolle bei unserer Entscheidungsfindung. Die nahtlose Datenübertragung vereinfacht die Kostenverfolgung, minimiert den manuellen Aufwand und steigert die Effizienz erheblich."

Johannes Echeverria, CFO at DO & CO

Die manuelle Dateneingabe gehört nun der Vergangenheit an, und der gesamte Prozess wurde nicht nur automatisiert und dadurch effizienter, sondern folgt nun standardisierten, vom Finanzteam vordefinierten Genehmigungsworkflows. Das bedeutet, dass jede Ausgabe automatisch mit den Kartentransaktionen abgeglichen, auf Compliance geprüft und vom Tool kategorisiert wird.

Impact: Total control – where it matters most

Als DO & CO die Ausgabenmanagement-Suite von Yokoy in ihre Systemlandschaft integrierte, dauerte es nicht lange, bis sich Ergebnisse einstellten. Innerhalb eines Jahres wurden die mit dem Ausgabenmanagementprozess verbundenen Kosten um 57 % reduziert.

750h

eingesparte Arbeitsstunden

0 x

Return on Investment

75%

aller Spesen wurden
mit intelligenten Firmenkarten bezahlt

57%

Kostenreduktion im Spesenmanagement

Der entscheidenden Faktoren für diesen schnellen Erfolg war die Implementierung von Yokoy Pay, das dem Finanzteam mit Hilfe von künstlicher Intelligenz die Kontrolle und Übersicht über alle Ausgaben in Echtzeit ermöglicht, wodurch Ausreißer heute schneller erkannt, und bei Bedarf schnell eingegriffen werden kann.

"Die Automatisierungslösung von Yokoy hat DO & CO einen beeindruckenden ROI von 550 % gebracht und damit ihren Wert unter Beweis gestellt. Die verbesserte Datenqualität eröffnet uns neue Analysemöglichkeiten, um weitere Kosteneinsparungen zu realiseren, die vorher nicht möglich gewesen wären."

Johannes Echeverria, CFO at DO & CO

Da 75 % aller Ausgaben von DO & CO mit den intelligenten Firmenkarten bezahlt werden, die den Abgleich der Ausgaben automatisieren und die mühsame manuelle Überprüfung überflüssig machen, hat das Unternehmen rund 750 Arbeitsstunden eingespart, die das Finanzteam für strategische Aufgaben nutzen konnte.