E-factureringsvereisten in de EU, Zwitserland en het VK: een overzicht op hoog niveau
- Last updated: juni 4, 2023
- Invoice management
Co-founder & CCO, Yokoy
Voorbij zijn de dagen van het verzenden van traditionele papieren facturen via de post; e-facturatie maakt gebruik van digitale systemen om factuurgegevens naadloos van het ene platform naar het andere te verzenden.
Maar wat is e-facturatie en waarom zou u er om geven?
Hoewel het met name relevant is voor B2B-transacties, biedt e-facturering het potentieel om bedrijven van elke omvang ten goede te komen, variërend van kleine ondernemingen tot grote bedrijven, in verschillende sectoren, zoals diensten- en productgebaseerde bedrijven.
Laten we dus eens in het onderwerp duiken en kijken wat e-facturering is en hoe u uw tech-stack kunt voorbereiden op het gebruik van dergelijke oplossingen.
Wat is e-facturatie en hoe werkt het?
E-facturatie, ook wel elektronische facturatie genoemd, is een methode om facturen elektronisch op te stellen, te verzenden, te ontvangen en te verwerken.
Bij het e-facturatieproces zijn twee partijen betrokken: de leverancier die de facturen uitreikt, en de ontvanger – hetzij een klant, in B2C-transacties, of een ander bedrijf, in business-to-business-transacties. De leverancier maakt de factuur op en geeft deze uit, terwijl de klant deze ontvangt.
E-facturatieregels zijn van invloed op verschillende aspecten van factuurverwerking:
- het factuurformaat – hoe een factuur eruit moet zien
- het maken van facturen – hoe facturen moeten worden uitgegeven
- het versturen van facturen – welk kanaal of platform bedrijven moeten gebruiken
- de ontvangst en verwerking van facturen – hoe facturen moeten worden behandeld
Laten we dit wat verder uitsplitsen.
Formaat en structuur
EU-regels voor e-facturering specificeren het formaat waaraan facturen moeten voldoen. In de meeste gevallen moeten facturen een gestandaardiseerd gestructureerd gegevensformaat hebben dat het automatisch inlezen van de gegevens in computersystemen mogelijk maakt om geautomatiseerde verwerking te vergemakkelijken.
Gebruikelijke indelingen zijn XML (Universal Extensible Markup Language), EDI (Electronic Data Interchange) of andere gestandaardiseerde indelingen zoals UBL (Universal Business Language) of JSON (JavaScript Object Notation). Deze formaten zorgen voor consistentie en stellen systemen in staat om facturen elektronisch te verwerken.
Het is echter van essentieel belang om specifieke nationale regelgeving te herzien, aangezien er kleine variaties kunnen zijn in de vereiste formaten.
Het maken van facturen en het naleven van fiscale regelgeving
Bedrijven moeten ervoor zorgen dat het proces voor het maken van facturen het voorgeschreven formaat volgt en alle benodigde informatie bevat die door de relevante autoriteiten wordt vereist.
In zijn eenvoudigste vorm moet een elektronische factuur alle vereiste gegevens van een papieren factuur bevatten. De volgende informatie moet worden opgenomen:
- Uniek identificatienummer voor elke factuur, beter bekend als het factuurnummer.
- Uitgiftedatum van de factuur.
- Tijdstip van levering dat verwijst naar de datum waarop het werk is uitgevoerd en/of de betaling is ontvangen.
- Naam en adres van de leverancier.
- Naam en adres van de klant.
- Het btw-nummer (belasting over de toegevoegde waarde) van de leverancier.
- Beschrijving van de geleverde goederen of diensten.
- Prijs van de goederen of diensten, bij voorkeur gespecificeerd in telbare eenheden.
- Hoeveelheid of omvang van de verkochte goederen.
- Btw-tarief van toepassing op de goederen of diensten.
- Verschuldigd of betaald bedrag, exclusief BTW.
- Totaal bedrag aan in rekening gebrachte btw.
- Eventuele kortingen toegepast op de factuur.
- In sommige landen moeten e-facturen mogelijk voldoen aan specifieke belastingnalevingsnormen, zoals die beschreven in de richtlijn van de Europese Unie inzake e-facturering.
Authenticatie en integriteit
Om de authenticiteit en integriteit van e-facturen te waarborgen, worden vaak verschillende mechanismen gebruikt. Digitale handtekeningen of elektronische certificaten kunnen worden gebruikt om de afzender te authenticeren en te verifiëren dat er tijdens de verzending niet met de factuur is geknoeid.
