KI-Richtlinie
- Last updated:
Claudio Berther
Legal and Data Protection Officer
- Wie wird KI bei Yokoy eingesetzt?
Die KI-Modelle von Yokoy werden genutzt, um Prozesse im Bereich des Ausgabenmanagements zu optimieren und zu automatisieren. Zu den Hauptanwendungsfällen gehören:
- Extraktion von Informationen: KI-Modelle extrahieren automatisch relevante Daten aus Belegen und Lieferantenrechnungen und übertragen diese in Eingabeformulare, wodurch manuelle Dateneingaben minimiert werden.
- Ergänzung und Zuordnung von Informationen: Falls bestimmte Informationen in hochgeladenen Dokumenten fehlen, können KI-Modelle anhand historischer Kundendaten oder bereitgestellter Informationen vom jeweiligen Kunden Felder automatisch vorbefüllen. Beispiele hierfür sind die Auswahl vordefinierter Spesenkategorien oder die Zuordnung von Lieferanten.
- Welche Daten werden von der KI extrahiert?
Die KI-Modelle von Yokoy extrahieren ausschließlich objektive Informationen aus Dokumenten, z. B. Länderangaben, Währungen, Gesamtbeträge oder Steuerpositionen. Sie erfassen oder analysieren keine personenbezogenen Daten von App-Nutzern. - Keine automatisierten Entscheidungen oder Bewertungen einzelner Nutzer
Die KI-Modelle von Yokoy treffen keine sensiblen Entscheidungen oder Bewertungen über Nutzer. Falls in Zukunft KI-Modelle entwickelt werden sollten, die das Nutzerverhalten analysieren oder mit personenbezogenen Daten trainiert werden, wird dies nur mit ausdrücklicher und dokumentierter Zustimmung der Kunden geschehen. - Kein Training von KI-Modellen mit personenbezogenen Daten
Unter „Training von KI-Modellen“ versteht sich die Bereitstellung historischer Eingabe- und Ausgabedaten, damit die KI eigene Logiken zur Vorhersage von Ergebnissen entwickelt. KI-Modelle werden von Yokoys internem KI-Team entwickelt und trainiert.
Yokoys KI-Modelle nutzen keine personenbezogenen Daten als Eingaben und werden auch nicht mit solchen Daten trainiert. Während der Datenverarbeitung werden digitalisierte Bilder, die personenbezogene Daten enthalten könnten, in technische, vollständig anonymisierte Vektoren umgewandelt.
Informationen zum Einreicher einer Spesenabrechnung werden nur als zufällig generierte Nutzer-IDs gespeichert, die lediglich zur Verbesserung der Extraktionsgenauigkeit dienen. - Information über die Logik der KI
Yokoy setzt aktuell zwei Arten von KI-Modellen ein:
- Heuristische Modelle: Basieren auf festen Regeln oder menschlicher Logik und sind daher nachvollziehbar.
- Pure KI-Modelle: Folgen einer internen Logik, die für Menschen nicht unmittelbar ersichtlich ist (oft als „Black Box“ bezeichnet). Um Vertrauen in diese Modelle zu gewährleisten, werden sie ausgiebig getestet, regelmäßig überwacht und kontinuierlich verbessert. Fehlvorhersagen werden analysiert, um Schwachstellen zu identifizieren und die Modelle weiter zu optimieren.
- Einsatz externer Large Language Models (LLMs)
Yokoy setzt für bestimmte Anwendungsfälle externe Large Language Models (LLMs) vertrauenswürdiger Anbieter (Google Gemini auf VertexAI) ein. Ein- und Ausgaben werden dabei als Kundendaten klassifiziert.
Kundendaten werden nicht für das Training oder die Verbesserung von KI-Modellen dieser Anbieter genutzt. Zudem findet in Bezug auf die externen LLMs kein Finetuning statt noch werden diese mit Kundendaten trainiert. - Enge Zusammenarbeit zwischen dem KI-, Legal- und Datenschutz-Team
Yokoy hat einen strukturierten Abstimmungsprozess zwischen dem KI-Team und dem Legal-Team etabliert. So werden rechtliche Entwicklungen kontinuierlich verfolgt und bei kritischen Entscheidungen externe Experten hinzugezogen. - Stetige Weiterentwicklung der KI-Modelle
Yokoy investiert kontinuierlich in die Verbesserung seiner KI-Modelle und -Funktionen, um hohe Effizienz, Genauigkeit und Compliance zu gewährleisten.
Die KI-Richtlinie wird regelmäßig überarbeitet und weiterentwickelt. Aktualisierte Versionen werden auf der Website von Yokoy veröffentlicht. - Fazit
Der verantwortungsbewusste Umgang mit KI, Datenschutz und Compliance hat bei Yokoy höchste Priorität.
Durch laufende Überprüfung und Verbesserung der KI-Modelle stellt Yokoy sicher, dass höchste Sicherheits-, Transparenz- und Compliance-Standards eingehalten werden.
Ziel ist es, Unternehmen durch innovative KI-Lösungen zu unterstützen, ohne dabei Kompromisse bei Vertraulichkeit und Datenschutz einzugehen.
Zuletzt überarbeitet: April 2025