E-Invoicing Requirements in the EU, Switzerland, and the UK: A High-Level Overview
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Vorbei sind die Zeiten, in denen herkömmliche Papierrechnungen per Post verschickt wurden; E-Invoicing nutzt digitale Systeme, um Rechnungsdaten nahtlos von einer Plattform auf eine andere zu übertragen.
Aber was ist E-Invoicing (elektronische Rechnungen)? Und warum es von zunehmender Bedeutung für Finanzabteilungen?
Die elektronische Rechnungsstellung ist insbesondere bei B2B-Transaktionen von hervorgehobener Bedeutung ist, unabhängig von Unternehmensgröße und Branche.
Was ist E-Invoicing und wie funktioniert es?
E-Invoicing, auch elektronische Rechnungsstellung genannt, ermöglicht das elektronische Erstellen, Versenden, Empfangen und Verarbeiten von Rechnungen.
Am E-Invoicing-Prozess sind zwei Parteien beteiligt: der Lieferant, der die Rechnungen ausstellt, und der Rechnungsempfänger – entweder ein Kunde bei B2C-Transaktionen oder ein anderes Unternehmen bei Business-to-Business-Transaktionen.
Regeln für die elektronische Rechnungsstellung wirken sich auf mehrere Aspekte der Rechnungsverarbeitung aus:
- das Rechnungsformat – wie eine Rechnung aussehen muss
- die Erstellung von Rechnungen – wie Rechnungsinhalte ausgestellt werden sollen
- der Rechnungsversand – welchen Kanal oder welche Plattform Unternehmen nutzen sollten
- der Empfang und die Bearbeitung von Rechnungen – wie mit Rechnungen umgegangen werden sollte
Lassen Sie uns das etwas weiter aufschlüsseln.
Format und Struktur
Die EU-Richtlinie zur elektronischen Rechnungsstellung legt fest, in welchem Datenformat Rechnungen erstellt werden müssen, damit das automatische Auslesen der Rechnungsinformationen durch Computersysteme ermöglicht und eine die automatisierte Verarbeitung erleichtert.
Zu den gängigen Formaten gehören XML (Universal Extensible Markup Language), EDI (Electronic Data Interchange) oder andere standardisierte Formate wie UBL (Universal Business Language) oder JSON (JavaScript Object Notation). Diese Formate gewährleisten Konsistenz und ermöglichen Systemen die elektronische Verarbeitung von Rechnungen.
Es ist jedoch wichtig, die spezifischen Landesvorschriften zu prüfen, da es geringfügige Abweichungen bei den erforderlichen Formaten geben kann.
Die Erstellung von Rechnungen und die Einhaltung steuerrechtlicher Vorschriften
Unternehmen müssen sicherstellen, dass der Rechnungserstellungsprozess dem vorgeschriebenen Format folgt und alle Pflichtangaben enthält, die von den zuständigen Behörden verlangt werden.
In ihrer einfachsten Form muss eine elektronische Rechnung alle erforderlichen Angaben einer Papierrechnung enthalten. Folgende Informationen müssen enthalten sein:
Eindeutige Identifikationsnummer für jede Rechnung, allgemein als Rechnungsnummer bekannt.
Ausstellungsdatum der Rechnung
Zeitpunkt der Lieferung, der sich auf das Datum bezieht, an dem die Arbeit ausgeführt und/oder die Zahlung eingegangen ist.
- Vollständiger Name und Adresse des Lieferanten.
- Vollständiger Name und Adresse des Kunden.
- Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Lieferanten.
- Beschreibung der bereitgestellten Waren oder Dienstleistungen.
- Preis der Waren oder Dienstleistungen, vorzugsweise in zählbaren Einheiten angegeben.
- Menge oder Umfang der verkauften Waren.
- Der für die Waren oder Dienstleistungen geltende Mehrwertsteuersatz.
- Geschuldeter oder gezahlter Betrag, ohne Mehrwertsteuer.
- Gesamtbetrag der berechneten Mehrwertsteuer.
- Alle auf die Rechnung angewendeten Rabatte.
In einigen Ländern müssen elektronische Rechnungen möglicherweise bestimmte Steuerkonformitätsstandards erfüllen, wie sie beispielsweise in der E-Rechnungsverordnung der Europäischen Union festgelegt sind.
Authentifizierung und Integrität
Um die Authentizität und Integrität von E-Rechnungen sicherzustellen, werden häufig verschiedene Mechanismen eingesetzt. Mithilfe einer elektronischen Signatur oder digitaler Zertifikate kann der Absender authentifiziert und überprüft werden, ob die Rechnung während auf dem Übertragungsweg nicht manipuliert wurde.