Gegevensuitwisseling en interoperabiliteit
E-facturen moeten eenvoudig uitgewisseld en verwerkt kunnen worden tussen verschillende systemen en organisaties. De EU-verordening bepaalt bijvoorbeeld dat e-facturen moeten worden verzonden en ontvangen via een aangewezen systeem, en dit is een verplichte vereiste.
Interoperabiliteitsstandaarden, zoals PEPPOL (Pan-European Public Procurement On-Line), vergemakkelijken de naadloze verzending en verwerking van e-facturen tussen verschillende entiteiten en systemen.
Opslag en archivering
E-facturen moeten doorgaans gedurende een bepaalde periode worden opgeslagen en gearchiveerd om te voldoen aan wettelijke en auditvereisten. De opslagmethoden kunnen variëren, maar vaak zijn er elektronische archiveringssystemen nodig die de integriteit, toegankelijkheid en bewaring op lange termijn van de facturen garanderen.
Het is belangrijk op te merken dat specifieke voorschriften en vereisten voor e-facturatie van land tot land kunnen verschillen. Daarom is het raadzaam om de lokale belastingautoriteiten te raadplegen of professioneel advies in te winnen om ervoor te zorgen dat de toepasselijke regelgeving in uw rechtsgebied wordt nageleefd.
Voordat je gaat …
Mis het niet
Doe mee met 12’000+ finance professionals en ontvang de laatste inzichten over de transformatie van finance direct in je inbox.
Hoe verschilt e-facturatie van digitale en traditionele facturatie?
Elektronisch factureren is niet alleen het digitaliseren van facturen, waardoor e-factureren niet hetzelfde is als digitaal factureren. Elektronische facturering vereist dat bedrijven zich houden aan specifieke vereisten die door verschillende rechtsgebieden worden gesteld, en heeft invloed op het end-to-end-proces.
Dus hoewel digitale facturen en e-facturen beide verwijzen naar facturen in een elektronisch formaat, is de naleving van de verschillende regelgeving hier het belangrijkste aspect en is dit wat e-facturering onderscheidt van factuurdigitalisering.
Wie moet voldoen aan de regelgeving inzake e-facturatie?
De implementatie van e-facturatieregelgeving heeft gevolgen voor elk bedrijf dat facturen verzendt of ontvangt van klanten of leveranciers, waardoor e-facturatie een noodzaak wordt voor bedrijven die actief zijn in de EU.
Er zijn echter meer partijen die zich aan de regelgeving op het gebied van e-facturatie moeten houden. Hier zijn enkele voorbeelden:
- Leveranciers en verkopers: zij zijn verantwoordelijk voor het verstrekken van e-facturen die voldoen aan de vereiste normen en formaten.
- Klanten en klanten: ze moeten er mogelijk voor zorgen dat hun systemen en processen e-facturen kunnen verwerken en integreren in hun boekhoud- of betalingssystemen.
IT-serviceproviders en softwareleveranciers: ze moeten oplossingen voor e-facturatie ontwikkelen of aanbieden die voldoen aan de wettelijke normen en vereisten. - Financiële instellingen: Mogelijk moeten ze ervoor zorgen dat hun systemen e-facturen kunnen verwerken en veilige en efficiënte betalingstransacties mogelijk maken.
- Overheidsinstanties en regelgevende instanties: Zij dienen zelf de regelgeving na te leven en toezicht te houden op de naleving in het bedrijfsleven.
Deze partijen zijn betrokken bij het e-facturatie-ecosysteem en dienen zich te houden aan de regelgeving om vlotte en gestandaardiseerde elektronische facturatieprocessen te waarborgen.
Laten we, om gedetailleerd inzicht te geven in de regels en vereisten, de specifieke regelgeving en belangrijke data voor e-facturatie in geselecteerde landen binnen de EU, zoals Nederland, Duitsland, Oostenrijk, Spanje, Frankrijk, Italië, Zwitserland en het VK, eens bekijken.
Regelgeving voor e-facturatie binnen de EU, het VK en Zwitserland
De Europese Unie heeft e-facturatie al als standaardpraktijk aangenomen. De Richtlijn 2014/55/EU vereist dat alle overheidsinstanties elektronische facturen in een gestandaardiseerd formaat (zoals XML) kunnen ontvangen en verwerken, met als vervaldatum april 2019.
De Europese Commissie heeft ook de European E-invoicing Service Providers Association (EESPA) opgericht om de acceptatie van e-facturatie te bevorderen en de interoperabiliteit tussen verschillende e-facturatiesystemen te waarborgen.
Houd er echter rekening mee dat de regelgeving en nalevingsvereisten voor e-facturering per land en regio verschillen. Hier volgt een overzicht van enkele van de belangrijkste voorschriften en nalevingsvereisten.
