Betrugsbekämpfung in der Kreditorenbuchhaltung – ein umfassender Leitfaden für Sie
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Möglicher Betrug in der Kreditorenbuchhaltung (engl. Accounts Payable, AP) bleibt eine weit verbreitete Bedrohung für alle Unternehmen – vom Kleinbetrieb bis zum Großkonzern. Aus dem AFP® Payments Fraud and Control Survey Report 2021 geht hervor, dass fast 71 Prozent der Unternehmen im Jahr 2021 damit konfrontiert waren. Wie ernst dieses Problem ist, zeigt die Studie der Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) aus dem Jahr 2022: Demnach liegt der durchschnittliche Verlust pro Betrugsfall bei fast 1,4 Millionen Pfund, was 5 Prozent des Jahresumsatzes entspricht. Diese Schäden sind häufig auf unzureichende interne Kontrollen zurückzuführen. Angesichts dieser Herausforderungen bieten KI und Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung vielversprechende Lösungen zur wirksamen Bekämpfung von AP-Betrug.
Diese Technologien automatisieren Compliance-Prüfungen, vereinfachen die Rechnungsverarbeitung und optimieren die Audit-Funktionen. Dadurch lassen sich Risiken reduzieren und die betriebliche Effizienz steigern.
Mit fortschrittlichen KI-gestützten Lösungen kann Ihr Unternehmen die Prozesse in der Kreditorenbuchhaltung verbessern, die Sicherheitsmaßnahmen erhöhen, das Risiko von Betrug minimieren, die Präzision verbessern und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherstellen.
Verschiedene Betrugsarten im Überblick
Bei Betrug durch Lieferanten, Kunden oder organisierte Verbrechergruppen ist Ihr Unternehmen stets einem erheblichen, aber nicht unüberschaubaren Risiko ausgesetzt. Um wirksame Sicherheitsmaßnahmen zu implementieren, ist es wichtig, die unterschiedlichen Betrugsarten zu verstehen. Sehen wir uns einige der gängigsten Betrugsmethoden genauer an.
1. Abrechnungsbetrug
Bei Abrechnungsbetrug handelt es sich um gezielte Manipulationen durch Externe. Ziel ist es, die Fakturierungs- und Zahlungsverfahren eines Unternehmens zu manipulieren, um unberechtigte finanzielle Vorteile zu erzielen.
So funktionieren diese Methoden:
- Fiktive Lieferanten: Betrüger gründen Scheinfirmen und stellen Rechnungen für Waren oder Dienstleistungen aus, die nie geliefert wurden.
- Überhöhte Rechnungen: Rechtmäßige Anbieter stellen überhöhte Rechnungen aus oder berechnen nicht erbrachte Leistungen.
- Preisaufstockung: Die Anbieter berechnen zu viel für Waren oder Dienstleistungen und rechtfertigen die überhöhten Kosten oft, um keinen Verdacht zu wecken.
2. Rechnungsbetrug
Dabei werden gefälschte Rechnungen eingereicht, um ein Unternehmen zu Zahlungen für nicht existierende Waren oder Dienstleistungen zu verleiten.
So funktionieren diese Methoden:
- Scheinfirmen: Die Betrüger gründen Scheinunternehmen und versenden falsche Rechnungen, die rechtmäßig wirken.
- Identitätsdiebstahl: Die Betrüger geben sich als Verkäufer aus und reichen Rechnungen mit manipulierten Zahlungsangaben ein.
- Umleitung von Zahlungen: Echte Rechnungen werden abgefangen und so verändert, dass betrügerische Zahlungen auf Konten umgeleitet werden.
3. Doppelte Rechnungen
Eine doppelte Rechnungsstellung liegt vor, wenn ein Unternehmen dieselbe Rechnung mehr als einmal bezahlt, was häufig auf Manipulation oder Versehen zurückzuführen ist.
So funktionieren diese Methoden:
- Abrechnungsmanipulation: Betrüger reichen doppelte Rechnungen mit geringfügigen Änderungen ein, um eine Entdeckung zu verhindern.
