Wie MedSkin das Reise- und Spesenmanagement mit Yokoy und TravelPerk erfolgreich zusammengeführt hat
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Die Herausforderung: Fragmentierte Buchungs- und Zahlungsprozesse
Trotz einer gut funktionierenden Verwaltung war das Management von Reisebuchungen und Spesenabrechnungen ein unübersichtliches Unterfangen.
MedSkin jonglierte mit verschiedenen Buchungsplattformen, Zahlungsmethoden und Einreichungsverfahren. Mitarbeitende buchten Dienstreisen je nach persönlicher Präferenz über verschiedene Agenturen, streckten die Kosten aus eigener Tasche vor und warteten Wochen auf deren Erstattung.
„Compliance-Prüfungen waren fast unmöglich, und wir hatten keinen klaren Überblick über Kosten oder Genehmigungsstatus,“ sagt Majbritt Löss.
Der Mangel an einheitlichen Prozessen führte nicht nur zu administrativen Problemen, sondern auch zu Frustrationen bei den vielen Vielfliegern von MedSkin.
Die Lösung: Eine integrierte Lösung, zahllose Vorteile
Die integrierte Lösung von Yokoy und TravelPerk vereinheitlichte das Reise-und Spesenmanagement und brachte Ordnung in die Abläufe. MedSkin entschied sich, die intuitive Buchungsplattform TravelPerk mit dem Spesenmanagement-Tool von Yokoy zu integrieren und beide zusätzlich mit ihrem HR-System Personio zu verknüpfen.
Nun können Mitarbeiter ihre Reisen nahtlos über TravelPerk buchen und mit einer Lodge Card bezahlen. „Alle Reisevorschriften sind in TravelPerk eingebettet, und sobald eine Reise genehmigt ist, sind keine weiteren Genehmigungen für die zugehörigen Rechnungen erforderlich,“ erklärt Majbritt Löss.
Yokoys KI ordnet Reisebuchungen automatisch den Rechnungen und Transaktionen zu und eliminiert damit die manuelle Dateneingabe. Für zusätzliche Ausgaben während der Reise nutzen die Mitarbeiter ihre Yokoy Smart Corporate Card und laden die Belege per Foto direkt in die Yokoy app hoch, wobei Yokoys KI eine Genauigkeit von 99% beim Auslesen der Belege ermöglicht.
Die Auswirkung: Nahtlose und effiziente Reise- und Ausgabengestaltung.
Heute arbeitet MedSkin mit der integrierten Lösung, die Buchungs-, Zahlungs- und Spesenprozesse vereint.
Vielflieger müssen keine Erstattungsanträge mehr einreichen, sondern können Reisen innerhalb der Unternehmensrichtlinien direkt über TravelPerk buchen, wobei alle Zahlungen über die hinteregte Yokoy Lodge Card abgewickelt werden.
Das hat die administrative Belastung durch manuelle Dateneingabe und Prüfungen reduziert und das Leben sowohl für das Finanzteam von MedSkin als auch für die Mitarbeitenden erleichtert.
„Durch die Verbindung unserer Reise- und Spesen-Tools sind Reisebuchungen und Erstattungen viel schneller geworden, und wir können sicher sein, dass bei Buchungen die Unternehmensrichtlinien eingehalten werden.“ sagt Majbritt Löss.
Wesentliche Vorteile
- Harmonisierter Buchungs-, Zahlungs- und Spesenprozess
- Automatische Zuordnung und Prüfung aller TravelPerk-Rechnungen
- KI-gesteuerte Genauigkeit bei der Erfassung individueller Ausgaben von 99%
- Kein Vorstrecken von Reiseausgaben durch die Mitarbeitenden
- 100% Datensynchronisation zwischen HR-, Reise- und Spesen-Tools
Durch die Integration von Yokoy und TravelPerk hat MedSkin nicht nur seine Prozesse optimiert, sondern auch das Reiseerlebnis für seine Mitarbeiter verbessert, wobei Effizienz und Compliance in jeder Phase gewährleistet sind.
„TravelPerk, Yokoy und Personio haben gezeigt, dass es sich lohnt, den gesamten Ansatz zu überdenken und in eine integrierte Lösung zu investieren, anstatt mit vielen getrennten Systemen zu arbeiten.“ fasst Majbritt Löss zusammen.
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