Regelgeving e-facturatie in Nederland
In Nederland wordt e-facturatie aangemoedigd, maar niet verplicht voor bedrijven. De overheid heeft echter het PEPPOL-netwerk (Pan-European Public Procurement Online) geïmplementeerd, dat elektronische facturering tussen bedrijven en overheidsinstanties mogelijk maakt.
Samenvatten:
- Factuurformaat: E-facturen in Nederland dienen te voldoen aan de Europese e-facturatiestandaard en gestructureerd te zijn in specifieke formaten, zoals UBL of XML. Bedrijven zijn verantwoordelijk voor het maken van e-facturen in de voorgeschreven formaten, en zorgen voor nauwkeurige en volledige factuurgegevens.
- Verzenden van facturen: E-facturen kunnen via verschillende kanalen worden verzonden, waaronder EDI, e-mail of via het PEPPOL-netwerk, wat een veilige en gestandaardiseerde verzending mogelijk maakt.
Regelgeving voor e-facturatie in Duitsland
Duitsland heeft regelgeving voor e-facturatie geïmplementeerd in overeenstemming met de Europese richtlijn inzake e-facturatie. Entiteiten in de publieke sector in Duitsland zijn verplicht om elektronische facturen in een gestandaardiseerd formaat te accepteren, zoals XRechnung of ZUGFeRD. Particuliere bedrijven worden ook aangemoedigd om e-facturering in te voeren om de efficiëntie te verbeteren.
Sinds mei 2023 heeft Duitsland geen verplichte e-facturering afgedwongen voor niet-gouvernementele transacties. Het land heeft echter plannen geformuleerd om e-facturatieregels in te voeren, met als doel implementatie per 1 januari 2025.
Samenvatten:
- Factuurformaat: In Duitsland moeten e-facturen voldoen aan specifieke formaten zoals XRechnung, Factur-X of ZUGFeRD. ZUGFeRD is een sectoroverschrijdend hybride formaat dat een uniek voordeel biedt aan kleine en middelgrote ondernemingen (kmo’s). Het biedt facturen in twee formaten: een afbeelding (PDF-A/3) en een machineleesbaar E-Invoice-gegevensrecord in XML-formaat.
- Verzenden van facturen: In Duitsland moeten e-facturen worden ingediend via het centrale platform genaamd “Zentraler Rechnungseingang des Bundes” (Centrale factuurontvangst van de federale overheid) of ZRE. Ga naar de ZRE-portal om de e-factuur in te dienen.
Regelgeving e-facturatie in Oostenrijk
In Oostenrijk zijn de regels voor e-facturering voornamelijk gericht op transacties tussen bedrijven en overheden (B2G). De Oostenrijkse overheid heeft verplichte e-facturatie ingevoerd voor leveranciers die goederen en diensten leveren aan openbare lichamen.
De vereiste voor e-facturatie in Oostenrijk is gebaseerd op de Europese richtlijn inzake e-facturatie (2014/55/EU) en is gericht op het bevorderen van gestandaardiseerde en digitale facturatiepraktijken.
Samenvatten:
- Factuurformaat: In Oostenrijk moeten e-facturen de Europese e-facturatiestandaard volgen en gestructureerd zijn in een specifiek formaat. Twee formaten, ebInterface (Austrian XML Standard) en Peppol UBL (Universal Business Language) worden geaccepteerd voor het indienen van e-facturen in Oostenrijk.
- E-facturen kunnen worden ingediend via het platform E-RECHNUNG.GV.AT. Leveranciers kunnen er ook voor kiezen om andere goedgekeurde kanalen of e-factureringsplatforms te gebruiken die voldoen aan de technische vereisten van de Oostenrijkse overheid.
- Verzenden en ontvangen van facturen: Het aanbevolen kanaal voor het verzenden van e-facturen in Oostenrijk is via het PEPPOL-netwerk, dat zorgt voor een veilige en gestandaardiseerde verzending.
Regelgeving voor e-facturatie in Spanje
In Spanje is het gebruik van e-facturatie verplicht voor transacties in zowel de publieke als de private sector. De Spaanse belastingdienst (AEAT) vereist dat bedrijven elektronische facturen indienen in een specifiek XML-formaat, Facturae. Deze verordening heeft tot doel de belastingcontrole te verbeteren, processen te stroomlijnen en belastingfraude te bestrijden.
Samenvatten:
- Factuurformaat: E-facturen in Spanje moeten worden gemaakt en opgeslagen in een goedgekeurd XML-formaat, volgens specifieke technische vereisten van de Spaanse belastingdienst, AEAT.
