Yokoy publiceert “Workflow Designer”: Configureer goedkeuringsprocessen in uitgavenbeheer via drag & drop
- februari 2, 2024
Zürich, 1 februari 2024 – Yokoy, leverancier van een AI-gestuurd uitgavenbeheerplatform voor middelgrote en grote bedrijven, presenteerde deze week zijn nieuwste functie “Workflow Designer” tijdens het eerste jaarlijkse lanceringsevenement op Google Campus Europaallee in Zürich. Voor een select publiek van finance executives onthulde Yokoy de intuïtieve drag-and-drop tool waarmee organisaties zelf complexe goedkeuringsworkflows en speciale vereisten voor facturen en uitgaven kunnen creëren en bijwerken in een visuele interface zonder hard te hoeven coderen. De nieuwe functie is beschikbaar in het Yokoy-platform voor alle producten, inclusief uitgavenbeheer, factuurverwerking en zakelijke creditcards.
“De Workflow Designer is een nieuwe mijlpaal om financiële afdelingen met onze technologie naar een zero touch toekomst te brengen. De noodzaak om bonnetjes fysiek op te halen moet tot een minimum worden beperkt,” zegt Philippe Sahli, CEO en medeoprichter van Yokoy. “Hoe intuïtiever klanten de functies van abstracte AI kunnen gebruiken, hoe vaker het gebruikt zal worden, hoe meer het continu kan leren en hoe minder werkdruk het op werknemers zal leggen.”
De door de gebruiker gedefinieerde workflows zijn al een integraal onderdeel van het AI-gestuurde platform van Yokoy. De nieuwe functie zorgt voor een revolutie in de manier waarop bedrijven complexe goedkeuringsworkflows ontwerpen en beheren. Het betekent het einde van omslachtige processen en leidt tot kortere implementatietijden en minder ondersteuningsinspanningen: klanten kunnen hun configuraties nu zelfstandig maken: Dankzij de no-code aanpak kunnen ze hun individuele workflows aanpassen in een grafische gebruikersinterface (GUI) via drag & drop zonder enige programmeerkennis.
“De Workflow Designer is een nieuwe mijlpaal om financiële afdelingen met onze technologie naar een zero touch toekomst te brengen. De noodzaak om bonnetjes fysiek op te halen moet tot een minimum worden beperkt.”
Complexe, aanpasbare goedkeuringsworkflows op elk moment
Complexe goedkeuringsworkflows hebben op veel manieren invloed op bedrijfsprocessen en kunnen leiden tot langere verwerkingstijden, hogere kosten door handmatige interventie, mogelijke complianceproblemen en problemen bij het traceren van documenten. Het platform van Yokoy maakt het mogelijk om verschillende goedkeuringsworkflows te creëren voor verschillende entiteiten of soorten documenten (onkostendeclaraties / facturen van leveranciers). De mogelijkheden om verschillende workflows te implementeren variëren van goedkeuringen op basis van leveranciers met automatische routing voor verificatie tot workflows op basis van kosteneenheden. In het laatste geval worden facturen bijvoorbeeld automatisch goedgekeurd als ze onder een bepaalde drempel liggen.
Een praktisch voorbeeld: aan het begin van het project moest een geautoriseerde goedkeurder bonnen controleren vanaf 30 euro, nu moet deze drempel 100 euro zijn. Voorheen moest er een supportticket worden geopend voor deze aanpassing, nu kan het via drag & drop.
Of een ander geval: Als de factuur overeenkomt met een orderdocument, wil de klant het goedkeuringsproces omzeilen. Als er geen orderdocument is, moet de factuur automatisch worden goedgekeurd op basis van de leverancier. Als dit niet mogelijk is, moet de eigenaar van de kostenplaats de goedkeuring uitvoeren.
De combinatie van verschillende goedkeuringsprocessen of speciale routings op basis van bepaalde voorwaarden maakt een nog fijnere aanpassing aan de individuele behoeften van een bedrijf mogelijk. Bovendien biedt het platform de mogelijkheid om duidelijk rollen en verantwoordelijkheden te definiëren voor elke betrokkene in het goedkeuringsproces, waardoor het risico op dubbele of tegenstrijdige goedkeuringen wordt geminimaliseerd.
Het AI-gestuurde platform van Yokoy stelt dus nieuwe normen voor het flexibele en efficiënte ontwerp van goedkeuringsworkflows en levert zo een beslissende bijdrage aan de optimalisatie van bedrijfsprocessen.
Yokoy combineert intelligente zakelijke creditcards, onkostenbeheer en factuurverwerking in één AI-gestuurd platform. De AI-technologie van Yokoy “leest” de gegevens, wijst ze toe aan de juiste categorieën en koppelt ze aan de bijbehorende onkostendeclaratie. Het leert voortdurend. Met Yokoy kunnen bedrijven hun transactieverwerkingskosten met meer dan 95 procent verlagen.
Technische achtergrond: hoe het werkt
De gebruikersinterface lijkt op een digitaal whiteboard met lijnen en knooppunten, waarmee complexe processen met varianten, parallelle stromen of herhalingen duidelijk kunnen worden weergegeven.
Knooppunten markeren de punten waarop iets gebeurt. Ze bieden een reeks opties die eenvoudig in het diagram kunnen worden gesleept en logisch met de andere elementen kunnen worden verbonden.
De volgende knooppunten zijn beschikbaar:
- Statusknooppunten tonen de factuurstatus (nieuw, concept, in behandeling, enz.) en kunnen worden gekoppeld aan conditieknooppunten. De acties van een status moeten nauwkeurig worden gespecificeerd, bijvoorbeeld “vereist revisie”.
- Conditieknooppunten fungeren als bewakers, vertegenwoordigen logische operatoren en geven de waarden waar of onwaar terug, afhankelijk van de vervulling van bepaalde voorwaarden. Ze kunnen worden gekoppeld aan statusknooppunten, zoals in het voorbeeld van de bevoegde goedkeurder.
- Activiteitsknooppunten vertegenwoordigen punten die acties uitvoeren, input verwerken en output genereren voor andere knooppunten. Ze kunnen gekoppeld worden aan statusknooppunten, voorwaardenknooppunten en complexe knooppunten. Extra opties zoals “Heeft u een goedkeurder nodig?” bieden flexibele aanpassingsmogelijkheden, bijvoorbeeld voor goedkeuring van kosteneenheden door een gekwalificeerd persoon met specifieke eigenschappen toe te wijzen om een bepaald proces goed te keuren.
