Sherpany a été fondée en 2011 avec comme objectif de créer un monde dans lequel chaque réunion compte. Aujourd’hui, l’entreprise est le leader européen des logiciels de gestion de réunions agiles et aide plus de 5500 leaders d’entreprise à améliorer la productivité de leurs réunions. Récompensée à plusieurs reprises, cette entreprise privée emploie plus de 100 personnes dans six bureaux à travers l’Europe. Yokoy est fier de compter Sherpany parmi ses clients. C’est pourquoi nous avons récemment demandé à Tania Thiebach, directrice financière de Sherpany, de partager avec nous son expérience avec Yokoy.

Dites-nous en plus sur votre entreprise ! Que fait Sherpany ? 

Sherpany propose un logiciel de gouvernance sécurisée qui favorise les processus efficaces dans les entreprises et leur permet de créer une culture de réunion agile. Les entreprises réalisent ainsi des économies de temps, améliorent leur rentabilité et s’assurent de leur conformité à long terme, ce qui réduit les risques.

Comment gériez-vous les dépenses et les cartes d’entreprise avant Yokoy ? 

Auparavant, notre processus de gestion des notes de frais n’était pas automatisé. Nous utilisions des tableurs ou un autre outil de gestion, mais ce processus ne nous satisfaisait pas. Grâce à Yokoy, nous avons désormais standardisé et rationalisé nos processus. Et l’équipe adore ce nouvel outil.

Comment avez-vous découvert Yokoy ?

J’ai travaillé avec cette solution dans mon précédent emploi et j’étais alors fière d’être le deuxième client de Yokoy. Dès le début, Yokoy m’a impressionnée par sa configuration technique et par son équipe orientée vers le service.

En quoi Yokoy vous aidedans vos missions quotidiennes de directrice financière ?

Yokoy offre un processus de frais simplifié, aide à contrôler les dépenses plus rapidement et plus efficacement grâce aux possibilités d’analyse et apporte un gain de temps considérable grâce à la comptabilisation automatisée et à sa connexion à l’outil de comptabilité.

Auparavant, notre processus de gestion des dépenses était manuel et chronophage. Nous utilisions Excel et avons essayé d’autres outils de gestion des dépenses, mais aucun ne nous a satisfaits. Grâce à Yokoy, nous avons désormais standardisé et rationalisé nos processus. L’intelligence artificielle de Yokoy assure la majeure partie du travail, ce qui nous fait gagner du temps et nous offre en outre une sécurité supplémentaire en ce qui concerne la détection des fraudes. Toute l’entreprise est convaincue par cet outil.

Quels sont les défis particuliers auxquels votre entreprise est confrontée en matière de dépenses ?

En raison de la configuration internationale de Sherpany, les processus étaient extrêmement confus et hétérogènes. De plus, étant donné que chaque pays dispose actuellement d’un système de comptabilité différent, avant Yokoy le traitement des frais était donc beaucoup plus long.

La solution Yokoy vous a-t-elle réellement impressionnée à un moment précis ?

Oui! De nombreux outils de gestion des dépenses proposent une fonctionnalité de snapshot, mais celle de Yokoy fonctionne très rapidement et de manière fiable.

Que conseilleriez-vous à d’autres entreprises qui envisagent de déployer Yokoy ? 

Je leur conseillerais d’étudier les faiblesses de leurs processus de dépenses actuels, à commencer par la saisie des frais, parfois fastidieuse et peu fiable, jusqu’à la comptabilisation automatisée.  Yokoy propose déjà des intégrations dans de nombreux systèmes de comptabilité et ERP. Dans ce contexte, il faut donc vérifier s’il existe déjà une intégration dans le système de comptabilité/ERP existant.  La possibilité d’intégrer la carte de crédit Yokoy au cœur même du processus peut également apporter de nombreux avantages.

Yokoy propose déjà des intégrations dans de nombreux systèmes de comptabilité et ERP. Dans ce contexte, il faut donc vérifier s’il existe déjà une intégration dans le système de comptabilité/ERP existant.

Pourquoi avez-vous opté pour Yokoy ? Qu’est-ce qui vous a convaincue ?

Plusieurs facteurs: une équipe orientée service, une start-up suisse et un produit bien pensé qui répond aux exigences d’un outil de gestion des dépenses de la prochaine génération. 

Comment avez-vous fait pour que votre équipe apprécie Yokoy ?

Rien de particulier. Mon équipe a découvert la version démo de Yokoy et s’est immédiatement rendue compte de la simplification des processus qu’offre l’outil par rapport à notre ancienne gestion de dépenses!

Quelle est la prochaine étape pour Sherpany ?

Sherpany est déjà leader du marché suisse dans le domaine de la gestion agile des réunions. Les prochains objectifs sont pour nous de conquérir des marchés stratégiquement importants comme l’Allemagne, mais aussi l’Italie et la France. Dans ce domaine, nous sommes en bonne voie pour augmenter nos parts de marché. Notre mission consiste à s’assurer que chaque leader en Allemagne ait testé Sherpany.

Qu’est-ce qui vous passionne le plus quand vous envisagez l’avenir de la finance ?

Je suis convaincue que la numérisation va continuer à s’immiscer dans tous les départements des entreprises et sera accélérée par le contexte actuel de la pandémie de Covid-19. Cela vaut également pour le domaine de la finance. De nouveaux domaines d’activité et de nouvelles approches vont apparaître, ce que je trouve fascinant. La finance de demain sera très différente et fonctionnera davantage comme un fournisseur de services.

Merci de nous avoir consacré du temps, Tania!