Navigieren zur deutschen „Dreimonatsfrist“ im Spesenmanagement
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Co-founder & CCO, Yokoy
In der Welt des Finanz- und Ausgabenmanagements ist die Einhaltung regionaler Vorschriften ein Grundstein für operative Exzellenz.
Eine solche Regelung in Deutschland, oft auch als „3-Monats-Regel“ oder „Dreimonatsfrist“ bezeichnet, hat erhebliche Auswirkungen auf das Spesenmanagement von Geschäftsreisenden.
In diesem umfassenden Artikel werden wir uns mit den Feinheiten dieser Regel befassen, Ausnahmen untersuchen und Anleitungen zur Verwaltung der Einhaltung der Spesenabrechnungen auf dem deutschen Markt geben.
Die deutsche Dreimonatsfrist und Tagessätze
In Deutschland haben Arbeitnehmer bei Dienstreisen Anspruch auf ein Tagegeld. Diese Pauschalen dienen als Ausgleich für die durch die Reise entstehenden Mehrkosten, insbesondere für Verpflegung und Unterkunft.
Nehmen wir zum Beispiel an, ein Mitarbeiter muss auf Geschäftsreise sein und mehr Zeit außer Haus verbringen als geplant. Da die Reise in die Kategorie der Geschäftsreisen fällt, muss der Arbeitgeber für die täglichen Mahlzeiten des Arbeitnehmers aufkommen.
Dies kann über Tagespauschalen oder über belegbasierte Erstattungen erfolgen. Wenn Sie die Terminologie verwirrt, haben wir im folgenden Artikel den Unterschied zwischen Tagessätzen und regulären Erstattungen erklärt.
Blog article
Was ist ein Tagessatz? Erkundung der Grundlagen dieses Erstattungssystems
Erfahren Sie mehr über die Tagessätze, wie sie sich von der tatsächlichen Kostenerstattung unterscheiden und welche rechtlichen und steuerlichen Auswirkungen es in den einzelnen Ländern gibt.
Andreea Macoveiciuc,
Growth Marketing Manager
Ein bemerkenswerter Unterschied besteht darin, dass Tagegelder nicht als Teil des Einkommens eines Arbeitnehmers gelten und somit steuerfrei sind.
Allerdings gibt es bei diesem steuerfreien Vorteil eine Einschränkung. Tagegelder sind nur bis zu einer bestimmten gesetzlichen Grenze steuerfrei, und hier kommt die Dreimonatsregelung ins Spiel.
Sehen wir uns also an, was diese Regel so kompliziert macht und wie eine Spesenverwaltungssoftware wie Yokoy Ihnen dabei helfen kann, die Vorschriften einzuhalten und Probleme mit Spesenabrechnungen und Mitarbeitererstattungen zu vermeiden, indem die Compliance-Regeln im System automatisiert werden.
Compliance in Deutschland
Bleiben Sie über Regeln und Vorschriften rund um die Tagessätze auf dem Laufenden – einschließlich der Mitternachtsregel und der 3-Monats-Regel, Kilometerpauschalen, Empfangsnachweisen und Mehrwertsteuersätzen in Deutschland, während Yokoy Sie auf Revisionen vorbereitet hält.
Navigieren in der Komplexität der deutschen Drei-Monats-Regel
Die Feststellung der Anwendbarkeit der Dreimonatsregel ist eine differenzierte Aufgabe, die über einen einfachen Zeitrahmen von drei Monaten hinausgeht.
In Deutschland sind Zulagen für geschäftliche Aufenthalte, die länger als drei Monate dauern – also grundsätzlich alles, was als Langzeitaufenthalt gilt – gesetzlich steuerpflichtig.
Als verlängerter Aufenthalt gilt ein Aufenthalt von mindestens drei Tagen an einem Ort innerhalb einer Woche. Jeder aufeinanderfolgende Aufenthalt am selben Ort summiert sich, bis er eine Dauer von drei Monaten erreicht, es sei denn, er wird durch eine Abwesenheit von 28 Tagen oder mehr von diesem bestimmten Ort unterbrochen.
Tritt ein Ereignis ein, das den Dreimonatszeitraum für mindestens vier aufeinanderfolgende Wochen unterbricht, beginnt die Uhr der Dreimonatsregel neu zu laufen, unabhängig von der Art dieser Unterbrechung.
Beachten Sie dennoch einige Ausnahmen:
- Geschäftsaufenthalte von einem oder zwei Tagen, auch bei gleichem Standort, lösen nicht die Dreimonatsfrist aus. Dieser Zeitraum ist zu kurz und im deutschen Recht ist davon auszugehen, dass jeder Mitarbeiter 1-2 Tage in der Woche von externen Standorten aus arbeiten kann und dabei sein reguläres Tagegeld erhält.