- Buchungsfehler: Unternehmen, die ihre Rechnungen nur unzureichend verfolgen, bezahlen dieselbe Rechnung möglicherweise versehentlich mehrfach.
4. Scheckbetrug
Dabei werden Schecks unbefugt verwendet oder verändert, um unrechtmäßig Geld abzuheben.
So funktionieren diese Methoden:
- Urkundenfälschung: Die Betrüger fälschen Unterschriften oder manipulieren Angaben zu Zahlungsempfängern und Beträgen auf rechtmäßigen Schecks.
- Gefälschte Schecks: Kriminelle stellen Scheckfälschungen her und lösen sie ein.
- Scheckreiterei: Betrüger stellen Schecks zwischen Konten mit nicht ausreichender Deckung aus, um die Zeit bis zur Einlösung der Schecks auszunutzen.
5. ACH-Betrug
Beim Automated Clearing House (ACH)-Betrug handelt es sich um nicht genehmigte elektronische Überweisungen vom Bankkonto eines Unternehmens.
So funktionieren diese Methoden:
- Kontoübernahme: Cyberkriminelle verschaffen sich Zugang zu Bankdaten und veranlassen nicht genehmigte Überweisungen.
- Social Engineering: Betrüger verleiten Mitarbeiter dazu, Kontodaten anzugeben oder betrügerische Transaktionen zu genehmigen.
- Phishing: Betrüger nutzen betrügerische E-Mails oder Websites, um an vertrauliche Bankdaten zu gelangen.
6. Betrug bei Spesenerstattungen
Dies liegt vor, wenn externe Akteure wie Lieferanten oder Auftragnehmer falsche Abrechnungen für Geschäftsausgaben einreichen.
So funktionieren diese Methoden:
- Fiktive Ausgaben: Lieferanten reichen Anträge für Ausgaben ein, die nie getätigt wurden.
- Überhöhte Kosten: Tatsächliche Ausgaben werden übertrieben dargestellt, um eine höhere Erstattung zu erhalten.
- Doppelte Anträge: Dieselbe Ausgabe wird mehrfach zur Erstattung eingereicht.
7. Korruption
Bei Schmiergeldzahlungen bieten Anbieter oder Auftragnehmer Anreize, um sich geschäftliche Aufträge oder eine vorteilhafte Behandlung zu sichern. Sie nutzen menschliches Fehlverhalten für überhöhte Kosten oder minderwertige Leistungen aus.
So funktionieren diese Methoden:
- Bestechungsgelder: Lieferanten bieten Mitarbeitern Bargeld, Geschenke oder andere Anreize, um Aufträge zu erhalten oder eine bevorzugte Verarbeitung von Rechnungen sicherzustellen.
- Überhöhte Preise: Mitarbeiter lassen höhere Preise oder minderwertige Waren/Dienstleistungen im Austausch gegen Schmiergeld zu.
- Exklusive Verträge: Anbieter sichern sich durch Schmiergelder Exklusivverträge, was den Wettbewerb verringert und die Kosten erhöht.
Achten Sie auf diese Warnsignale für Betrug
Viele verdächtige Aktivitäten lassen sich unmittelbar aufdecken – wenn Sie und Ihr Team wissen, worauf zu achten ist. Daher ist das Erkennen und Verstehen von Warnsignalen entscheidend, um Betrug in der Kreditorenbuchhaltung aufzuspüren und zu verhindern.
- Lieferanten mit ähnlichen Namen: Mehrere Lieferanten, deren Namen sich stark ähneln, können auf Versuche hindeuten, falsche Lieferanten oder eine Verwechslung zu kreieren, um betrügerische Transaktionen zu verschleiern.
- Lieferanten mit ähnlichen Adressen: Ähnliche Adressen für verschiedene Lieferanten könnten auf fiktive Unternehmen oder Versuche hinweisen, um betrügerische Aktivitäten zu verbergen.
- Einzelne Lieferanten mit sehr hohen Zahlungen: Ungewöhnlich hohe Zahlungen an einen einzelnen Lieferanten können auf betrügerische Machenschaften wie Schmiergelder, überhöhte Rechnungen oder fiktive Rechnungen hinweisen.
