Direkte vs. indirekte Ausgaben: Hauptunterschiede und Erkennen von Einsparmöglichkeiten
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Growth Marketing Manager
Sowohl direkte als auch indirekte Ausgaben fallen unter das Dach der Beschaffungsfunktionen. Bei den direkten Ausgaben handelt es sich um Materialien, die für den späteren Verkauf an Kunden bestimmt sind, während bei den indirekten Ausgaben Ausgaben wie Büromaterial oder Miete erfasst werden, die das Geschäft hinter den Kulissen aufrechterhalten.
Das Verständnis der Unterschiede zwischen diesen beiden Kategorien geht jedoch über die bloße Kategorisierung in den Finanzunterlagen Ihres Unternehmens hinaus.
Dies kann erhebliche Auswirkungen auf die Leistung Ihres Unternehmens haben, unabhängig davon, ob Sie in den Bereichen Supply Chain Management, Finanzen oder Beschaffung tätig sind oder eine Führungsposition innehaben.
Werfen wir nun einen genaueren Blick auf die Unterschiede zwischen direkten und indirekten Ausgaben und erkunden wir, wie Ausgabenmanagement-Software Ihnen dabei helfen kann, Einsparmöglichkeiten in diesen beiden Kategorien zu ermitteln.
Was ist der Unterschied zwischen direkten und indirekten Ausgaben?
Der wichtigste Unterschied zwischen direkten und indirekten Ausgaben liegt in der Art und Weise, wie sie verwaltet werden. Bei der indirekten Beschaffung stehen vor allem Kosteneinsparungen im Vordergrund, während bei der direkten Beschaffung ein starker Schwerpunkt auf Lieferantenmanagement und Änderungsmanagement gelegt wird.
Daher konzentriert sich die Direktbeschaffung stärker auf:
- Pflege dauerhafter, strategischer Partnerschaften mit wichtigen Lieferanten
- Aufbau einer zuverlässigen und vorhersehbaren Lieferkette und eines Produktionsablaufs
- Zusammenarbeit mit Lieferanten, die für die Bereitstellung erstklassiger Qualität bekannt sind
Andererseits konzentriert sich die indirekte Beschaffung stärker auf:
- Geschäftsausgaben effizient verwalten und analysieren
- Identifizieren von Möglichkeiten zur Kosteneinsparung bei gleichzeitiger Wahrung von Qualitätsstandards
- Straffung und Optimierung verschiedener indirekter Ausgabenkategorien
Hier finden Sie eine detailliertere Übersicht über direkte und indirekte Ausgaben.
Was sind Direktausgaben?
Direkte Ausgaben oder direkte Beschaffung beziehen sich auf die Mittel, die für den Erwerb von Rohstoffen und Artikeln bereitgestellt werden, die für die Herstellung des Endprodukts unerlässlich sind. Wer sich mit Finanzberichten auskennt, wird dies als integralen Bestandteil der Herstellungskosten (COGS) erkennen.
Nehmen wir zum Beispiel das Beispiel eines Fahrradherstellers. Um ein Fahrrad herzustellen, müssen sie wesentliche Komponenten wie Metallrahmen, Reifen, Bremsen und die unverzichtbaren Glocken für den Lenker beschaffen.
Diese Komponenten sind für die Umsatzgenerierung des Unternehmens unverzichtbar, da ohne sie ein Vertrieb nicht möglich wäre. Sie tragen direkt zum Einkommen des Unternehmens bei. Ebenso könnte eine Kosmetikmarke Lippenstifttuben von einem Lieferanten und Mascara von einem anderen beziehen, die beide in die Kategorie der direkten Kosten fallen.
Unabhängig davon, wo Ihr Unternehmen in der Lieferkette steht, werden alle Ausgaben, die direkt mit der Produktion physischer Produkte und zukünftigen Verkäufen verbunden sind, als direkte Ausgaben klassifiziert.
Was sind indirekte Ausgaben?
Die indirekte Beschaffung umfasst im Wesentlichen die Ausgaben, die mit fast allem anderen verbunden sind. Wenn eine Ausgabe keinen direkten Zusammenhang mit der Generierung von Einnahmen hat, fällt sie in die Kategorie der indirekten Ausgaben. In der Gewinn- und Verlustrechnung werden diese Aufwendungen in der Regel als Betriebsausgaben kategorisiert.
Nehmen wir zum Beispiel den Fahrradhersteller. Möglicherweise fallen indirekte Kosten für Dinge wie Kaffee im Pausenraum, Computermonitore für neue Mitarbeiter und Reisen an.