Datenaustausch und Interoperabilität
E-Rechnungen sollten problemlos zwischen verschiedenen Systemen und Organisationen ausgetauscht und verarbeitet werden können. Die EU-Verordnung schreibt beispielsweise vor, dass E-Rechnungen über ein dafür vorgesehenes System gesendet und empfangen werden müssen, und dies ist eine zwingende Anforderung.
Interoperabilitätsstandards wie PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) elektronischen Rechnungsaustausch und die Verarbeitung von elektronischen Rechnungen über verschiedene Systeme hinweg.
Archivierung und Aufbewahrungsfristen
E-Rechnungen müssen in der Regel für einen bestimmten Zeitraum gespeichert und archiviert werden, um rechtlichen und prüfungsrechtlichen Anforderungen zu genügen. Die Speichermethoden können variieren, häufig handelt es sich jedoch um elektronische Archivierungssysteme, die die Integrität, Zugänglichkeit und langfristige Aufbewahrung der Rechnungen gewährleisten.
Es ist wichtig zu beachten, dass die spezifischen Vorschriften und Anforderungen für die elektronische Rechnungsstellung von Land zu Land unterschiedlich sein können. Daher ist es ratsam, die örtlichen Steuerbehörden zu konsultieren oder professionellen Rat einzuholen, um die Einhaltung der in Ihrem Land geltenden Vorschriften sicherzustellen.
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Was unterscheidet die elektronische Rechnungsstellung von der digitalen Rechnungsstellung?
Bei der elektronischen Rechnungsstellung handelt es sich nicht nur um die Digitalisierung von Rechnungen – z.B. durch das Einscannen von Rechnungen in Papierform und deren Umwandlung in ein PDF-Format oder der einfache Versand von PDF-Rechnungen.
Mit dem elektronischen Meldesystem setzt die öffentliche Verwaltung das Umsatzsteuergesetz wirksamer durch und fordert von Unternehmen die Einhaltung spezifischer Anforderungen verschiedener Gerichtsbarkeiten ein.
Obwohl sich sowohl digitale Rechnungen als auch E-Rechnungen auf Rechnungen in elektronischer Form beziehen, ist die Einhaltung der verschiedenen Vorschriften hier der entscheidende Aspekt und unterscheidet E-Rechnungen von der Rechnungsdigitalisierung.
Wer muss die Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung einhalten?
Die Umsetzung der Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung wirkt sich auf jedes Unternehmen aus, das Rechnungen von Kunden oder Lieferanten sendet oder empfängt, sodass die elektronische Rechnungsstellung für in der EU tätige Unternehmen zu einer Notwendigkeit wird.
Es gibt jedoch noch weitere Parteien, die die Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung einhalten sollten. Hier sind einige Beispiele:
- Lieferanten und Anbieter: Sie sind für die Bereitstellung elektronischer Rechnungen verantwortlich, die den erforderlichen Standards und Formaten entsprechen.
- Kunden und Klienten: Sie müssen möglicherweise sicherstellen, dass ihre Systeme und Prozesse E-Rechnungen verarbeiten und diese in ihre Buchhaltungs- oder Zahlungssysteme integrieren können.
- IT-Dienstleister und Softwareanbieter: Sie müssen E-Invoicing-Lösungen entwickeln oder bereitstellen, die den regulatorischen Standards und Anforderungen entsprechen.
- Finanzinstitute: Möglicherweise müssen sie sicherstellen, dass ihre Systeme E-Rechnungen verarbeiten und sichere und effiziente Zahlungstransaktionen ermöglichen können.
- Regierungsbehörden und Regulierungsbehörden: Sie sollten die Vorschriften selbst einhalten und die Einhaltung im Unternehmensbereich überwachen.
Diese Parteien sind am E-Invoicing-Ökosystem beteiligt und sollten die Vorschriften einhalten, um reibungslose und standardisierte elektronische Rechnungsprozesse zu gewährleisten.
Um detaillierte Einblicke in die Regeln und Anforderungen zu erhalten, werfen wir einen Blick auf die spezifischen Vorschriften und wichtigen Termine für die elektronische Rechnungsstellung in ausgewählten Ländern innerhalb der EU, wie den Niederlanden, Deutschland, Österreich, Spanien, Frankreich, Italien, der Schweiz und dem Vereinigten Königreich.
Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung in der EU, im Vereinigten Königreich und in der Schweiz
Die Europäische Union hat die elektronische Rechnungsstellung bereits als Standardpraxis eingeführt. Die Richtlinie 2014/55/EU schreibt vor, dass alle Behörden in der Lage sein müssen, elektronische Rechnungen in einem standardisierten Format (z. B. XML) zu empfangen und zu verarbeiten, wobei das Fälligkeitsdatum April 2019 ist.
Die Europäische Kommission hat außerdem die European E-invoicing Service Providers Association (EESPA) gegründet, um die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung zu fördern und die Interoperabilität zwischen verschiedenen elektronischen Rechnungssystemen sicherzustellen. Nichtsdestotrotz unterscheiden sich die steuerrechtlichen Vorgaben und Compliance-Anforderungen je nach Land.
Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung in den Niederlanden
In den Niederlanden wird die elektronische Rechnungsstellung gefördert, ist für Unternehmen jedoch nicht verpflichtend. Allerdings hat die Regierung das PEPPOL-Netzwerk (Pan-European Public Procurement Online) implementiert, das die elektronische Rechnungsstellung zwischen Unternehmen und Regierungsstellen ermöglicht.
Zusammenfassend:
Rechnungsformat: E-Rechnungen in den Niederlanden sollten dem europäischen E-Invoicing-Standard entsprechen und in bestimmten Formaten wie UBL oder XML strukturiert sein. Unternehmen sind dafür verantwortlich, E-Rechnungen in den vorgeschriebenen Formaten zu erstellen und sicherzustellen, dass die Rechnungsdaten korrekt und vollständig sind.
Versand von Rechnungen: E-Rechnungen können über verschiedene Kanäle versendet werden, darunter EDI, E-Mail oder über das PEPPOL-Netzwerk, was eine sichere und standardisierte Übermittlung ermöglicht.
Vorschriften zum elektronischen Rechnungsaustausch in Deutschlands
Öffentliche Stellen in Deutschland sind verpflichtet, elektronische Rechnungen in einem standardisierten Format wie XRechnung oder ZUGFeRD zu akzeptieren. Auch private Unternehmen werden ermutigt, die elektronische Rechnungsstellung einzuführen, um die Effizienz zu steigern.
Seit Mai 2023 gibt es in Deutschland keine verpflichtende elektronische Rechnungsstellung für nichtstaatliche Transaktionen. Das Land hat jedoch Pläne zur Einführung elektronischer Rechnungsvorschriften formuliert, deren Umsetzung bis zum 1. Januar 2025 angestrebt wird.
Zusammenfassend:
Rechnungsformat: In Deutschland müssen E-Rechnungen bestimmten Formaten wie XRechnung, Factur-X oder ZUGFeRD entsprechen. Das ZUGFeRD-Format ist ein branchenübergreifendes Hybridformat, das kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) einen einzigartigen Vorteil bietet. Es stellt Rechnungen in zwei Formaten zur Verfügung: einer Bilddarstellung (PDF-A/3) und einem maschinenlesbaren E-Invoice-Datensatz im XML-Format.
- Rechnungsversand: In Deutschland erfolgt die Übermittlung elektronischer Rechnungen über die zentrale Plattform „Zentraler Rechnungseingang des Bundes“ (ZRE). Rufen Sie das ZRE-Portal auf, um die E-Rechnung einzureichen.
Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung in Österreich
In Österreich konzentrieren sich die E-Invoicing-Vorschriften hauptsächlich auf Business-to-Government-Transaktionen (B2G). Die österreichische Regierung hat eine obligatorische elektronische Rechnungsstellung für Lieferanten eingeführt, die Waren und Dienstleistungen an öffentliche Auftraggeber liefern.
Die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung in Österreich basiert auf der europäischen Richtlinie zur elektronischen Rechnungsstellung (2014/55/EU) und zielt auf die Förderung standardisierter und digitaler Rechnungspraktiken ab.
Zusammenfassend:
- In Österreich können E-Rechnungen über die Plattform E-RECHNUNG.GV.AT eingereicht werden. Lieferanten können auch andere zugelassene Kanäle oder Rechnungseingangsplattformen nutzen, die den technischen Anforderungen der österreichischen Regierung entsprechen.
- Rechnungsformat: In Österreich müssen E-Rechnungen dem europäischen E-Invoicing-Standard entsprechen und in einem bestimmten Format strukturiert sein. Zwei Formate, ebInterface (Austrian XML Standard) und Peppol UBL (Universal Business Language), werden für die Übermittlung elektronischer Rechnungen in Österreich akzeptiert.