- Unprofessionelle Rechnungen: Rechnungen ohne ordnungsgemäße Formatierung oder Logos, mit Rechtschreib- und Grammatikfehlern oder von nicht geschäftlichen E-Mail-Adressen können auf Betrugsversuche durch gefälschte Dokumente hindeuten.
- Gerundete Beträge: Rechnungen, die konsequent auf ganze Beträge gerundet werden, können auf Betrug hindeuten, da legitime Transaktionen in der Regel exakte, “krumme” Beträge enthalten, die den tatsächlichen Kosten entsprechen.
Wichtige Leistungskennzahlen für die Erkennung von AP-Betrug
Die Überwachung der folgenden Kennzahlen gibt Ihnen Einblicke in potenzielle Unregelmäßigkeiten und hilft Ihrem Unternehmen, Betrug effektiv zu erkennen und zu verhindern.
- Zeit für die Rechnungsgenehmigung: Kurze oder unregelmäßige Genehmigungszeiten können auf die Umgehung von Kontrollen hinweisen.
- Fehlerquote bei Zahlungen: Hohe Fehlerquoten bei Zahlungen können auf mangelhafte Kontrollen oder bewusste Manipulationen hinweisen.
- Anteil doppelter Zahlungen: Ein hoher Anteil an Doppelzahlungen deutet auf möglichen Betrug oder Ineffizienz hin.
- Konzentration der Lieferanten: Ein erheblicher Anteil der Zahlungen an einige wenige Lieferanten kann auf Günstlingswirtschaft oder mögliche Absprachen hindeuten.
- Anteil der Zahlungen an neue Lieferanten: Zahlungen an neue Lieferanten können auf betrügerische Aktivitäten wie die Gründung von Scheinfirmen hinweisen.
- Durchschnittliche Zahlung pro Lieferant: Erhebliche Abweichungen von den üblichen Beträgen können auf betrügerische Handlungen hinweisen.
- Dauer von der Rechnung bis zur Zahlung: Ungewöhnlich kurze oder lange Zeiträume können auf übereilte Zahlungen oder absichtliche Verzögerungen zu Betrugszwecken hinweisen.
- Verhältnis von Rechnungen mit Bestellung zu Rechnungen ohne Bestellung: Ein niedriges Verhältnis zwischen Rechnungen mit Bestellung und Rechnungen ohne Bestellung kann auf nicht genehmigte Ausgaben hindeuten.
- Abweichungen bei Rechnungen: Eine hohe Quote von Unstimmigkeiten kann auf Abrechnungsfehler oder betrügerische Aktivitäten hinweisen.
- Einhaltung der Zahlungsbedingungen: Abweichungen von den vereinbarten Zahlungsbedingungen können auf nicht genehmigte Transaktionen oder Cashflow-Manipulationen hinweisen.
Maßnahmen zur Betrugsprävention
In den folgenden Schritten erläutern wir, was Sie und Ihr AP-Team unternehmen können, um Betrüger an ihren Taten und einer Schädigung Ihres Unternehmens zu hindern. Einige Maßnahmen mögen komplex klingen, aber mit den geeigneten Tools und der passenden Verwaltungssoftware können Sie zusätzliche Arbeit vermeiden und sogar bisher ineffektive Arbeitsweisen abstellen.
Rationalisierung des AP-Genehmigungsprozesses
Zur Optimierung Ihres Freigabeprozesses in der Kreditorenbuchhaltung gehört es, jeden Schritt vom Rechnungseingang bis zur Zahlung zu definieren und zu standardisieren. Dies trägt dazu bei, Durchgängigkeit zu gewährleisten und Fehler zu reduzieren. Automatisierung spielt dabei eine entscheidende Rolle: Eine Software für die Kreditorenbuchhaltung umfasst die Dateneingabe, die Erfassung der Rechnungen und die Weiterleitung der Genehmigungen, so dass die Verarbeitung beschleunigt und die manuelle Arbeit minimiert wird.
