Efficiëntie ontketend: BAWAG’s reis naar geautomatiseerd onkostenbeheer

Foto van Rachel Steding
Rachel Steding

Head of Customer Success, Yokoy

BAWAG Group AG is een beursgenoteerde holdingmaatschappij met hoofdkantoor in Wenen, Oostenrijk, die 2,1 miljoen klanten in de detailhandel, kleine bedrijven, bedrijven, onroerend goed en de publieke sector bedient in Oostenrijk, Duitsland, Zwitserland, Nederland, West-Europa en de Verenigde Staten.

 

De Groep opereert onder verschillende merken en via meerdere kanalen en biedt uitgebreide spaar-, betaal-, krediet-, leasing-, beleggings-, hypotheek-, factoring- en verzekeringsproducten en -diensten. Het doel is om eenvoudige, transparante en betaalbare financiële producten en diensten te leveren die onze klanten nodig hebben.

Company overview

Vienna, Austria

3’438 employees

Financial services

779 users

6 entities live

Yokoy Expense

Uitdaging: Onkostenbeheer – handmatig gedaan

Hoewel een digitale benadering van bankieren een hoeksteen is van het bedrijfsbewustzijn en de levensduur van bedrijven, wisten de leiders van BAWAG Finance dat interne administratieve processen zoals T&E ook moderne hulpmiddelen nodig hadden om duurzame productiviteitswinsten te bereiken en operationele uitmuntendheid te garanderen.

 

Met handmatige en steeds meer geïsoleerde onkostenbeheerprocessen zocht BAWAG naar een geautomatiseerd end-to-end-proces dat foutgevoelig handmatig werk uit de weg zou ruimen en belanghebbenden verbonden zou houden als nooit tevoren.

Oplossing: uitgaven automatiseren met AI​

Bij het zoeken naar de beste oplossing voor uitgavenbeheer had BAWAG een groot aantal vereisten om de toon te zetten bij het overwegen van hun opties.

 

Na intensieve evaluatie werd besloten om Yokoy’s AI-gebaseerde onkostenbeheeroplossing te gebruiken, die niet alleen de financiële processen van BAWAG zou automatiseren, maar deze ook zou stroomlijnen.

"Het was een genoegen om met het Yokoy Customer Success-team samen te werken. Hun steun en expertise heeft onze financiële afdeling geholpen nieuwe optimalisatiemogelijkheden te identificeren en een opmerkelijk niveau van automatisering te bereiken. Yokoy is onmiskenbaar een toekomstgerichte tool en we zijn erg blij met de resultaten die het laat zien."

Software-implementatieprocessen kunnen in de beste tijden notoir complex en zwaar zijn, maar het BAWAG-team was van mening dat het klantsuccesteam van Yokoy grote inspanningen heeft geleverd om ervoor te zorgen dat alle belanghebbenden zich gehoord, ondersteund en op de hoogte gehouden voelden tijdens het implementatieproces.

 

Aan het begin van de samenwerking hielp het BAWAG Finance-team het project op gang te brengen door te identificeren waar processen het meest inefficiënt waren vanwege verouderde systemen.

Impact: efficiëntie van begin tot eind

Het resultaat? BAWAG-medewerkers worden niet langer afgeremd door verouderde en ontoereikende tooling; in plaats daarvan zijn ze toegerust en bevoegd om omslachtige, handmatige taken los te laten en meer te doen waar ze goed in zijn.

 

Tegenwoordig beheert het financiële team de reiskosten en uitgaven efficiënt en snel, met volledige controle over de processen en volledig inzicht in de goedkeuringsstappen, zonder ooit concessies te hoeven doen aan kwaliteit en precisie. Yokoy Expense integreert naadloos met de bestaande tools van BAWAG en verbindt op slimme wijze voorheen onsamenhangende workflows tot één geautomatiseerd end-to-end proces.

 

Het financiële team van BAWAG heeft een geavanceerd niveau van procesautomatisering bereikt door gebruik te maken van de tool. Ze hebben niet alleen de workflows gestroomlijnd en hun technologie gemoderniseerd, maar ook de AI-mogelijkheden van Yokoy benut om hun financiële managementpraktijken te verbeteren en te verfijnen.

 

En medewerkers? Ze kunnen hun uitgaven nu binnen enkele seconden en met weinig tot geen moeite via hun smartphone verwerken en krijgen snel en zonder gedoe een terugbetaling. Dat betekent dat ook zij minder tijd besteden aan administratieve taken en meer tijd hebben voor de uitvoering van BAWAG van hun strategie.

Vereenvoudig je uitgavenbeheer