- Versand von Rechnungen: Der empfohlene Kanal für den Versand von E-Rechnungen in Österreich ist das Netzwerk PEPPOL, das eine sichere und standardisierte Übermittlung gewährleistet.
Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung in Spanien
In Spanien ist die Verwendung elektronischer Rechnungen sowohl für Transaktionen im öffentlichen als auch im privaten Sektor obligatorisch.
Die spanische Steuerbehörde (AEAT) verlangt von Unternehmen, elektronische Rechnungen in einem bestimmten XML-Format, Facturae, einzureichen. Ziel dieser Verordnung ist es, die Steuerkontrolle zu verbessern, Prozesse zu rationalisieren und Steuerbetrug zu bekämpfen.
Zusammenfassend:
Rechnungsformat: E-Rechnungen in Spanien müssen in einem genehmigten XML-Format erstellt und gespeichert werden, das den spezifischen technischen Anforderungen der spanischen Steuerbehörde AEAT entspricht.
Versand von Rechnungen: E-Rechnungen können über verschiedene Kanäle versendet werden, darunter EDI, E-Mail oder über zertifizierte E-Rechnungsplattformen, die den spanischen Vorschriften entsprechen.
Vorschriften zur e-Rechnung in Frankreich
In Frankreich gelten die Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung sowohl für Business-to-Government-Transaktionen (B2G) als auch für Business-to-Business-Transaktionen (B2B). Bei B2G-Transaktionen ist die elektronische Rechnungsstellung für Lieferanten, die Rechnungen bei öffentlichen Aufträgen stellen, obligatorisch.
Die französische Steuerbehörde Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) stellt Richtlinien und technische Spezifikationen für die Compliance bei der elektronischen Rechnungsstellung bereit.
Zusammenfassend:
Rechnungsformat: E-Rechnungen in Frankreich müssen den technischen Standards der französischen Steuerbehörde DGFiP entsprechen. Sie können in strukturierten XML-Dateien oder als PDF-Datei mit eingebetteten Daten generiert werden.
Versenden von Rechnungen: E-Rechnungen können in Frankreich über verschiedene Kanäle versendet werden, darunter elektronischer Datenaustausch (EDI), E-Mail oder über die Chorus Pro-Plattform, die ausgewiesene E-Rechnungsplattform für das öffentliche Beschaffungswesen.
Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung in Italien
Italien hat seit 2019 ein verbindliches elektronisches Rechnungssystem namens „FatturaPA“ eingeführt. Dieses System verpflichtet Unternehmen, elektronische Rechnungen in einem standardisierten Format über die von der Regierung kontrollierte Plattform namens Sistema di Interscambio (SDI) auszustellen und zu übermitteln.
To summarize:
- Rechnungsformat: In Italien müssen E-Rechnungen im XML-Format ausgestellt werden, das auf dem italienischen FatturaPA-Standard basiert. Dieses Format stellt die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen sicher und ermöglicht die Interoperabilität zwischen verschiedenen Systemen.
- Erstellung von Rechnungen: E-Rechnungen müssen obligatorische Informationen wie Angaben zum Aussteller und Empfänger, Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Beschreibung der Waren/Dienstleistungen, Menge, Stückpreis, Gesamtbetrag, anfallende Steuern (einschließlich Mehrwertsteuer) und andere relevante Rechnungen enthalten Daten.
- Versand von Rechnungen: Das SDI fungiert als zentraler Knotenpunkt für den sicheren Versand und Empfang von Rechnungen. E-Rechnungen werden vom SDI einer Validierungsprüfung unterzogen, um die Einhaltung des erforderlichen Formats und die Datengenauigkeit sicherzustellen. Im Falle von Fehlern oder Unstimmigkeiten müssen geeignete Korrekturverfahren befolgt werden.
E-Rechnung-Vorschriften in der Schweiz
Seit 2016 ist in der Schweiz die elektronische Rechnungsstellung zwischen Unternehmen und Behörden (B2G) verpflichtend. Die elektronische Rechnungsstellung für B2B und B2C ist in der Schweiz derzeit nicht verpflichtend, aber weit verbreitet, und alle Rechnungen unterliegen der 10-jährigen Archivierungsfrist.
Die Schweizer Regierung unterstützt den Einsatz strukturierter E-Rechnungsformate als Mittel zur Effizienzsteigerung und Kostensenkung und fördert die Interoperabilität zwischen verschiedenen E-Rechnungsplattformen.