- Eine weitere Ausnahme bilden dauerhafte Einsätze mit mobilen „Standorten“, beispielsweise Flugzeugen, Schiffen und anderen derartigen Vereinbarungen. Dies sind Ausnahmen von dieser Regel und fallen nicht in deren Zuständigkeitsbereich.
Insgesamt sind die Leistungen der Tagegelder jedoch auf drei Monate begrenzt. Sobald der Aufenthalt eines Arbeitnehmers diesen Schwellenwert überschreitet, wird die Tagespauschale in steuerpflichtiges Einkommen umgewandelt.
Aus diesem Grund ist es für Unternehmen und Mitarbeiter Pflicht, die Ausgaben für Geschäftsreisen genau zu erfassen und zu melden, um die Einhaltung der Tagessatzvorschriften sicherzustellen.
Sicherstellung der Einhaltung der Dreimonatsfrist: Die Yokoy-Lösung
Die Ausgabenmanagement-Suite von Yokoy vereinfacht die Kostenverfolgung und -berichterstattung durch automatische Berechnung der Dauer einer Geschäftsreise sowie der geltenden Vorschriften.
Die Software ermittelt beispielsweise, ob eine Reise unter die Drei-Monats-Regel fällt oder nicht. Darüber hinaus aktualisiert Yokoy automatisch die Tagessätze, Kilometerpauschalen und Mehrwertsteuersätze und gewährleistet so eine gesetzeskonforme Ausgabenverwaltung in allen Ländern.
So sieht das in der Praxis aus.
Beispiel: Dreimonatsregel in Yokoy
Nehmen wir an, dass der Mitarbeiter im Laufe von drei Monaten an einen einzigen Ort reist. Yokoy erkennt und validiert die 3-Monats-Regel unter diesen Bedingungen:
- Das Unternehmen hat seinen Sitz in Deutschland oder hat eine Niederlassung in Deutschland und der Benutzer meldet alle Tagessätze an diesen Standort der Tätigkeitsstätte.
- Der Mitarbeiter bleibt mehr als zwei Tage pro Woche an einem einzigen Standort. Die Tage müssen nicht aufeinanderfolgend sein, daher gelten auch Aufenthalte am Montag, Mittwoch und Freitag.
- Der Mitarbeiter verbringt mehr als 8 Stunden pro Tag an diesem bestimmten Standort.
- Der Mitarbeiter reist regelmäßig zu diesem Standort und es gibt keine Pause von vier oder mehr aufeinanderfolgenden Wochen (28 Tage). Sollte dies, wie oben erwähnt, dennoch passieren, gilt die Regel nicht mehr, da das Intervall zurückgesetzt wird.
- Alle Tagegelder während der 3 Monate sind an denselben Ort (Tätigkeitsstätte) gebunden.
- Der für die 3-Monats-Regel ausgelöste Betrag gilt als steuerpflichtig.
Auf der Yokoy-Plattform werden alle diese Berechnungen automatisch durchgeführt. Sobald die Reisefunktionalität auf Unternehmensebene aktiviert ist, können die verschiedenen Standortziele zum System hinzugefügt werden.
Diese Standorte können zur einfacheren Verwaltung und Spesenabrechnung in der Kategorie „3-Monats-Regeladressen“ gruppiert werden. Anschließend kann der Mitarbeiter die Adressen für seine Reise einfach aus der Liste der voreingestellten Adressen auswählen.
Basierend auf diesen Einstellungen werden die Dienstreisen automatisch vom Tool überprüft und bei der Drei-Monats-Regelung auch die Steuerberechnung automatisch durchgeführt.
Diese Arbeitsweise gewährleistet einen fehlerfreien und konformen Prozess und eliminiert das Risiko menschlicher Fehler, die beim manuellen Hinzufügen dieser Details und der Durchführung von Tagessatzberechnungen leicht auftreten können.
Yokoy ermöglicht die Kostenverfolgung in Echtzeit und sorgt für vollständige Transparenz der monatlichen Ausgaben pro Zweigstelle, Einheit und auf Unternehmensebene. Anhand der Berichte lässt sich leicht erkennen, ob eine Reise unter die Drei-Monats-Regel fällt oder nicht und ob Tagespauschalen gelten.
Nächste Schritte
In einer sich schnell entwickelnden Finanzlandschaft ist die Kenntnis von Vorschriften wie der Drei-Monats-Regel ein wirksames Instrument, um ein effizientes und gesetzeskonformes Ausgabenmanagement sicherzustellen.
Lösungen wie Yokoy bieten unschätzbare Hilfe bei der Bewältigung der Feinheiten dieser Regel und sorgen für Klarheit und Compliance in einer ansonsten komplexen Landschaft.
Wenn Sie das Yokoy Expense-Modul in der Praxis sehen möchten, können Sie unten eine Demo buchen.
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