Während diese Kosten eine entscheidende Rolle bei der Umsatzgenerierung des Unternehmens spielen, ist es unmöglich, einen für einen neuen Monitor ausgegebenen Dollar direkt mit dem durch einen Verkauf erzielten Dollar zu verknüpfen. Daher werden diese Aufwendungen als indirekt eingestuft.
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Wie wirkt sich dies auf die Ausgabenverwaltungsaktivitäten aus?
Die Herkunft der verschiedenen Ausgabenarten hat erheblichen Einfluss darauf, wie sie verwaltet werden.
Organisatorischer Aufbau
In den meisten Unternehmen überwachen zentralisierte Beschaffungs- und Lieferkettenteams typischerweise die Verwaltung der direkten Kosten. Kategoriemanager innerhalb zentraler Beschaffungsteams konzentrieren sich auf bestimmte Ausgabenbereiche, d. h. Waren und Materialien.
Branchen wie Fertigung, Vertrieb und Einzelhandel sind in hohem Maße auf ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) angewiesen, um die Produktnachfrage zu analysieren und Bestellungen für die erforderlichen Direktmaterialien einzuleiten.
Sobald das ERP den Bedarf für einen Kauf erkennt, greift ein Käufer ein, um den Bestellprozess zu verwalten, einschließlich Verhandlungen mit Lieferanten. Die Bewältigung dieser Änderungen, wie etwa Verschiebungen bei Versandterminen, -mengen oder -preisen, stellt für die direkten Beschaffungsteams eine Herausforderung dar.
Im Gegensatz dazu folgen indirekte Ausgaben tendenziell einem dezentralen und fragmentierten Ansatz, an dem häufig verschiedene interne Interessengruppen beteiligt sind, die mit separaten Budgets und Ausgabenprotokollen arbeiten.
Beschaffungsexperten, die sich mit indirekten Kosten befassen, überwachen in erster Linie die von den Mitarbeitern verursachten Ausgaben. Wenn beispielsweise das Headset eines Mitarbeiters kaputt geht oder ein Teammitglied verreisen muss, gelten dies als indirekte Kosten, die eskalieren können, wenn sie nicht sorgfältig überwacht werden.
Da die indirekte Ausgabenverwaltung in der Regel über das gesamte Unternehmen verstreut ist, können die Erstellung von Rahmenvereinbarungen und die Verwendung einer speziell für die Zentralisierung von Ausgaben entwickelten Ausgabenverwaltungssoftware die Effizienz und Compliance erheblich verbessern und zu Kosteneinsparungen führen.
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Lieferantenbeziehungsmanagement
Direkte Ausgaben legen einen größeren Fokus auf die Verwaltung von Lieferantenbeziehungen. Die Kommunikation mit Lieferanten erfolgt häufig über Kanäle wie E-Mail und Telefonanrufe, wobei Änderungen in Tabellenkalkulationen und PDFs nachverfolgt werden.
Verspätete Lieferungen können die Produktion stören, zu Verzugsgebühren führen oder beschleunigte Bestellungen erforderlich machen, was möglicherweise das Vertrauen der Kunden schädigen kann. Einkäufer spezialisieren sich häufig auf bestimmte Bereiche direkter Ausgaben und werden zu Category Managern.
Im Gegensatz dazu verwalten indirekte Beschaffungsteams überwiegend interne Stakeholder und können zu einigen Anbietern engere Beziehungen aufbauen. Große Unternehmen können durch strategische Beschaffungspartnerschaften Einsparungen erzielen, beispielsweise durch die Konsolidierung von Einkäufen, um sich Rabatte zu sichern.
Bestandsverwaltung
Bei der Bestandsverwaltung geht es darum, den Überblick über Ihre verfügbaren Materialien und deren Lagerorte zu behalten und die erforderlichen Mengen vorherzusagen.
Im Bereich der Direktbeschaffung ist die Bevorratung von Materialien von entscheidender Bedeutung, um einen reibungslosen Produktionsprozess zu gewährleisten und Verzögerungen zu vermeiden. Im Gegensatz dazu reagiert die indirekte Beschaffung auf die Nachfrage, d. h. Einkäufe werden nach Bedarf getätigt, was zu geringeren Lagerbeständen und damit verbundenen Kosten führt.
KPIs und Leistungsmessung
Aufgrund der unterschiedlichen Prozesse unterscheiden sich die Maßstäbe zur Erfolgsmessung zwischen direkter und indirekter Beschaffung.
Indirekte Beschaffung wird typischerweise an Kosteneinsparungen gemessen.