Viele Schweizer Unternehmen führen freiwillig elektronische Rechnungen ein, um ihre Rechnungsprozesse und innerbetriebliche Kontrollverfahren zu optimieren.
Zusammenfassend:
Rechnungsformat: E-Rechnungen unterliegen in der Schweiz keinen bestimmten vorgeschriebenen Formaten, es wird jedoch empfohlen, dass sie strukturiert und mit standardisierten E-Rechnungspraktiken kompatibel sind. Unternehmen haben die Flexibilität, elektronische Rechnungen gemäß ihren internen Prozessen zu erstellen, sofern diese den Interoperabilitätsstandards und Best Practices entsprechen.
Versand von Rechnungen: E-Rechnungen können über verschiedene Kanäle versendet werden, darunter EDI, E-Mail oder über E-Invoicing-Plattformen, die Interoperabilität unterstützen.
Vorschriften zur e-Rechnung im Vereinigten Königreich
Das Vereinigte Königreich hat Anforderungen zur elektronischen Rechnungsstellung für Lieferanten eingeführt, die mit dem öffentlichen Sektor des Vereinigten Königreichs zusammenarbeiten.
Lieferanten müssen das PEPPOL-konforme Netzwerk der Regierung, bekannt als NHS Shared Business Services (SBS), nutzen, um elektronische Rechnungen an Organisationen des öffentlichen Sektors zu senden.
Zusammenfassend:
Rechnungsformat: Für E-Rechnungen gibt es im Vereinigten Königreich keine spezifischen vorgeschriebenen Formate. Unternehmen wird jedoch empfohlen, strukturierte Formate wie XML oder andere branchenübliche Formate zu übernehmen.
Erstellung von Rechnungen: Unternehmen haben die Flexibilität, elektronische Rechnungen zu erstellen und sicherzustellen, dass sie alle erforderlichen Informationen für eine korrekte Rechnungsstellung und Compliance-Zwecke enthalten.
Versand von Rechnungen: E-Rechnungen können über verschiedene Kanäle versendet werden, darunter EDI, E-Mail oder über E-Invoicing-Plattformen, die eine sichere Übertragung unterstützen.
Welche Vorteile bietet die elektronische Rechnungsstellung?
Um nur einige der Vorteile elektronischer Rechnungslösungen aufzulisten:
- Zeit- und Kosteneinsparungen: E-Invoicing macht die manuelle Erstellung, den Ausdruck und den Versand von Rechnungen überflüssig und reduziert den Verwaltungsaufwand und die damit verbundenen Kosten.
- Schnellere Zahlungszyklen: E-Invoicing ermöglicht die schnelle Zustellung und den Empfang von Rechnungen und ermöglicht es Unternehmen, Zahlungszyklen zu rationalisieren und das Cashflow-Management zu verbessern.
- Reduziertes Fehlerrisiko: E-Invoicing minimiert menschliche Fehler durch die Automatisierung von Datenerfassungs- und Validierungsprozessen.
- Verbesserte Lieferanten- und Kundenbeziehungen: Effiziente und genaue Rechnungsstellungsprozesse tragen zu einem reibungsloseren Zahlungserlebnis bei und stärken das Vertrauen zwischen Geschäftspartnern.
- Finanzielle Transparenz und Berichterstattung: E-Invoicing bietet eine bessere Transparenz bei Finanztransaktionen, da elektronische Rechnungen einfach verfolgt, überwacht und in Buchhaltungs- und ERP-Systeme integriert werden können, was eine Finanzberichterstattung und -analyse in Echtzeit ermöglicht.
- Optimierte Abläufe: E-Invoicing kann nahtlos in andere Geschäftssysteme wie Buchhaltungssoftware, ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) und Beschaffungsplattformen integriert werden. Diese Integration optimiert den gesamten Rechnungsstellungsprozess und automatisiert Aufgaben wie den Rechnungsabgleich, Genehmigungsworkflows und den Zahlungsabgleich.
- Ökologische Nachhaltigkeit: E-Invoicing macht den Rechnungsdruck und den physischen Versand überflüssig und zeigt so das Engagement für die Umweltverantwortung.
Diese Vorteile erklären die weit verbreitete Einführung der elektronischen Rechnungsstellung, die einen globalen Wandel hin zur digitalen Transformation und Prozessoptimierung im Allgemeinen widerspiegelt. Die elektronische Rechnungsstellung wird zur Standardpraxis, weshalb jetzt der richtige Zeitpunkt für die Einführung solcher Lösungen ist.
Nächste Schritte
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