Ameropa est une entreprise du secteur agroalimentaire basée en Suisse. Avec des bureaux notamment au Vietnam, en Russie, en Chine, en Inde et en Australie, Ameropa est très présente au niveau international. Auparavant, la gestion des dépenses, des frais et des cartes d’entreprise (de la présentation et validation des reçus jusqu’à leur exportation dans le système ERP) s’effectuait manuellement. Cette période est désormais révolue! Aujourd’hui, Yokoy automatise ce processus de bout en bout. Nous avons rencontré Ebru Arican d’Ameropa pour qu’il nous partage son expérience avec notre logiciel de gestion des notes de frais et des cartes d’entreprise.

Commençons par le plus important: pouvez-vous vous présenter ?

Je m’appelle Ebru Arican et je suis responsable Controlling et Comptabilité du groupe Ameropa, une entreprise agroalimentaire basée à Binningen, en Suisse.

Comment avez-vous découvert Yokoy ?

Nous avons étudié différents outils de gestion des dépenses, parmi lesquels Yokoy qui nous avait été conseillé.

Comment gériez-vous les notes de frais et les cartes d’entreprise avant Yokoy ?

À la fin de chaque mois, les équipes devaient faire correspondre manuellement les reçus papier aux dépenses effectuées avec les cartes d’entreprise. Pour les dépenses réglées avec leur carte personnelle, les collaborateurs devaient remplir manuellement un formulaire et l’envoyer à l’équipe financière avec les reçus papier.

Yokoy permet aux responsables des centres de coûts de garder à tout moment une vue d’ensemble surleurs dépenses.

Comment Yokoy vous aide-t-elle en tant que responsable Controlling et Comptabilité du groupe ?

Yokoy nous aide à automatiser notre processus de gestion des dépenses et nous fait gagner du temps. Yokoy veille à ce que les saisies manuelles ne soient effectuées que dans des cas exceptionnels, ce qui fournit une aide précieuse en comptabilité. De plus, cela permet aux responsables des centres de coûts de garder une vue d’ensemble sur leurs dépenses.

Quels sont les défis particuliers auxquels votre entreprise est confrontée en matière de dépenses ?

Nos collaborateurs font de nombreux déplacements dans des pays très différents, notamment en Europe de l’Est et en Afrique. Il est donc important que les reçus puissent s’afficher dans toutes les langues et toutes les devises. Yokoy veille à ce que nos collaborateurs puissent soumettre leurs notes de frais partout et en quelques secondes.

L’intégration dans notre système financier était primordiale pour nous, afin de pouvoir garantir un processus automatisé de bout en bout.

Pourquoi avez-vous opté pour Yokoy ?

Nous avons examiné différents outils de gestion des dépenses et avons été impressionnés par la facilité d’utilisation de Yokoy et l’intégration optimale avec notre fournisseur de cartes de crédit. L’intégration dans notre système financier était primordiale pour nous, afin de pouvoir garantir un processus automatisé de bout en bout.

Y a-t-il eu un moment précis qui vous a définitivement convaincu de déployer Yokoy ?

Lorsque nous étions encore en phase de test, nous avons été fascinés par la vitesse et la précision de l’application. De plus, sa facilité d’utilisation a contribué à réduire au minimum la formation du personnel.

Comment avez-vous fait pour que votre équipe apprécie Yokoy ?

En démontrant sa facilité d’utilisation, le gain de temps que la solution lui offre et la possibilité de contrôler les dépenses.

Ce qui me passionne le plus au regard de l’avenir de la finance, c’est la possibilité de transformer des données en informations utiles à la prise de décisions grâce à l’automatisation et à la numérisation.

Qu’est-ce qui vous passionne le plus quand vous envisagez l’avenir de la finance ?

La possibilité de transformer des données en informations utiles à la prise de décisions grâce à l’automatisation et à la numérisation.

Merci Ebru!