Die Festlegung klarer Freigabewerte auf der Grundlage von Rechnungsbeträgen gewährleistet eine angemessene Überwachung, insbesondere bei umfangreichen Zahlungen. Die Bereitstellung von Echtzeit-Transparenz über den Rechnungsstatus durch Dashboards hilft den Beteiligten, Schwachstellen zu erkennen und schnell zu beheben. Effektive Kommunikations- und Kollaborationstools, die in das System für die Kreditorenbuchhaltung integriert sind, ermöglichen nahtlose Abstimmungen und die gemeinsame Nutzung von Unterlagen, was den Prozess weiter rationalisiert.
Bessere Kontrollen und effizientes Lieferantenmanagement
Die Stärkung der unternehmensinternen Kontrollen ist für die Sicherheit der Zahlungsverarbeitung unerlässlich. Dazu gehört die Trennung von Funktionen, damit niemand mehrere Aspekte des Prozesses kontrollieren kann, sowie die Durchführung regelmäßiger Audits, um nicht autorisierte Transaktionen und Betrug aufzudecken.
KI und Tools für maschinelles Lernen helfen bei der Analyse von Zahlungsmustern, um Anomalien proaktiv zu erkennen und zu beheben. Die effektive Verwaltung der Lieferantendaten durch die Führung einer bereinigten und korrekten Datenbank und die Durchsetzung strenger Richtlinien für Aktualisierungen verhindert Fehler und nicht autorisierte Einträge. Die Überwachung von KPIs, wie die bereits erwähnten, und die kontinuierliche Schulung der Mitarbeiter in den neuesten Prozessen und Techniken zur Betrugsprävention sorgen für eine kontinuierliche Verbesserung und Stabilität des Workflows.
Regelmäßige Audits
Regelmäßige Audits sind für die Aufrechterhaltung der Integrität und Effizienz der Kreditorenbuchhaltung unerlässlich. Sie tragen dazu bei, Fehler und Betrug aufzudecken, die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten und Prozessoptimierungen aufzuzeigen.
Zu den wichtigsten Prüfungen gehören die Durchsicht von Finanzunterlagen, von Zahlungsgenehmigungen und internen Abläufen. Audits können sich intern, extern, auf die Einhaltung von Vorschriften oder auf Betriebsabläufe konzentrieren.
Zu den bewährten Vorgehensweisen bei Audits gehört es, sie in regelmäßigen Abständen zu planen, sich auf Bereiche mit hohem Risiko zu konzentrieren, die Ergebnisse umfassend zu dokumentieren und die festgestellten Probleme nachzuverfolgen. Die Durchführung regelmäßiger Audits bietet eine systematische Möglichkeit, sich vor finanziellen Unstimmigkeiten zu schützen und die Leistung der Finanzbuchhaltung insgesamt zu verbessern.
Intelligente Prüfpfade
Intelligente Prüfpfade bieten eine detaillierte, chronologische Aufzeichnung aller Transaktionen und Änderungen innerhalb der Kreditorenbuchhaltung. Sie sind entscheidend für Transparenz, Rechenschaftspflicht und Betrugsaufdeckung.
Zu den Merkmalen effektiver Prüfpfade gehören eine automatische Protokollierung, eine umfassende Datenerfassung und eine Sicherung der Datenintegrität durch Nichtabstreitbarkeit (engl. non-repudiation). Zu den Vorteilen intelligenter Prüfpfade gehören eine verbesserte Aufdeckung von Betrug, eine höhere Konformität und eine eindeutige Dokumentation zur Beilegung von Streitigkeiten.
Um effektive Prüfpfade zu implementieren, wählen Sie eine Software mit zuverlässigen Protokollfunktionen, konfigurieren Sie diese so, dass relevante Handlungen erfasst werden, sichern Sie den Zugriff auf die Daten und überprüfen Sie die Protokolle regelmäßig. Die Integration von Prüfpfaden mit regelmäßigen Audits bietet eine umfassende Übersicht und hilft, die Sicherheit und Effizienz des Prozesses aufrechtzuerhalten.