- Verzenden van facturen: E-facturen kunnen via verschillende kanalen worden verzonden, waaronder EDI, e-mail of met behulp van gecertificeerde e-factureringsplatforms die voldoen aan de Spaanse regelgeving.
Regelgeving voor e-facturatie in Frankrijk
In Frankrijk zijn e-facturatieregels van toepassing op zowel business-to-government (B2G) als business-to-business (B2B) transacties. Voor B2G-transacties is e-facturatie verplicht voor leveranciers die Franse openbare entiteiten factureren.
De Franse belastingdienst, Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP), geeft richtlijnen en technische specificaties voor naleving van e-facturatie.
Samenvatten:
- Factuurformaat: E-facturen kunnen worden gegenereerd in gestructureerde XML-bestanden of PDF’s met ingesloten gegevens. Bedrijven zijn verantwoordelijk voor het maken van e-facturen volgens de gespecificeerde technische vereisten, en zorgen voor nauwkeurige en volledige informatie.
- Verzenden van facturen: E-facturen in Frankrijk kunnen via verschillende kanalen worden verzonden, waaronder elektronische gegevensuitwisseling (EDI), e-mail of via het Chorus Pro-platform, het aangewezen e-factureringsplatform voor openbare aanbestedingen.
Regelgeving e-facturatie in Italië
Italië heeft sinds 2019 een verplicht systeem voor e-facturering gebaseerd op de bekende staat als “FatturaPA”. Dit systeem dat vereiste bedrijven elektronische facturen in een gestandaardiseerd formaat uitgeven en verzenden via het door de overheid gecontroleerde platform genaamd Sistema di Interscambio (SDI).
Samenvatten:
- Factuurformaat: In Italië moeten e-facturen worden uitgegeven in het XML-formaat op basis van de Italiaanse FatturaPA-standaard. Dit formaat zorgt ervoor dat aan de vereiste vereisten wordt voldaan en maakt interoperabiliteit tussen verschillende systemen mogelijk.
- Aanmaken van facturen: E-facturen verplicht informatie omvatten, zoals de gegevens van de uitgever en ontvanger, factuurdatum, factuurnummer, beschrijving van goederen/diensten, hoeveelheid, eenheidsprijs, totaalbedrag, berekende belastingen (inclusief btw) en andere relevante facturen gegevens.
- Verzenden van facturen: De SDI tevens als centrale hub voor het veilig verzenden en ontvangen van facturen. E-facturen ondergaan validatiecontroles door de SDI om ervoor te zorgen dat ze voldoen aan het vereiste formaat en de snelle gegevens. In geval van fouten of discrepanties moeten de juiste correctieprocedures worden gevolgd.
Regelgeving voor e-facturatie in Zwitserland
Sinds 2016 is elektronische facturering tussen bedrijven en overheden (B2G) verplicht in Zwitserland. E-facturatie voor B2B en B2C in Zwitserland is momenteel niet verplicht, maar wordt algemeen aanvaard, en alle facturen zijn onderhevig aan de archiveringsperiode van 10 jaar.
De Zwitserse overheid ondersteunt het gebruik van gestructureerde e-factureringsformaten als middel om de efficiëntie te verbeteren en kosten te verlagen, en bevordert de interoperabiliteit tussen verschillende e-factureringsplatforms.
Veel Zwitserse bedrijven passen vrijwillig e-facturatiepraktijken toe om hun facturatieprocessen te stroomlijnen.
Samenvatten:
- Factuurformaat: E-facturen in Zwitserland zijn niet onderworpen aan specifieke voorgeschreven formaten, maar worden aangemoedigd om gestructureerd en compatibel te zijn met gestandaardiseerde e-factureringspraktijken. Bedrijven hebben de flexibiliteit om e-facturen te creëren volgens hun interne processen, zolang ze voldoen aan interoperabiliteitsnormen en best practices.
- Verzenden van facturen: E-facturen kunnen via verschillende kanalen worden verzonden, waaronder EDI, e-mail of via platforms voor e-facturering die interoperabiliteit ondersteunen.
Regelgeving voor e-facturatie in het VK
Het VK heeft vereisten voor e-facturering ingevoerd voor leveranciers die zaken doen met de Britse publieke sector. Leveranciers moeten het PEPPOL-compatibele netwerk van de overheid, bekend als de NHS Shared Business Services (SBS), gebruiken om elektronische facturen naar organisaties in de publieke sector te sturen.
Samenvatten:
- Factuurformaat: E-facturen in het VK hebben geen specifieke voorgeschreven formaten, maar bedrijven worden aangemoedigd om gestructureerde formaten zoals XML of andere industriestandaardformaten te gebruiken.
