Yokoy brengt een revolutie teweeg in het kostenproces bij Beekeeper
- Last updated:
Co-founder & CMO, Yokoy
BEEKEEPER IS EEN ZWITSERSE EN IN DE V.S. GEVESTIGDE START-UP DIE EEN MOBILE-FIRST COMMUNICATIE- EN SAMENWERKINGSPLATFORM BIEDT VOOR ORGANISATIES MET FRONTLINE-WERKNEMERS OM DE BEDRIJFSGILITEIT, PRODUCTIVITEIT EN VEILIGHEID TE VERHOGEN.
Beekeeper, opgericht in 2012, begon als een sociaal netwerk en groeide vervolgens uit tot de digitale werkplek voor eerstelijnswerkers die het nu is.
We hadden het genoegen om samen te zitten met de CFO van Beekeeper, Herbert Sablotny, om meer te weten te komen over de onkostenprocessen van de imker voor en na Yokoy, welk advies hij zou geven aan andere prospects en hoe zij Yokoy aan het team voorstelden.
Een interview met Herbert Sablotny, CFO van Beekeeper
Hoe pakte u de bedrijfsuitgaven aan vóór Yokoy?
We gebruikten de standaardoplossing in ons ERP-systeem, wat behoorlijk tijdrovend, niet geautomatiseerd en soms te ingewikkeld bleek te zijn. Als modern SaaS-bedrijf leggen we de lat hoog voor onze tools en willen we er ook voor zorgen dat onze medewerkers een goede interne ervaring hebben.
Hoe helpt Yokoy jou als CFO bij Beekeeper?
Vanuit strategisch niveau ben ik geïnteresseerd in het automatiseren van repetitieve taken. Mijn uiteindelijke doel is dat de overgrote meerderheid van onkostengerelateerde taken no-touch/geautomatiseerd is en dat ons financiële team alleen tijd besteedt aan het opstellen van de richtlijnen en het afhandelen van uitzonderingen, bijvoorbeeld wanneer items de drempels van ons onkostenbeleid overschrijden of patronen vertonen die wijzen op onregelmatigheden.
Tegen die achtergrond zijn technologieën zoals AI geweldig om deze specifieke gevallen te identificeren die nader bekeken moeten worden.
Wat heeft je overtuigd om Yokoy te gebruiken?
We hebben enkele bekende declaratietools op de markt geëvalueerd en geen van hen bood een echte end-to-end-automatisering (van de bon tot de juiste boeking in ons ERP-systeem).
Zoals eerder vermeld, is het verbazingwekkend dat de medewerkers, met name het financiële team, zich alleen kunnen concentreren op uitzonderingen en alle andere uitgaven binnen enkele seconden volledig geautomatiseerd worden verwerkt. Bovendien zorgt de btw-erkenning die Yokoy biedt voor een geautomatiseerde btw-terugvordering, wat van oudsher een handmatige taak was.
Als wereldwijd bedrijf hebben we het product in veel verschillende landen getest en Yokoy’s functie voor het scannen van bonnen en het automatisch maken van rapporten werkt zelfs wereldwijd in verschillende talen.
Wat zijn enkele unieke uitdagingen waarmee uw bedrijf wordt geconfronteerd als het gaat om uitgaven?
Zoals elke wereldwijde organisatie heeft Beekeeper verschillende juridische entiteiten die in verschillende landen zijn opgericht. Yokoy scheidt strikt juridische entiteiten (voor boekhoud- en ERP-integratiedoeleinden) en goedkeuringsstromen (die juridische entiteiten kunnen overstijgen).
Kun je je een Yokoy aha-moment herinneren dat jij of een medewerker had?
Het moment waarop we ons realiseerden dat het maken van een rapport maar een paar seconden kost, vergeleken met de vele uren die een medewerker er vroeger per maand aan kwijt was.
Hoe heb je Yokoy voor je team gepitcht?
De tool is gebruiksvriendelijk, spreekt voor zich en is zeer gebruiksvriendelijk. Er is een onboardingvideo van 5 minuten beschikbaar (in verschillende talen) voor alle nieuwe medewerkers, meer was er niet nodig.
Wat zou je adviseren of zeggen tegen andere bedrijven die Yokoy overwegen?
End-to-end automatisering is het belangrijkste criterium bij het kiezen van een onkostentool. Het is ook belangrijk om ervoor te zorgen dat de creditcardtransacties van het bedrijf naadloos kunnen worden geïntegreerd, aangezien de afstemmingen van de creditcardtransacties van het bedrijf ons in het verleden dagen bezig hielden.
Bedankt dat je de tijd hebt genomen, Herbert!
Vereenvoudig je uitgavenbeheer
Lees meer verhalen
Headline
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.
Headline
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.
Headline
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.