Im Direkteinkauf wird dagegen vor allem die Fähigkeit beurteilt, Kundenaufträge termingerecht und vollständig zu erfüllen. Die Bestandsverwaltung ist bei Direktausgaben von entscheidender Bedeutung, da ungenutzte Bestände Kosten verursachen und den Cashflow binden.
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Technologie- und Softwareanforderungen
Branchen mit einem starken Schwerpunkt auf indirekten Ausgaben, wie etwa die Finanzabteilungen großer globaler Unternehmen, profitieren oft stark von der Implementierung von E-Procurement-Lösungen oder einer auf ihre spezifischen Bedürfnisse zugeschnittenen Beschaffungssoftware.
Diese Softwarelösungen spielen eine entscheidende Rolle bei der Rationalisierung des Beschaffungsprozesses und der Gewährleistung eines effizienten Ausgabenmanagements.
Für Finanzexperten wie CFOs und Leiter der Bereiche Finanzen, Buchhaltung und Controlling kann die Bedeutung dieser Tools nicht genug betont werden. Sie bieten eine zentrale Plattform, auf der zugelassene Anbieter einfach verwaltet und abgerufen werden können.
Diese Zentralisierung vereinfacht nicht nur den Beschaffungsprozess, sondern verbessert auch die Kontrolle und Transparenz der Ausgabenmuster.
Andererseits verlassen sich Branchen mit erheblichem Bedarf an Direktausgaben traditionell auf manuelle Methoden wie Tabellenkalkulationen und E-Mail für die Lieferantenkommunikation. Obwohl dieser Ansatz bekannt ist, kann er häufig zu Ineffizienzen, Fehlern und mangelnder Transparenz im Beschaffungsprozess führen.
Ausgabenmanagementlösungen wie Yokoy bieten einen ausgefeilteren Ansatz. Sie ermöglichen die Automatisierung von AP- und T&E-Aufgaben, sodass sich Finanzexperten auf strategischere Aktivitäten konzentrieren können.
Darüber hinaus können sie KI und Automatisierung integrieren, um die Lieferantenauswahl zu optimieren, bessere Konditionen auszuhandeln und sogar potenzielle Kosteneinsparmöglichkeiten zu identifizieren.
Ausgabenmanagement und Auswirkungen auf das Endergebnis
Sowohl direkte als auch indirekte Ausgaben spielen eine entscheidende Rolle bei der Auswirkung des Ausgabenmanagements auf das Endergebnis. Durch die Reduzierung der Ausgaben wird die Umsatzeinbehaltung erhöht und die Rentabilität gesteigert.
Indirekte Ausgaben konzentrieren sich stark auf das Ausgabenmanagement, da sie innerhalb einer Organisation eine Verschwendungsquelle darstellen können. Um das Endergebnis positiv zu beeinflussen, ist es wichtig, die indirekten Ausgaben unter Kontrolle zu halten.
Direktausgaben wirken sich nicht nur auf die Rentabilität, sondern auch auf den Umsatz aus und wirken sich auf die Fähigkeit eines Unternehmens aus, Einnahmen zu generieren und zu realisieren. Verzögerungen oder Fehler bei der Materialbeschaffung können den Produktversand, die Abrechnung und die Umsatzrealisierung behindern. Verspätete oder falsche Bestellungen können die Kundenbeziehungen und den damit verbundenen kontinuierlichen Umsatz gefährden.
In manchen Branchen, etwa im verarbeitenden Gewerbe, im Vertrieb und im Direktvertrieb, haben direkte Ausgaben einen weitaus größeren Einfluss auf den Geschäftserfolg als indirekte Ausgaben.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass es zwar mehrere Unterschiede zwischen direkten und indirekten Ausgaben gibt, die wichtigste Erkenntnis ist jedoch, dass einige Branchen den direkten Ausgaben höhere Priorität einräumen als andere. Beschaffungsstrategien variieren, und in einigen Fällen kann ein einheitlicher Ansatz ausreichen, während in anderen Fällen maßgeschneiderte Lösungen unerlässlich sind.
Identifizieren von Einsparmöglichkeiten mit Ausgabenmanagement-Software
Ausgabenverwaltungssoftware ist ein wichtiges Tool, das auf die Kernziele Effizienz, Kontrolle und Transparenz ausgerichtet ist. So können Sie Einsparmöglichkeiten sowohl bei direkten als auch bei indirekten Ausgaben entdecken:
Automatisierung und Effizienz
Durch die Automatisierung routinemäßiger Beschaffungsaufgaben wie die Erstellung von Bestellungen und die Rechnungsverarbeitung gewinnen Sie wertvolle Zeit für Ihre Finanzexperten.