- Aanmaak van facturen: Bedrijven hebben flexibiliteit bij het maken van e-facturen, zodat ze alle vereiste informatie bevatten voor nauwkeurige facturering en nalevingsdoeleinden.
- Verzenden van facturen: E-facturen kunnen via verschillende kanalen worden verzonden, waaronder EDI, e-mail of via platforms voor e-facturering die veilige verzending ondersteunen.
White paper
Transformatie van uitgavenbeheer in het AI-tijdperk: een framework
In het tijdperk van door AI aangestuurde digitale transformatie raken traditionele financiële processen achterhaald.
Wat zijn de voordelen van e-facturatie?
Om slechts enkele voordelen van elektronische factureringsoplossingen op te sommen:
- Tijd- en kostenbesparing: E-facturatie elimineert de noodzaak voor het handmatig aanmaken, afdrukken en verzenden van facturen, waardoor administratieve taken en bijbehorende kosten worden verminderd.
- Snellere betalingscycli: E-facturering maakt snelle levering en ontvangst van facturen mogelijk, waardoor bedrijven betalingscycli kunnen stroomlijnen en het cashflowbeheer kunnen verbeteren.
- Verminderd risico op fouten: E-facturatie minimaliseert menselijke fouten door het automatiseren van gegevensverzameling en validatieprocessen.
- Verbeterde relaties met leveranciers en klanten: Efficiënte en nauwkeurige factureringsprocessen dragen bij aan vlottere betalingservaringen, waardoor het vertrouwen tussen zakelijke partners wordt vergroot.
- Financiële transparantie en rapportage: E-facturatie biedt beter inzicht in financiële transacties, aangezien elektronische facturen eenvoudig kunnen worden gevolgd, gecontroleerd en geïntegreerd met boekhoud- en ERP-systemen, waardoor realtime financiële rapportage en analyse mogelijk wordt.
- Gestroomlijnde operaties: E-facturatie kan naadloos worden geïntegreerd met andere bedrijfssystemen, zoals boekhoudsoftware, ERP-systemen (Enterprise Resource Planning) en inkoopplatforms. Deze integratie stroomlijnt het end-to-end factureringsproces en automatiseert taken zoals het matchen van facturen, goedkeuringsworkflows en betalingsafstemming.
- Milieuduurzaamheid: E-facturatie elimineert de noodzaak van het printen van facturen en het fysiek versturen van facturen, wat blijk geeft van toewijding aan verantwoordelijkheid voor het milieu.
Deze voordelen verklaren de wijdverbreide acceptatie van e-facturering, die een wereldwijde verschuiving naar digitale transformatie en procesoptimalisatie in het algemeen weerspiegelt. Elektronische facturering wordt een standaardpraktijk, wat betekent dat het nu het juiste moment is om dergelijke oplossingen te implementeren.
Volgende stappen
Kortom, het voorbereiden van uw tech-stack om oplossingen voor e-facturering te gebruiken, is een cruciale stap op weg naar het ontsluiten van een reeks voordelen voor uw bedrijf.
Door elektronische facturering naadloos te integreren in uw bestaande systemen, kunt u aanzienlijke voordelen ervaren die uw algehele activiteiten verbeteren en groei stimuleren.
Via onze partnerschappen biedt Yokoy volledige ondersteuning voor e-facturatie, waardoor het factuurbeheerproces wordt gestroomlijnd en geautomatiseerd. Dit verlaagt uw totale bedrijfskosten, verbetert de zichtbaarheid van uitgaven en stelt u in staat uw uitgaven en budgetten beter in evenwicht te brengen om investeringen te onderbouwen.
Door middel van AI-automatisering reduceert Yokoy-factuur fouten tot een minimum, wat zorgt voor snellere factuurverwerking en goedkeuringstijden, en lagere verwerkingskosten. Tegelijkertijd helpt het de naleving van het beleid af te dwingen en fraude te verminderen.
Boek hieronder een demo om onze oplossing voor factuurbeheer in actie te zien.
Vereenvoudig je uitgavenbeheer
Gerelateerde artikelen
Als je dit artikel leuk vond, vind je de onderstaande bronnen misschien nuttig.
Headline
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.
Headline
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.
Headline
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.
Blog article
Simplifying Expense Management: How Corporate Cards Benefit Businesses of All Sizes
Although most corporate card programs offer cash back on transactions, these savings aren’t the main driver for companies who choose to equip their employees with business credit cards or debit cards.
Francesca Burkhardt,
Product Marketing