Standardisieren Sie den Prozess der Lieferantenerfassung
Die Standardisierung des Prozesses zur Aufnahme von Lieferanten in die Kreditorenbuchhaltung ist für die Gewährleistung von Konsistenz, Präzision und Rechtskonformität unerlässlich. Durch die Erstellung dokumentierter Verfahren, die Implementierung einer zentralen Datenbank, die Definition strukturierter Workflows für die Genehmigung und die Festlegung von Validierungskriterien kann Ihr Unternehmen die Abläufe vereinfacehn, Fehler reduzieren, Betrugsrisiken verringern und die Gesamteffizienz steigern.
Kontinuierliche Überwachung, Schulung und Anpassung gewährleisten die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, eine optimale Pflege der Lieferantenbeziehungen – und somit ein effektives Finanz- und Betriebsmanagement.
Automatisieren Sie Ihren Zahlungsprozess
Die Automatisierung des Zahlungsprozesses in der Kreditorenbuchhaltung verbessert die Effizienz und Genauigkeit, senkt die Kosten, verbessert das Cashflow-Management, gewährleistet die Einhaltung von Vorschriften und schärft die Sicherheitsmaßnahmen. Durch den Einsatz von Automatisierungssoftware und die Optimierung von Arbeitsabläufen kann Ihr Unternehmen ein ausgezeichnetes Finanzmanagement erreichen und gleichzeitig die Ressourcen auf strategische Initiativen und Wachstum konzentrieren.
Betrugserkennung und -prävention mit KI von Yokoy
Die Yokoy-Lösung zur Automatisierung in der Kreditorenbuchhaltung stellt wichtige Werkzeuge zur Verfügung, um finanzielle Risiken zu reduzieren. Mit KI-gesteuerten Drei-Wege-Abgleichs- und -Validierungsprüfungen bietet Yokoy Ihrem Unternehmen eine hochmoderne Software zur Erkennung verdächtiger Aktivitäten und gewährleistet gleichzeitig finanzielle Transparenz und Sicherheit.
Automatisierte Compliance-Prüfungen
Bei automatisierten Compliance-Prüfungen in der Kreditorenbuchhaltung werden die Rechnungen mithilfe von Software auf vordefinierte Regeln und Vorschriften überprüft. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Dokumente den gesetzlichen und internen Compliance-Anforderungen entsprechen, bevor sie zur Zahlung freigegeben werden. Zu den automatisierten Prüfungen gehören die Validierung der Steuerkonformität, die Überprüfung der Vertragsbedingungen der Lieferanten, der Abgleich mit Bestellungen und die Überprüfung der internen Richtlinien.
Vollständig automatisierter Abgleich
Die vollautomatische Abstimmung vereinfacht den Abgleich von Zahlungen mit den entsprechenden Rechnungen und Bestellungen. Er gleicht die Finanzdaten automatisch ab. Das gewährleistet Genauigkeit und reduziert den manuellen Aufwand. Durch den Abgleich von Zahlungsdetails mit Rechnungsdaten und die Aktualisierung von Konten in Echtzeit werden Diskrepanzen minimiert und der Abgleich beschleunigt.
Benutzerdefinierte Arbeits- und Genehmigungsabläufe
Mithilfe individueller Workflows und Genehmigungsabläufe können Sie die Freigabe entsprechend den spezifischen Anforderungen und Hierarchien Ihres Unternehmens anpassen. Automatisierte Workflows leiten Rechnungen und Zahlungsfreigaben durch vordefinierte Schritte und gewährleisten so Konsistenz und Transparenz. Durch diese Anpassung können Sie komplexe Strukturen und Anforderungen an Genehmigungen berücksichtigen und die Effizienz verbessern.
Integrierte Sicherheit
Zu den integrierten Sicherheitsfunktionen in der Kreditorenbuchhaltung gehören die Verschlüsselung sensibler Finanzdaten, eine sichere Authentifizierung der Benutzer und Zugangskontrollen. Diese Maßnahmen schützen vor unbefugtem Zugriff, Betrug und Datenmissbrauch. Durch die Einhaltung von Branchenstandards und -vorschriften wird sichergestellt, dass sensible Finanzdaten während des gesamten Zahlungsprozesses vertraulich und sicher bleiben.