Beispielsweise kann das Rechnungsmodul von Yokoy den gesamten Kreditorenbuchhaltungsprozess übernehmen, von der Rechnungserfassung und -validierung bis hin zur Genehmigung und Zahlung. Die KI-Technologie stellt sicher, dass Fehler wie ungenaue Daten oder Duplikate in Echtzeit erkannt werden und Fehlzahlungen verhindert werden.
Gleichzeitig tragen die automatisierten Rechnungsgenehmigungsworkflows zur Durchsetzung der Governance bei und verhindern Verzögerungen bei Genehmigungen und Lieferantenzahlungen. Dies hilft Unternehmen dabei, bessere Konditionen mit Anbietern auszuhandeln.
Darüber hinaus kann Rechnungsverwaltungssoftware wie Yokoy den Abgleich von Rechnungen mit Bestellungen und Belegen automatisieren und so den 2-Wege-, 3-Wege- und 4-Wege-Abgleichsprozess beschleunigen. Dies spart erheblich Zeit und sorgt für einen reibungslosen Kreditorenbuchhaltungs- und Procure-to-Pay-Prozess.
Diese Effizienz kann in strategische Aktivitäten wie Lieferantenverhandlungen über direkte Ausgaben oder die Prüfung indirekter Ausgabenkategorien auf potenzielle Einsparungen kanalisiert werden.
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Automatisierte Rechnungs-verarbeitung
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Datengesteuerte Erkenntnisse
Mit einer Spend-Management-Software können Sie große Datenmengen aus Ihren Beschaffungsprozessen sammeln und analysieren. Diese Daten können Trends, Anomalien und Bereiche aufdecken, in denen Kosteneinsparungen erzielt werden können.
Bei Direktausgaben hilft es Ihnen, Lieferantenbeziehungen und Produktionsabläufe zu optimieren. Bei indirekten Ausgaben werden Bereiche identifiziert, in denen Kosten gesenkt werden können, ohne dass die Qualität darunter leidet.
Sichtbarkeit und Kontrolle
Die Ausgabenverwaltungssoftware bietet Echtzeit-Einblick in Ihre Ausgabenmuster. Für die Direktbeschaffung bedeutet dies sofortigen Zugriff auf Lieferantenleistungskennzahlen und Einblicke in die Lieferkette.
Bei indirekten Ausgaben können Sie die Ausgaben abteilungsübergreifend überwachen und Bereiche identifizieren, in denen Konsolidierung und Optimierung zu Kosteneinsparungen führen können.
Compliance und Risikomanagement
Die Sicherstellung von Compliance und die Minderung von Risiken sind in der Finanz- und Beschaffungswelt von größter Bedeutung. Mithilfe einer Ausgabenverwaltungssoftware können Sie die Einhaltung von Beschaffungsrichtlinien und -vorschriften durchsetzen, unabhängig davon, ob es sich um direkte Materialien oder indirekte Ausgaben handelt. Durch die Reduzierung von Fehlern und Betrug wird die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens geschützt.
Zusammenarbeit mit Lieferanten
Für Direktausgaben ist die Pflege starker, langfristiger Partnerschaften mit wichtigen Lieferanten von entscheidender Bedeutung. Spend-Management-Software bietet eine Plattform für die effiziente Kommunikation und Zusammenarbeit mit Ihren Lieferanten und fördert so bessere Beziehungen, die zu Kosteneinsparungsmöglichkeiten führen können. Bei indirekten Ausgaben rationalisiert es den Genehmigungsprozess für Einkäufe und stellt sicher, dass nur notwendige Ausgaben anfallen.
Maßgeschneiderte Berichterstattung
Mit maßgeschneiderten Berichtsfunktionen innerhalb der Ausgabenverwaltungssoftware können Sie die wichtigsten Leistungsindikatoren Ihres Unternehmens verfolgen. Unabhängig davon, ob Sie sich auf Kennzahlen zur pünktlichen Lieferung direkter Materialien oder auf Kosteneinsparungsprozentsätze für indirekte Ausgaben konzentrieren, können Sie mit diesen Berichten datengesteuerte Entscheidungen treffen.
Next steps
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass direkte und indirekte Ausgaben zwar ihre Nuancen haben, das gemeinsame Ziel der Ausgabenminimierung jedoch mit den Zielen von Finanzexperten, CFOs und Leitern der Finanz- und Buchhaltungsabteilung übereinstimmt.
Eine Ausgabenverwaltungssoftware kann Ihnen dabei helfen, dieses Ziel zu erreichen, indem sie Einsparmöglichkeiten identifiziert, Prozesse rationalisiert und die Einhaltung von Vorschriften gewährleistet.
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