Wie die International Testing Agency (ITA) mit Yokoy Spesenabrechnungen automatisiert
- Mai 23, 2023
Co-founder und CMO, Yokoy
Senior Manager Finance von ITA
Mit dem Wachstum eines Unternehmens steigt auch der Verwaltungsaufwand – insbesondere, wenn es um Unternehmensausgaben geht, wozu auch Spesenabrechnungen und Reisekostenabrechnungen zählen.
In dieser Hinsicht setzt die ITA auf Yokoy, um mithilfe von künstlicher Intelligenz den Spesenprozess zu automatisieren. Yokoy übernimmt hierbei mühsame Aufgaben wie das Auslesen von Belegen aus 150 Ländern, die Erstellung einer Spesenabrechnung, die Verbuchung der MwSt., sowie die Analyse von Ausgaben in Echtzeit. Und zwar alles, ohne dass Nutzer Zeit mit der Suche nach Quittungen verschwenden müssen.
Skalierende Unternehmen stehen vor einer Vielzahl von Herausforderungen, um ihre Wachstums- und Rentabilitätsziele zu erreichen. Wenn Unternehmen von einem ehrgeizigen Meilensteinen zum nächsten eilen, stellen die Prozesse rund um Spesenabrechnungen schnell ein zeitraubendes Ärgernis dar. Mehr noch, wenn die Mitarbeitenden Firmenkreditkarten verwenden.
Rafael Saya, Senior Manager Finance, ist mit dem komplexen Tagesgeschäft der Internationalen Dopingkontrolleinrichtung (ITA) betraut. Das internationale Multi-Stakeholder-Unternehmen führt unabhängige und umfassende Dopingbekämpfungsprogramme für mehr als 50 internationale Verbände und Großveranstalter durch. Die Verwaltung der Unternehmensausgaben, die parallel zum Wachstum der Organisation steigen, ist komplex genug, man will nicht auch noch einzelnen Belegen hinterherlaufen müssen.
„Wenn früher ein Beleg fehlte, musste das Finanzteam nachfassen. Jetzt macht das System das automatisch. Bei der Übertragung der vorhandenen Informationen ist es sehr genau.“
Kinderleichte, KI-gestützte Lösung
Saya berichtet, dass das ITA bereits andere Lösungen getestet hatte, bevor es sich für Yokoy entschied. Die anderen Tools erfüllten schlicht nicht alle Kriterien, um den Anforderungen des Unternehmens gerecht zu werden. „Wir hatten andere Tools verwendet, aber es hat uns nicht gefallen, dass man erst die Spesenabrechnung erstellen und dann später die Belege hinzufügen musste“, sagt er.
„Jedes Mal, wenn unsere Mitarbeitenden eine Kreditkarte benutzt haben, mussten sie auch die Belege einreichen, damit wir eine Rückerstattung vornehmen konnten.
Der Abgleich der Transaktion mit den Belegen erforderte viel manuelle Arbeit – nicht nur bei der Verwaltung sondern auch, wenn es darum ging fehlende Belege aufzutreiben. Der Prozess war schrecklich.“
Das ITA entschied sich letztlich für die KI-gestützte All-in-One-Lösung von Yokoy, die die Verarbeitung von Spesen und Rechnungen, sowie die Administration intelligenter Firmenkreditkarten auf einer einzigen Ausgabenmanagement-Plattform zusammenführt. Mit Yokoy werden alle Kreditkartentransaktionen automatisch in das System eingespeist und mit den Belegen abgeglichen. So ist kein zusätzlicher manueller Abgleich erforderlich – was, wie Saya bestätigt, sowohl den Prozess vereinfacht, als auch Zeit spart.
Yokoy macht die Erstellung einer Reisekostenabrechnung einfach, indem es jeden Prozessschritt automatisiert, sodass der Nutzer keine Zeit mit Verwaltungsarbeit verschwenden muss. Belege sammeln oder Excel-Tabellen ausfüllen? Beides hat sich damit ein für alle Mal erledigt. Sobald ein Nutzer einen Beleg fotografiert hat, übernimmt Yokoy den Rest. Ein weiterer Vorteil: Yokoy automatisiert die Abläufe für alle – egal ob Mitarbeitende, Vorgesetzte, Projektleitende, oder das Finanzteam.
Yokoy macht den Prozess außerdem kinderleicht. Das Tool erinnert die Nutzer an alle erforderlichen Schritte, um Spesen nahtlos und mühelos zu verarbeiten. „Wann immer unsere Mitarbeitenden mit einer Firmenkarte bezahlen, werden sie darauf hingewiesen, auch den Beleg einzureichen. Yokoy gleicht diesen dann mit der Transaktion ab“, erklärt Saya. „Das spart uns enorm Zeit. Nutzer sehen genau, was sie im Rahmen des Validierungsprozesses tun und einreichen müssen.“
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Intuitiv und mühelos
Eine Spesenabrechnung mit Yokoy bedeutet nicht nur weniger Zeit- und Verwaltungsaufwand; mit Yokoy gehören auch Fehler in der Verbuchung der Vergangenheit an, da der Prozess von Anfang bis Ende automatisiert ist. „Wenn früher ein Beleg fehlte, musste das Finanzteam nachfassen“, sagt Saya. „Jetzt macht das System das automatisch. Bei der Übertragung der vorhandenen Informationen ist es sehr genau.“
Yokoy ist außerdem unglaublich intuitiv und leicht zu erlernen, ohne dass komplizierte Schulungen erforderlich sind. „Wir mussten keine internen Trainings durchführen“, sagt Saya. „Wir haben einfach eine PowerPoint-Präsentation im Unternehmen geteilt – das hat gereicht. Yokoy ist extrem benutzerfreundlich.“
Unternehmen sollten ihre Zeit und Energie nicht für die Jagd auf Belege verschwenden, sondern sich lieber für das Wachstum des Unternehmens einsetzen.
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