E-facturatie, ook wel elektronische facturatie genoemd, is een methode om facturen elektronisch op te stellen, te verzenden, te ontvangen en te verwerken.

Bij het e-facturatieproces zijn twee partijen betrokken: de leverancier die de facturen uitreikt, en de ontvanger – hetzij een klant, in B2C-transacties, of een ander bedrijf, in business-to-business-transacties. De leverancier maakt de factuur op en geeft deze uit, terwijl de klant deze ontvangt.

E-facturatieregels zijn van invloed op verschillende aspecten van factuurverwerking:

• het factuurformaat – hoe een factuur eruit moet zien
• het maken van facturen – hoe facturen moeten worden uitgegeven
• het versturen van facturen – welk kanaal of platform bedrijven moeten gebruiken
• de ontvangst en verwerking van facturen – hoe facturen moeten worden behandeld

Laten we dit wat verder uitsplitsen.

Formaat en structuur

EU-regels voor e-facturering specificeren het formaat waaraan facturen moeten voldoen. In de meeste gevallen moeten facturen een gestandaardiseerd gestructureerd gegevensformaat hebben dat het automatisch inlezen van de gegevens in computersystemen mogelijk maakt om geautomatiseerde verwerking te vergemakkelijken.

Gebruikelijke indelingen zijn XML (Universal Extensible Markup Language), EDI (Electronic Data Interchange) of andere gestandaardiseerde indelingen zoals UBL (Universal Business Language) of JSON (JavaScript Object Notation). Deze formaten zorgen voor consistentie en stellen systemen in staat om facturen elektronisch te verwerken.

Het is echter van essentieel belang om specifieke nationale regelgeving te herzien, aangezien er kleine variaties kunnen zijn in de vereiste formaten.

Het maken van facturen en het naleven van fiscale regelgeving

Bedrijven moeten ervoor zorgen dat het proces voor het maken van facturen het voorgeschreven formaat volgt en alle benodigde informatie bevat die door de relevante autoriteiten wordt vereist.

In zijn eenvoudigste vorm moet een elektronische factuur alle vereiste gegevens van een papieren factuur bevatten. De volgende informatie moet worden opgenomen:

• Uniek identificatienummer voor elke factuur, beter bekend als het factuurnummer.
• Uitgiftedatum van de factuur.
• Tijdstip van levering dat verwijst naar de datum waarop het werk is uitgevoerd en/of de betaling is ontvangen.
• Naam en adres van de leverancier.
• Naam en adres van de klant.
• Het btw-nummer (belasting over de toegevoegde waarde) van de leverancier.
• Beschrijving van de geleverde goederen of diensten.
• Prijs van de goederen of diensten, bij voorkeur gespecificeerd in telbare eenheden.
• Hoeveelheid of omvang van de verkochte goederen.
• Btw-tarief van toepassing op de goederen of diensten.
• Verschuldigd of betaald bedrag, exclusief BTW.
• Totaal bedrag aan in rekening gebrachte btw.
• Eventuele kortingen toegepast op de factuur.
• In sommige landen moeten e-facturen mogelijk voldoen aan specifieke belastingnalevingsnormen, zoals die beschreven in de richtlijn van de Europese Unie inzake e-facturering.

Authenticatie en integriteit

Om de authenticiteit en integriteit van e-facturen te waarborgen, worden vaak verschillende mechanismen gebruikt. Digitale handtekeningen of elektronische certificaten kunnen worden gebruikt om de afzender te authenticeren en te verifiëren dat er tijdens de verzending niet met de factuur is geknoeid.

Gegevensuitwisseling en interoperabiliteit

E-facturen moeten eenvoudig uitgewisseld en verwerkt kunnen worden tussen verschillende systemen en organisaties. De EU-verordening bepaalt bijvoorbeeld dat e-facturen moeten worden verzonden en ontvangen via een aangewezen systeem, en dit is een verplichte vereiste.

Interoperabiliteitsstandaarden, zoals PEPPOL (Pan-European Public Procurement On-Line), vergemakkelijken de naadloze verzending en verwerking van e-facturen tussen verschillende entiteiten en systemen.

Opslag en archivering

E-facturen moeten doorgaans gedurende een bepaalde periode worden opgeslagen en gearchiveerd om te voldoen aan wettelijke en auditvereisten. De opslagmethoden kunnen variëren, maar vaak zijn er elektronische archiveringssystemen nodig die de integriteit, toegankelijkheid en bewaring op lange termijn van de facturen garanderen.

Het is belangrijk op te merken dat specifieke voorschriften en vereisten voor e-facturatie van land tot land kunnen verschillen. Daarom is het raadzaam om de lokale belastingautoriteiten te raadplegen of professioneel advies in te winnen om ervoor te zorgen dat de toepasselijke regelgeving in uw rechtsgebied wordt nageleefd.