Detaillierte Ausgabenkontrollen
Ihr Unternehmen kann detaillierte Ausgabenlimits, Einschränkungen und Genehmigungen für verschiedene Kategorien oder Ausgabe-Kategorien festlegen. Automatische Warnungen und Benachrichtigungen informieren ausgewählte Teammitglieder, wenn Ausgabelimits erreicht oder überschritten werden, um die Budgeteinhaltung durchzusetzen und übermäßige Ausgaben zu verhindern.
Automatisierter Abgleich
Der automatisierte Abgleich vergleicht Rechnungen mit den entsprechenden Bestellungen und weiteren Dokumenten. Er überprüft Mengen, Preise und andere Details, um Genauigkeit und Konsistenz zu gewährleisten, bevor die Rechnungen zur Zahlung freigegeben werden. Ein dreifacher Abgleich reduziert Fehler, beschleunigt die Rechnungsverarbeitung und verbessert die Beziehungen zu den Lieferanten, indem Zahlungsverzögerungen minimiert werden.
Intelligente Codierung von Einzelposten
Die intelligente Codierung von Einzelposten kategorisiert automatisch Rechnungspositionen auf der Grundlage vordefinierter Regeln und Kategorien. Sie ordnet Kostenstellen, Hauptbuchkonten und Projektcodes genau zu und vereinfacht so Ihre Buchhaltungs- und Berichtsprozesse. Durch diese Automatisierung werden Fehler bei der manuellen Dateneingabe vermieden, die Genauigkeit von Finanz- und Spesenberichten verbessert und die Datenanalyse beschleunigt.
Vollständige Unterstützung der elektronischen Rechnungsstellung (E-Invoicing)
Die vollständige Unterstützung von E-Invoicing ermöglicht den elektronischen Austausch von Rechnungen zwischen Lieferanten und Käufern in einem standardisierten Format. Dadurch werden papierbasierte Prozesse eliminiert, die Bearbeitungszeiten für Rechnungen verkürzt und die Datengenauigkeit erhöht. Die Integration in E-Invoicing-Netzwerke und -Plattformen gewährleistet eine nahtlose Übermittlung von Rechnungen und fördert so die Effizienz und Nachhaltigkeit im Rechnungswesen.
Multi-Entity-Unterstützung
Die Unterstützung mehrerer Einheiten ermöglicht es Ihrem Unternehmen, die Kreditorenbuchhaltung von Tochtergesellschaften, Abteilungen oder Standorten zentral zu verwalten und gleichzeitig separate Einheiten für die Buchhaltung beizubehalten. Die Finanzdaten werden zu Berichts- und Analysezwecken konsolidiert, während in den einzelnen Einheiten Autonomie und Compliance gewährleistet sind. Diese Fähigkeit eignet sich für komplexe Organisationsstrukturen, um die Finanzaufsicht und -kontrolle zu verbessern.
Datenanalyse in Echtzeit
Analysefunktionen in Echtzeit bieten sofortige Einblicke in die Finanzkennzahlen und Ausgabetrends. Die intuitiv bedienbaren Dashboard- und Reporting-Tools von Yokoy ermöglichen die Visualisierung von KPIs, wie Zeiten der Rechnungsbearbeitung, Zahlungsgenauigkeit und Cashflow-Prognosen. Dieser datengesteuerte Ansatz ermöglicht eine proaktive Entscheidungsfindung, identifiziert betriebliche Ineffizienzen und unterstützt Ihre strategischen Aktivitäten im Finanzmanagement.
Nächste Schritte
Die Yokoy-Lösung für das Rechnungsmanagement ist darauf ausgelegt, Betrug im Rechnungswesen effektiv zu verhindern. Die Automatisierung von Compliance-Prüfungen, der Einsatz robuster Sicherheitsmaßnahmen und die Echtzeitüberwachung und -warnung bei verdächtigen Aktivitäten tragen dazu bei. Mit umfangreichen Prüfprotokollen und der Integration von Tools zur Betrugserkennung sorgt Yokoy für Transparenz und verbessert die Möglichkeiten der Betrugserkennung. Buchen Sie eine Demo, um zu erfahren, wie Yokoy Ihre Kreditorenbuchhaltung optimieren, die Finanzkontrolle stärken und Ihr Unternehmen vor Betrugsrisiken schützen kann.
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